Questions fréquentes sur le logiciel de transport adapté NavigoMédic

Un logiciel en ligne utilisé par l’établissement qui commande les courses. Il sert à planifier les tournées de transport des usagers, à retirer les absents en temps réel, à faire pointer chaque prise en charge par le chauffeur et à vérifier les factures des taxis, ambulances et transporteurs TPMR. Le tour complet se trouve sur la page des fonctionnalités du logiciel de gestion du transport des usagers.

Aux IME, SESSAD, FAM, MAS, ITEP et DITEP, IEM, EEAP et ESAT, ainsi qu’aux associations gestionnaires qui en regroupent plusieurs. Les contraintes diffèrent d’un public à l’autre, ce que détaille la rubrique sur le transport des usagers selon le type d’établissement. Le logiciel n’est pas conçu pour gérer une société de taxis.

Le moteur de groupage part de l’usager le plus éloigné, puis insère à la meilleure place celui qui allonge le moins le circuit. Il respecte les places assises, les emplacements fauteuil, le temps maximal à bord de chaque personne et les incompatibilités. Le raisonnement est expliqué sur la page dédiée à l’optimisation des tournées de transport adapté.

Oui. Les circuits s’affichent sur une carte, avec des arrêts numérotés : vous pouvez changer l’ordre, retirer un usager, renommer la tournée puis l’enregistrer. Le logiciel propose, le coordinateur décide : il connaît des réalités de terrain qu’aucun algorithme ne devine, comme la rue impraticable le jour du marché. Les possibilités d’ajustement sont présentées sur la page de la carte des tournées de ramassage.

Le secrétariat l’enregistre en quelques clics. L’arrêt disparaît aussitôt de la tournée du chauffeur, qui voit la mention « ne pas se présenter », et l’ordre de passage comme les horaires sont recalculés. Si l’absence est annulée, l’arrêt revient. Tout cela est décrit sur la page de gestion des absences des usagers transportés.

En déclarant l’incompatibilité dans le logiciel. Le moteur ne placera jamais ces deux personnes dans le même véhicule, quelle que soit la proximité de leurs adresses. La logique et les bonnes pratiques sont expliquées sur la page des incompatibilités entre usagers dans le transport.

Non, pas d’un retard : la position du véhicule n’est connue qu’au moment des pointages. Les SMS envoyés par NavigoMédic concernent les absences, avec une confirmation à la famille qui a donné son accord, et chaque famille peut recevoir un lien personnel pour signaler une absence sans créer de compte, décrit sur la page consacrée au signalement d’absence par les familles. Pour le reste, l’information des familles reste organisée par l’établissement ; notre guide pour communiquer avec les familles sur le transport propose des repères pour la structurer.

Des fichiers CSV ou Excel (.xlsx), déposés par glisser-déposer. Les colonnes Date, Nom de l’usager, Kilomètres et Montant TTC sont reconnues automatiquement, les formats français sont acceptés et les lignes de total ignorées. Les détails sont réunis sur la page pour importer les factures transporteur en Excel ou CSV.

Trois familles de règles. Une course pour un usager déclaré absent est contestée en totalité. Quand les kilomètres facturés dépassent de plus de 15 % la distance théorique, le montant est ramené au tarif conventionné. Une course sans pointage validé n’est pas reconnue, et un même pointage ne justifie qu’une course. La page sur l’audit des factures de transport les détaille.

Si le chauffeur a pointé l’usager absent ou un refus de montée, le déplacement est réel : seul le forfait de prise en charge est reconnu dû, pas le trajet complet. Notre article sur le déplacement à vide et le forfait dû explique pourquoi cette règle est équitable pour les deux parties.

Oui, par une requalification manuelle, après échange avec le transporteur. La justification est enregistrée et reste consultable, ce qui évite les corrections silencieuses. Les modifications apparaissent ensuite dans le journal, comme l’explique la page sur la traçabilité des pointages et le journal d’audit.

En un clic, le logiciel produit un bordereau de contestation contradictoire en PDF : établissement, transporteur, tarifs, synthèse, détail des courses contestées, règles appliquées, zones de signature et délai de 30 jours pour les observations. Son contenu est présenté sur la page du bordereau de contestation de facture transporteur.

Non. Le logiciel contrôle les factures que vous recevez ; il ne produit pas de factures et ne gère aucun paiement. Le règlement reste traité par votre comptabilité, qui s’appuie sur la synthèse de l’audit : montant facturé, montant reconnu dû, montant contesté par motif. Pour une méthode générale, voyez notre guide pour contrôler les factures de taxis pas à pas.

