Le premier lundi de septembre, à 8 h 50, un enfant attend encore sur le trottoir : son adresse a changé en juillet et personne n’a mis la fiche à jour. Tous ceux qui organisent la rentrée du transport en IME connaissent ce genre de matin. La plupart de ces incidents se préparent en juin, quand on croit avoir le temps. Voici un calendrier en quatre étapes, à adapter à votre établissement, pour que les nouvelles tournées de septembre partent sur des bases solides.
Juin : faire l’inventaire avant les congés
Juin est le meilleur moment pour poser les questions, parce que les familles et les équipes sont encore joignables. L’objectif n’est pas de construire les circuits, mais de rassembler tout ce qui va changer.
- La liste des jeunes qui quittent l’établissement et celle des nouveaux enfants admis, avec leur date d’arrivée prévue.
- Les déménagements annoncés ou probables, en demandant explicitement aux familles si une adresse va changer pendant l’été.
- Les évolutions de mobilité connues : passage à un fauteuil, fin d’un rehausseur, besoin d’un accompagnateur.
- Les changements d’emploi du temps : temps partagé avec une école, jours de présence modifiés.
- Côté transporteurs, les véhicules qui seront remplacés et leur capacité réelle en places assises et en emplacements fauteuil.
Profitez-en pour faire le bilan de l’année avec les chauffeurs et les équipes : quelles tournées étaient trop longues, quelles associations d’enfants posaient problème. Le guide pour préparer le transport de la rentrée propose une trame de réunion pour ce bilan.
Juillet : les adresses à mettre à jour et les nouveaux enfants à intégrer
En juillet, on traduit l’inventaire en données. C’est un travail peu spectaculaire, mais c’est lui qui conditionne tout le reste.
Des adresses de ramassage exactes
Chaque adresse à mettre à jour doit l’être précisément : numéro, rue, commune, et le complément qui sauve une matinée (« bâtiment B », « portail côté chemin »). Dans NavigoMédic, l’adresse saisie dans la fiche usager est géocodée automatiquement à partir de la Base Adresse Nationale ; vérifiez ensuite, sur la carte des circuits, que l’arrêt se place au bon endroit, surtout pour un lotissement récent ou un lieu-dit. Une adresse mal placée fausse à la fois le calcul des circuits et le guidage du chauffeur.
Les nouveaux enfants dans le transport
Pour chaque nouvel arrivant, créez une fiche complète avant la construction des tournées : mode de déplacement, temps maximal à bord, accompagnateur éventuel, contact du représentant légal, notes d’accessibilité utiles au chauffeur. Une fiche à moitié remplie produit une tournée à moitié juste. Si la date d’arrivée est décalée de quelques semaines, prévoyez-le dès maintenant plutôt que de l’insérer à la main en octobre.
Fin août : simuler les tournées de la rentrée
Avec des données à jour, la construction des circuits devient une simulation, plus un casse-tête. Le moteur d’optimisation des tournées de NavigoMédic propose un groupage qui respecte la capacité de chaque véhicule, le temps maximal à bord de chaque passager et les incompatibilités déclarées ; les usagers impossibles à placer sont signalés avec le motif. Vous pouvez tester plusieurs hypothèses : avec un véhicule de plus, avec un plafond de temps différent, avec ou sans tel nouvel enfant.
Comparez ensuite le résultat à la rentrée précédente. Si le nombre de circuits augmente, la raison doit être identifiable : plus d’usagers en fauteuil, des domiciles plus dispersés, un plafond de temps plus strict. L’article sur le nombre d’usagers par tournée aide à interpréter ces écarts. Une fois les circuits validés, transmettez-les aux transporteurs au moins une semaine avant la reprise, pour qu’ils puissent affecter leurs chauffeurs.
Sur ce point, la stabilité compte autant que l’optimisation. Un enfant qui retrouve en septembre le chauffeur de l’an dernier s’adapte plus vite à la nouvelle année. Lors de l’enregistrement d’un circuit, NavigoMédic propose par défaut le chauffeur habituel du véhicule ; demandez aux transporteurs de limiter les changements de personne pendant les premières semaines, et de vous prévenir quand un remplacement est inévitable.
Informer familles et chauffeurs avant la rentrée du transport en IME
Les familles ont besoin de trois informations : le nom du transporteur, une heure de passage approximative et un numéro à appeler en cas d’absence. Donnez une fourchette plutôt qu’une heure exacte, et prévenez que les premiers jours peuvent bouger de quelques minutes. NavigoMédic ne contacte pas les familles à votre place : c’est l’établissement qui transmet ces éléments, par courrier ou par téléphone. La page sur l’information des familles sur le transport rappelle ce qui mérite d’être écrit noir sur blanc.
Côté chauffeurs, vérifiez que chacun dispose de son compte et sait se connecter à l’application chauffeur sur son téléphone. Une connexion testée le vendredi précédent vaut mieux qu’un mot de passe oublié le lundi à 7 h. Montrez-leur où trouver les informations d’accessibilité de chaque usager, le bouton d’appel du responsable et les boutons de pointage.
Les premiers jours de rentrée : observer et ajuster
Aucune préparation n’empêche les surprises de la première semaine. Un enfant qui pleure à la montée et retarde le départ, une rue barrée pour travaux, une famille qui avait oublié de signaler son déménagement. L’enjeu n’est pas de tout prévoir, mais de voir vite ce qui ne fonctionne pas.
- Suivez l’avancement des pointages chaque matin sur le tableau de bord : une tournée qui prend systématiquement du retard se repère dès le deuxième jour.
- Recueillez les remarques des chauffeurs à la fin de la première semaine, tournée par tournée.
- Corrigez les adresses et l’ordre des arrêts sans attendre les vacances de la Toussaint.
Les spécificités du public accueilli en IME, notamment l’âge des enfants et la place des familles, sont détaillées sur la page consacrée au transport des enfants en IME. Et si vous envisagez de changer d’outil pour la prochaine rentrée, juin est le bon moment pour une démonstration sur vos propres tournées : les données ont le temps d’être reprises avant l’été.
Quand commencer à préparer les nouvelles tournées de septembre ?
Dès juin pour l’inventaire des changements, en juillet pour la mise à jour des données, et fin août pour la simulation et la validation des circuits. Plus l’inventaire est fait tôt, plus les familles et les équipes sont faciles à joindre.
Comment intégrer un nouvel enfant dans une tournée existante ?
Créez sa fiche complète, puis relancez l’optimisation plutôt que de l’ajouter en bout de circuit : son arrivée peut modifier l’ordre de passage ou le véhicule le plus adapté, et il faut vérifier que personne ne dépasse son temps maximal à bord.
Que dire aux familles avant les premiers jours de rentrée ?
Le nom du transporteur, une fourchette d’heure de passage, le numéro à appeler pour signaler une absence et le fait que les horaires peuvent légèrement évoluer pendant la première semaine.
Préparez votre rentrée avec des tournées simulées
Nous reprenons vos usagers, vos véhicules et vos contraintes, puis nous construisons ensemble les circuits de septembre lors d'une démonstration.
