La plupart des absences sont connues des familles bien avant l’ouverture de l’accueil : un enfant fiévreux à 6 h 30, un rendez-vous fixé la veille au soir, un week-end prolongé chez les grands-parents. Le lien d’absence pour les familles leur permet de le dire tout de suite, depuis leur téléphone, sans compte ni mot de passe. L’arrêt sort de la tournée, la famille reçoit une confirmation par SMS si elle l’a acceptée, et le chauffeur dont le circuit du jour change est prévenu sur son mobile.
Pourquoi ouvrir un second canal de signalement d’absence par les familles
Le téléphone de l’accueil reste le canal le plus humain, et il n’est pas question de le remplacer. Mais il a ses heures. Entre 6 h 45 et 8 h, la secrétaire n’est pas toujours arrivée, le répondeur se remplit, et l’information atteint le transporteur quand le chauffeur a déjà sonné. Le déplacement à vide qui en résulte coûte un forfait, parfois une course entière, et il revient sur la facture du mois suivant.
Offrir aux parents un signalement d’absence par les familles elles-mêmes, à toute heure, raccourcit ce circuit. Le lien ne remplace pas la gestion des absences des usagers transportés par le secrétariat : il l’alimente. Les deux arrivent au même endroit, produisent le même effet sur la tournée et laissent la même trace.
Le lien d’absence pour les familles, vu côté parents
La famille ouvre le lien dans le navigateur de son téléphone. La page affiche le nom de l’établissement et le prénom de l’enfant suivi de l’initiale de son nom, rien de plus. Trois gros boutons proposent aujourd’hui, demain, ou plusieurs jours et une autre date. Un motif peut être précisé à partir d’une courte liste, garde par la famille, rendez-vous, vacances ou séjour, raison familiale, ou rester vide : la page l’indique d’ailleurs noir sur blanc, aucune information médicale n’est demandée.
Une fois l’absence confirmée, la page rappelle les absences déjà enregistrées pour les jours à venir. Les parents savent ainsi que leur message est passé, sans avoir à rappeler pour s’en assurer.
Côté famille
Annuler le transport sans appeler, en trois gestes
Pas d’application à installer, pas d’identifiant à retenir : le lien est personnel et se garde dans les favoris ou dans un SMS. Pour annuler le transport sans appeler, il suffit de choisir le jour et de confirmer. Les familles qui préfèrent le téléphone continuent de joindre l’accueil, et rien ne change pour elles.
Ce que déclenche l’absence : arrêt retiré, confirmation d’absence par SMS, chauffeur alerté
Dès que l’absence est enregistrée, par le lien ou par le secrétariat, NavigoMédic retire l’arrêt des tournées concernées, revoit l’ordre de passage et recalcule les horaires des arrêts suivants. Viennent ensuite deux messages, chacun soumis à une condition précise.
- La confirmation d’absence par SMS part vers le responsable légal si celui-ci a donné son accord pour recevoir des SMS ; l’accord se coche sur la fiche de l’usager. Le message reprend le nom de l’établissement, le prénom et la période, et précise que le transport est annulé.
- L’alerte SMS au chauffeur est envoyée lorsque l’absence touche une tournée du jour encore planifiée ou en cours et que le chauffeur a un numéro de mobile sur son compte. Elle indique la tournée, l’usager sous la forme prénom et initiale, l’heure prévue, et se termine par une consigne simple : ne pas se présenter.
Dans l’application, l’arrêt apparaît en parallèle dans la liste des arrêts retirés, avec la mention « ne pas se présenter », comme le montre la page de l’application chauffeur pour le transport adapté. Le SMS sert de filet de sécurité pour le chauffeur qui a déjà rangé son téléphone dans le vide-poche.
Remettre le lien aux familles, et le reprendre si besoin
Depuis le répertoire, le menu de chaque usager ouvre une fenêtre « Lien d’absence famille ». Le secrétariat peut copier le lien pour l’insérer dans un courrier de rentrée ou un message, ou l’envoyer directement par SMS au responsable légal, à condition que son accord soit enregistré. La rentrée est un bon moment pour le faire : notre article sur la rentrée de septembre dans le transport d’un IME rappelle tout ce qu’il faut transmettre aux familles à ce moment-là.