Non. L’application s’ouvre dans le navigateur du téléphone et peut être ajoutée à l’écran d’accueil. Le chauffeur y trouve sa tournée du jour, le prochain arrêt en grand, les informations d’accessibilité et trois gros boutons de pointage. Sous Android, il pourra aussi utiliser l’application native, bientôt sur Google Play. Le détail figure sur la page de l’application chauffeur pour le transport adapté.

Le pointage est conservé sur le téléphone et envoyé dès que le réseau revient, avec l’heure du téléphone si elle est plausible. Un parking souterrain ou une vallée mal couverte ne font donc pas perdre de prise en charge, comme l’explique la page sur l’application chauffeur hors connexion.

Non. La position du téléphone n’est relevée qu’au moment du pointage. Le logiciel calcule alors l’écart avec l’adresse de l’usager et signale les pointages effectués à plus de 300 mètres. La page consacrée au pointage géolocalisé des prises en charge précise ce fonctionnement.

Oui, pendant 10 minutes après le pointage. Passé ce délai, la donnée est figée, ce qui garantit sa valeur de preuve. Un chauffeur qui a touché « Absent » au lieu de « Pris en charge » en descendant du véhicule a donc le temps de rectifier, mais personne ne peut réécrire la tournée le lendemain. Les arrêts retirés pour absence s’affichent avec la mention « ne pas se présenter », ce qui limite les erreurs à la source.

Oui : depuis la fiche de l’arrêt, un appui ouvre l’itinéraire dans Waze ou dans Google Maps, au choix du chauffeur. Chaque outil a ses forces en ville ou à la campagne, comme le montre notre article Waze ou Google Maps pour les chauffeurs.

Une API à jeton porteur permet à l’application du transporteur de récupérer les tournées et de transmettre les pointages. Les conditions d’accès sont décrites sur la page de l’API transport adapté pour application mobile.

Non. Les fiches usagers sont strictement logistiques : adresse, mobilité, temps maximal à bord, accompagnateur, contact légal, notes d’accessibilité. Les termes médicaux sont refusés à la saisie. L’approche complète est exposée sur la page sécurité et RGPD du logiciel de transport.

Le logiciel ne traite pas de données de santé ; le recours à un hébergeur HDS n’est donc pas nécessaire pour ces données logistiques. Notre article sur l’obligation d’hébergement HDS dans le transport explique le raisonnement et ses limites.

Six rôles existent : super-administrateur, directeur, coordinateur transport, secrétariat, responsable transporteur et chauffeur. Le responsable d’un transporteur ne voit que les tournées de sa société, le chauffeur n’a accès qu’à l’application. Voir la page des droits d’accès au logiciel de transport.

Non. Chaque établissement dispose de ses propres données. Une même personne peut travailler pour plusieurs structures avec un seul e-mail et un sélecteur, sans jamais voir les données d’un site depuis un autre. Le principe est décrit sur la page du logiciel de transport multi-établissements.

Nous ne revendiquons aucune certification ni aucun agrément. Nous décrivons les mesures en place : minimisation des données, cloisonnement, rôles, journal d’audit, limitation des tentatives de connexion, sessions fermées après un changement de mot de passe et jetons conservés hachés.

Trois formules, avec engagement annuel : Starter à 149 € HT par mois pour un établissement autonome jusqu’à 35 usagers, Pro à 349 € HT par mois (4 188 € HT par an) avec l’audit des factures et le rapport d’activité, Groupe / Association à 790 € HT par mois pour trois à huit établissements. L’essai de 30 jours et l’audit d’un mois de factures sont gratuits. Tout est détaillé sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté.

Pour un budget de transport de 150 000 € par an, 5 à 10 % de surfacturation représentent 7 500 à 15 000 € de pertes, contre 4 188 € HT d’abonnement. Le calcul complet et un simulateur figurent sur la page retour sur investissement du logiciel de transport.

Vous transmettez le bordereau d’un transporteur pour un mois écoulé, en CSV ou Excel, et la liste des absences et présences du mois. Vous recevez un rapport chiffré, sans engagement. Les modalités sont sur la page de l’audit gratuit des factures de transport.

Transporteurs et véhicules, répertoire des usagers, premières tournées, comptes des chauffeurs, absences au quotidien, puis premier audit à la fin du mois. Le rythme dépend de votre établissement ; la page sur la mise en place du logiciel de transport décrit chaque étape.

Oui. Une démonstration sur des données d’exemple permet de parcourir la planification, l’application chauffeur et l’audit d’une facture. Réservez un créneau depuis la page de demande de démonstration du logiciel de transport adapté.

TPMR, CPOM, service fait, bordereau contradictoire : notre glossaire du transport adapté médico-social définit chacun de ces termes en quelques lignes, avec des renvois vers les pages utiles. Pour retrouver une page précise, le plan du site NavigoMédic les recense toutes, rubrique par rubrique.