Une association qui gère un IME, un SESSAD et un FAM a trois organisations de transport différentes, mais souvent les mêmes personnes pour les piloter : un directeur de pôle, une direction financière, parfois un coordinateur commun. NavigoMédic est un logiciel transport multi-établissements : un seul compte donne accès à plusieurs structures, on passe de l’une à l’autre en un clic, et les données de chacune restent strictement cloisonnées.
Un logiciel transport multi-établissements pensé pour les associations gestionnaires
Dans une association gestionnaire, le transport se décline en autant de réalités que d’établissements. L’IME organise des ramassages quotidiens d’enfants avec des horaires fixes. Le SESSAD gère des trajets plus éclatés, vers l’école ou les séances. Le FAM transporte moins souvent, mais des adultes en fauteuil qui demandent des véhicules adaptés. Chaque structure a ses usagers, ses transporteurs, ses conventions et son budget.
Pourtant, certaines personnes interviennent partout. La directrice de pôle veut suivre les litiges des trois établissements. La comptable du siège contrôle toutes les factures de transport. Un coordinateur peut couvrir deux IME voisins. Leur imposer un identifiant différent par structure serait une source d’erreurs et de mots de passe notés sur un post-it. Notre page sur le logiciel transport pour association gestionnaire détaille ces organisations.
Changer d’établissement en un clic
Une même adresse électronique peut être rattachée à plusieurs établissements. À la connexion, l’utilisateur choisit la structure sur laquelle il travaille ; un sélecteur lui permet ensuite d’en changer à tout moment, sans se déconnecter. L’écran affiche alors les usagers, les tournées, les absences, les transporteurs et les factures de l’établissement choisi, et seulement ceux-là.
Les droits de chacun suivent les principes décrits sur la page des rôles et droits d’accès. Une secrétaire de l’IME n’a aucune raison d’accéder au FAM ; elle n’y est simplement pas rattachée.
Une matinée type au siège
Lundi, 9 h. La directrice de pôle ouvre NavigoMédic sur l’IME : taux de présence, tournées terminées, une alerte de pointage hors zone à éclaircir avec le coordinateur. Elle bascule sur le SESSAD, où la facture de septembre vient d’être importée, puis sur le FAM pour vérifier qu’un bordereau de contestation a bien été envoyé. Trois établissements, trois contextes, un seul identifiant et aucune confusion possible entre les données.
L’étanchéité des données par établissement
Le cloisonnement est strict. Les usagers d’un établissement n’apparaissent pas dans un autre, ni dans les recherches, ni dans l’optimiseur, ni dans l’audit. Ce choix répond à une logique de protection des personnes : les données servent à organiser le transport d’une structure donnée, et n’ont pas à circuler au-delà. Il simplifie aussi les échanges avec les transporteurs, qui ne voient que ce qui les concerne.
Ce que cela implique au quotidien
Un transporteur qui travaille pour deux établissements de l’association est déclaré dans chacun, avec les tarifs de la convention applicable. C’est logique : rien ne garantit que les tarifs de prise en charge et kilométriques soient identiques d’un site à l’autre, et l’audit doit utiliser les bons. La configuration des sociétés est présentée sur la page transporteurs et véhicules TPMR.
De la même façon, une tournée appartient à un seul établissement. Si deux structures voisines veulent faire voyager leurs usagers dans le même véhicule, le logiciel ne fusionne pas leurs circuits : cette mutualisation reste un choix d’organisation à construire entre les équipes. Notre article sur la mutualisation des transports entre établissements en examine l’intérêt et les difficultés.
La consolidation des dépenses de transport
Chaque établissement dispose de son tableau de bord et des synthèses d’audit de ses factures : ce qui a été facturé, ce qui est reconnu dû, ce qui est contesté et pour quels motifs. Pour la direction générale ou financière, l’intérêt est d’abord d’avoir partout la même méthode de contrôle, les mêmes règles et le même vocabulaire. Les chiffres deviennent comparables.
La formule Groupe va plus loin avec un écran consolidé : le rapport d’activité de tous les établissements de l’association, une colonne par structure et une colonne de total, pour l’activité, la présence et les montants facturés, contestés et retenus. Les taux et coûts unitaires du total sont recalculés sur l’ensemble, et le tableau s’exporte en PDF pour le conseil d’administration ou en CSV pour le contrôle de gestion. Le contenu de chaque écran de pilotage est décrit sur la page du tableau de bord transport médico-social.
Déployer progressivement dans une association gestionnaire
Rien n’oblige à équiper tous les établissements le même jour. La démarche la plus sûre consiste souvent à commencer par une structure : celle dont le budget transport est le plus lourd, ou celle dont l’équipe est la plus demandeuse. On y saisit les usagers, on configure les transporteurs, on forme le secrétariat et les chauffeurs, on audite les premières factures. Le retour d’expérience sert ensuite aux suivants.
- Choisir un établissement pilote et une personne référente.
- Mesurer l’enjeu avant de commencer, à partir d’un mois de factures.
- Étendre aux autres structures en réutilisant les mêmes règles et les mêmes habitudes.
- Rattacher les profils transversaux, direction et siège, à chaque nouvel établissement.
Notre guide pour déployer un logiciel de transport détaille chacune de ces étapes, du choix du pilote à la formation des chauffeurs. Pour mesurer l’enjeu de départ, l’audit gratuit d’un mois de factures donne un chiffrage sur l’établissement de votre choix, sans engagement : c’est souvent ce chiffre qui convainc un conseil d’administration d’aller plus loin.
Le multi-établissements fait partie de la formule Groupe / Association : 790 € HT par mois, soit 9 480 € HT par an, pour un pôle de trois à huit établissements et des usagers illimités, comme l’indique notre page tarifs. Elle comprend aussi le reporting consolidé multi-établissements et l’export comptable par section analytique.
Les autres modules sont présentés sur la page des fonctionnalités du logiciel.
Comment une association gestionnaire peut-elle gérer plusieurs IME ?
Chaque IME est un établissement distinct dans NavigoMédic, avec ses usagers, ses tournées, ses transporteurs et ses factures. Les personnes qui interviennent sur plusieurs sites utilisent un seul compte, rattaché à chacun d’eux.
Peut-on changer d'établissement en un clic ?
Oui. Un sélecteur permet de passer d’un établissement à l’autre sans se déconnecter. L’affichage bascule alors entièrement sur les données de la structure choisie.
Comment est assurée l'étanchéité des données par établissement ?
Les données sont cloisonnées : un usager, une tournée ou une facture n’appartient qu’à un établissement et n’apparaît jamais dans un autre. Un utilisateur ne voit que les établissements auxquels il est rattaché.
Peut-on consolider les dépenses de transport de plusieurs établissements ?
Chaque établissement produit ses synthèses d’audit selon la même méthode, ce qui rend les chiffres comparables. En formule Groupe, le reporting consolidé les rassemble automatiquement dans un seul tableau, établissement par établissement et au total.
Parlons de votre association et de ses établissements
Nous étudions avec vous l'organisation du transport de chaque structure et un plan de déploiement progressif. Ou commencez par l'audit gratuit d'un mois de factures sur l'établissement pilote.