Un lien égaré ou transmis à la mauvaise personne se remplace en un clic grâce au bouton « Régénérer » : l’ancien cesse aussitôt de fonctionner. Lorsque l’usager est archivé, son lien affiche un message invitant à contacter directement l’établissement.
Un quota de SMS inclus, des garde-fous pour le RGPD
Les SMS sont compris dans toutes les formules, dès Starter, dans la limite de 500 par mois et par établissement. Le compteur du mois figure sur l’écran Abonnement. Si le quota était atteint, les SMS ne partiraient plus jusqu’au mois suivant, mais l’absence serait toujours enregistrée et l’arrêt toujours retiré : le message est un plus, jamais une condition. Le détail des formules se trouve sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté.
Côté données, le dispositif reste fidèle au principe du logiciel : rien de médical. Le lien n’expose que le prénom et une initiale, le motif est général et facultatif, l’envoi de SMS repose sur un accord explicite enregistré sur la fiche, et le journal des envois ne conserve que des numéros masqués. Chaque absence garde son origine dans le journal d’audit, ce qui permet de savoir, le jour d’une contestation de facture, si elle a été déclarée par la famille ou saisie par l’accueil, et à quelle heure. La page sécurité et RGPD du logiciel de transport décrit l’ensemble de ces règles.
Ce que le lien change pour l’accueil et pour la facture
Pour le secrétariat, chaque absence déclarée par une famille est un appel de moins dans le rush du matin. Il garde la main : il voit les absences du jour sur le tableau de bord, peut les corriger et reste l’interlocuteur des parents pour tout le reste. Notre fiche de procédure des absences pour le secrétariat mérite simplement une ligne de plus, pour indiquer que certaines familles déclarent elles-mêmes.
Pour la direction, l’intérêt se lit en fin de mois. Une absence déclarée à 6 h 50 et horodatée par le logiciel est une preuve nette : si la course apparaît malgré tout sur le bordereau du transporteur, l’audit la conteste en totalité. Le scénario minute par minute d’une absence signalée à 7 heures montre comment ces quelques minutes gagnées se traduisent en euros.
Dans les structures où certains jeunes vivent en internat une partie de la semaine, comme dans un ITEP ou un DITEP, le lien peut aussi être confié à l’adulte qui accompagne réellement le jeune au quotidien, pourvu que l’établissement l’ait enregistré comme contact. Ce qu’il faut dire aux familles sur ce nouveau canal, et ce qu’il ne fait pas, est repris dans la page sur l’information des familles sur le transport et dans celle qui s’adresse directement aux familles des usagers transportés.
Questions sur le lien d’absence et les SMS
Le signalement d'absence par les familles demande-t-il un compte ?
Non. Chaque usager a un lien personnel, que l’établissement transmet au responsable légal. Il s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sans identifiant ni mot de passe, et n’affiche que le prénom et l’initiale du nom.
Quand l'alerte SMS au chauffeur est-elle envoyée ?
Quand une absence retire un arrêt d’une tournée du jour encore planifiée ou en cours, et que le chauffeur a un numéro de mobile enregistré. L’alerte part que l’absence vienne du lien de la famille ou de la saisie du secrétariat.
Les parents reçoivent-ils toujours une confirmation d'absence par SMS ?
Seulement s’ils ont donné leur accord, enregistré sur la fiche de l’usager. Sans cet accord, l’absence est enregistrée et le transport annulé de la même manière, mais aucun SMS n’est envoyé à la famille.
Que se passe-t-il si le quota de 500 SMS est atteint ?
Les SMS cessent jusqu’au mois suivant, mais rien d’autre ne change : les absences sont enregistrées, les arrêts retirés et les horaires recalculés. Le compteur est visible à tout moment sur l’écran Abonnement.
Moins d'appels le matin, moins de courses à vide
Voyez en démonstration comment une absence déclarée par une famille sort de la tournée, prévient le chauffeur et devient une preuve pour l'audit de la facture.