Les tournées les mieux calculées ne valent rien si le logiciel croit qu’un minibus a deux emplacements fauteuil alors qu’il n’en a qu’un. Et l’audit d’une facture n’a de sens que s’il connaît le tarif réellement convenu. La gestion des transporteurs et véhicules TPMR dans NavigoMédic tient ces informations à jour en un seul endroit : les sociétés avec lesquelles vous travaillez, leurs tarifs, leurs véhicules et les comptes de leurs chauffeurs.
Un référentiel pour vos sous-traitants taxis, ambulances et TPMR
Rares sont les établissements qui confient tous leurs trajets à une seule société. Le plus souvent, une entreprise de transport de personnes à mobilité réduite assure les circuits principaux, un taxi conventionné prend en charge l’usager qui habite à l’écart, et une société d’ambulances complète le dispositif pour quelques situations particulières. Chacune a ses interlocuteurs, ses tarifs et ses habitudes de facturation.
Dans NavigoMédic, chaque société a sa fiche : raison sociale, numéro SIRET, contacts du responsable et du planning. C’est cette fiche qui relie tout le reste. Les véhicules y sont rattachés, les chauffeurs aussi, et chaque tournée est confiée à un transporteur précis. Quand la facture du mois arrive, le logiciel sait donc à quelle société elle se rapporte et quelles courses il doit lui comparer. Si vous travaillez avec des taxis, notre page sur les taxis conventionnés et le transport en établissement rappelle ce qui distingue ce cadre de celui d’un transport commandé par l’établissement.
Les tarifs conventionnés du transporteur, base de tout recalcul
Deux montants sont saisis pour chaque société : le tarif de prise en charge, c’est-à-dire le forfait payé à chaque course, et le tarif kilométrique. Ce sont eux que l’audit des factures de transport utilise pour chiffrer ce qui est réellement dû.
Concrètement, quand une course est facturée avec un kilométrage supérieur de plus de 15 % à la distance théorique, NavigoMédic recalcule la ligne : il retient le forfait de prise en charge et n’applique le tarif kilométrique qu’à la distance théorique. Prenons des valeurs fictives pour l’illustration : un forfait de 5 €, 2 € du kilomètre, une course facturée 38 km pour une distance théorique de 30 km. L’écart dépasse 26 %, le montant reconnu est de 5 + 30 × 2 = 65 €, alors que la ligne réclamait 5 + 38 × 2 = 81 €. Les 16 € de différence apparaissent en litige, avec leur motif.
Même logique pour un déplacement à vide pointé par le chauffeur, quand l’usager n’était pas prêt ou a refusé de monter : seul le forfait de prise en charge est reconnu. D’où l’importance de saisir les tarifs du contrat, et pas ceux d’un ancien devis. Lors d’une révision tarifaire, mettez la fiche à jour avant d’auditer les factures de la nouvelle période. Si cette révision se prépare, nos conseils pour négocier les tarifs avec les transporteurs peuvent vous aider à arriver à la table avec des chiffres.
Capacité des véhicules TPMR : places assises et places fauteuil
Chaque véhicule est décrit par deux nombres : ses places assises et ses emplacements fauteuil. Ce sont les seules données de capacité dont le moteur a besoin, et elles doivent correspondre à la configuration réelle du jour, pas à celle de la carte grise d’origine si le véhicule a été réaménagé.
Comment le moteur utilise la capacité
- Les emplacements fauteuil sont réservés en priorité aux usagers en fauteuil manuel ou électrique.
- Un accompagnateur occupe une place assise, comme un passager.
- Un véhicule plein n’accepte plus personne : l’usager suivant part ailleurs ou est signalé comme non placé.
- Le chauffeur habituel du véhicule est proposé par défaut quand la tournée est créée.
Prenons un véhicule déclaré avec six places assises et deux emplacements fauteuil. Le moteur peut y placer deux usagers en fauteuil, quatre usagers marchants et un accompagnateur, mais pas un troisième fauteuil, même s’il reste des sièges libres. Ce raisonnement simple est au cœur de l’optimisation des tournées de transport adapté. Les obligations propres à ces véhicules sont présentées sur notre page consacrée à la réglementation des véhicules TPMR.
Flotte
La flotte des transporteurs, telle qu'elle roule vraiment
Un véhicule au garage, un minibus remplacé par un modèle sans rampe, une berline ajoutée pour la rentrée : la flotte change en cours d’année. Plus la liste des véhicules colle à la réalité, plus les circuits proposés sont exploitables sans retouche.
Pour les matins où un véhicule ou un chauffeur manque, notre guide consacré au remplacement imprévu d’un chauffeur ou d’un véhicule liste les vérifications à faire avant de relancer les tournées.
Les comptes des chauffeurs et du responsable transporteur
Depuis la fiche de la société, vous créez les comptes de ses chauffeurs et de son responsable. Le chauffeur accède uniquement à l’application chauffeur sur son téléphone : sa tournée du jour, ses arrêts, ses pointages. Le responsable transporteur, lui, se connecte au logiciel web mais ne voit que les tournées de sa propre société. Il ne consulte ni les autres prestataires, ni les données de l’établissement qui ne le concernent pas.
Ce cloisonnement compte quand plusieurs entreprises concurrentes travaillent pour le même établissement. Le détail de chaque profil est expliqué sur la page des rôles et droits d’accès.
Ce que la gestion des transporteurs ne couvre pas
NavigoMédic est un outil d’établissement donneur d’ordre, pas un logiciel de gestion de société de taxi. Il ne gère pas l’entretien des véhicules, les plannings horaires des chauffeurs, ni la facturation du transporteur : c’est la société qui émet sa facture, et c’est vous qui la contrôlez. Il ne remplace pas non plus le suivi contractuel ou réglementaire de vos prestataires, qui reste à mener avec vos propres outils. Son rôle est plus étroit et plus utile au quotidien : connaître qui transporte qui, avec quel véhicule, et à quel prix.
Pour voir l’ensemble des modules autour de ce référentiel, consultez la page des fonctionnalités du logiciel de transport des usagers. Et si la question est d’abord budgétaire, nos tarifs de la Formule Pro et des formules multi-établissements sont publiés sans détour.
Où renseigner les tarifs conventionnés d'un transporteur ?
Sur la fiche de la société : un tarif de prise en charge et un tarif kilométrique. Ils servent à recalculer les courses dont le kilométrage dépasse de plus de 15 % la distance théorique, et à limiter au forfait les déplacements à vide.
Comment déclarer la capacité d'un véhicule TPMR en places fauteuil ?
Chaque véhicule a un nombre de places assises et un nombre d’emplacements fauteuil. Le moteur réserve ces emplacements aux usagers en fauteuil et compte l’accompagnateur sur une place assise.
Peut-on travailler avec plusieurs sous-traitants, taxis et ambulances ?
Oui, autant que nécessaire. Chaque société a sa fiche, ses véhicules, ses chauffeurs et ses tarifs, et chaque tournée est confiée à l’une d’elles. Les factures sont ensuite auditées société par société.
Un transporteur voit-il les tournées des autres sociétés ?
Non. Le responsable transporteur ne voit que les tournées de sa propre société, et ses chauffeurs n’ont accès qu’à leur tournée du jour dans l’application mobile.
Vos transporteurs, vos tarifs, vos véhicules
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