Un logiciel transport pour directeur d’établissement qui veut des chiffres

Vous signez chaque mois des factures de transport que personne, dans votre établissement, n’a le temps de vérifier ligne par ligne. Un logiciel transport pour directeur d’établissement ne sert pas à vous faire planifier des tournées : il sert à savoir ce que vous payez, à récupérer ce qui n’est pas dû et à le prouver. Avant même de vous engager, vous pouvez le constater sur vos propres factures.

Le constat budgétaire que tout directeur connaît

Dans un établissement médico-social, le transport des usagers représente souvent 10 à 15 % du budget global. C’est l’un des premiers postes de dépense après la masse salariale. Pourtant, quand vous demandez en réunion de direction combien de courses ont été payées à tort le trimestre dernier, la réponse est presque toujours la même : on ne sait pas.

Ce n’est pas une question de compétence. La facture d’un transporteur compte facilement trois cents lignes par mois. Pour la contrôler, il faudrait la confronter au registre des présences, au cahier des absences de l’accueil et aux distances réelles de chaque trajet. Votre comptable a d’autres échéances, votre coordinateur gère les urgences du matin, et la facture finit par être payée telle qu’elle arrive.

Les écarts que l’on constate dans le secteur se situent entre 5 et 10 % du montant facturé, avec une moyenne autour de 8 %. Il s’agit d’un ordre de grandeur, pas d’une statistique officielle : courses réalisées à vide après une absence signalée trop tard, trajets facturés alors que l’usager n’est jamais monté, kilomètres arrondis vers le haut, doublons. Pris un à un, ces montants paraissent dérisoires. Cumulés sur douze mois, ils forment une somme que vous auriez volontiers affectée à autre chose.

Le regard de la direction

Piloter le transport sans ouvrir un tableur

Piloter le transport, pour une direction, c’est disposer de quelques indicateurs fiables et savoir qu’une procédure de contrôle tourne chaque mois sans vous. Le tableau de bord du transport médico-social affiche le taux de présence du jour, l’avancement des tournées, les absents et le montant des litiges détectés depuis le début du mois.

Vous n’avez pas besoin de connaître l’ordre de passage du circuit nord. Vous avez besoin de savoir que le chiffre des litiges baisse, et pourquoi.

Un exemple chiffré : le ROI d’un logiciel transport pour la direction

Prenons un établissement type qui dépense 150 000 € par an en taxis, ambulances et véhicules TPMR. Avec 5 à 10 % de surfacturation, la perte se situe entre 7 500 € et 15 000 € par an. Rapporté au mois, cela représente 800 € à 1 500 € de litiges, en ordre de grandeur pour cet exemple.

De l’autre côté de la balance, l’abonnement en Formule Pro s’élève à 349 € HT mensuels, 4 188 € HT sur douze mois. Même dans l’hypothèse basse, l’outil coûte moins que ce qu’il permet de récupérer. Dans l’hypothèse moyenne de 8 %, soit 12 000 € de pertes annuelles, le gain net dépasse 7 800 € sur l’année. Le gain de trésorerie apparaît dès le premier trimestre, parce que les premières contestations portent sur les factures des premiers mois.

Le raisonnement complet, avec ses hypothèses et un calculateur à partir de votre propre budget, se trouve sur la page consacrée au retour sur investissement du logiciel de transport. Si vous préparez un arbitrage budgétaire, notre article sur l’exemple de ROI pour un établissement à 150 000 € déroule le calcul mois par mois.

Récupérer les courses indues, preuves à l’appui

Contester une facture sans preuve, c’est opposer votre parole à celle du transporteur. NavigoMédic change la nature de la discussion. Chaque prise en charge est pointée par le chauffeur sur son téléphone, avec l’heure et la position. Chaque absence est enregistrée avec la date, la personne qui a prévenu et l’heure de saisie. À la fin du mois, le fichier du transporteur est rapproché automatiquement de ces données.

Le résultat tient dans un tableau que vous comprenez en dix secondes : à gauche ce qui s’est réellement passé, à droite ce qui a été facturé.

Une course facturée pour un usager déclaré absent ce jour-là est contestée en totalité. Un kilométrage supérieur de plus de 15 % à la distance théorique est recalculé au tarif conventionné. Une course sans aucun pointage validé est signalée comme surfacturation, un même pointage ne pouvant justifier deux courses. Le détail des règles est présenté sur la page de l’audit des factures de transport.

Les lignes litigieuses alimentent ensuite un bordereau de contestation contradictoire en PDF, que vous signez et transmettez au transporteur. Celui-ci dispose de trente jours pour présenter ses observations. Votre direction financière garde la main sur les requalifications éventuelles, comme le décrit la page sur le contrôle des dépenses de transport par la direction financière.

app.navigomedic.fr/facturation/audit

Les risques que vous réduisez au passage

Le budget n’est pas le seul sujet. Un directeur répond aussi de la sécurité des personnes accompagnées et de l’image de l’établissement auprès des familles.

• Le temps maximal à bord est fixé pour chaque usager, et le moteur de groupage le respecte en construisant les circuits.
• Les incompatibilités entre usagers sont déclarées une fois : deux personnes qui ne doivent pas voyager ensemble ne se retrouvent jamais dans le même véhicule.
• Le pointage horodaté indique à quelle heure chaque usager a été pris en charge, ce qui vous permet de répondre précisément à une famille inquiète.
• Les fiches ne contiennent aucune donnée de santé, ce qui simplifie votre analyse de conformité au RGPD.
• Un journal d’audit conserve toutes les créations, modifications, pointages, imports et exports.

Pour préparer un dialogue de gestion ou un rapport d’activité, ces données nourrissent aussi des indicateurs utiles. La page sur le CPOM et les indicateurs de transport propose des pistes pour les présenter à vos autorités de tarification.

L’audit zéro risque : un mois de factures, vérifié gratuitement

Vous n’avez aucune raison de nous croire sur parole. C’est pourquoi nous proposons de commencer par vos propres chiffres. Confiez-nous les factures de transporteurs d’un seul mois écoulé, avec la liste des absences et des présences de ce mois. Notre moteur vérifie gratuitement la conformité des kilomètres et des présences usagers pour quantifier vos économies potentielles.

Vous recevez un rapport chiffré : courses conformes, litiges classés par motif, montant contestable et extrapolation sur l’année. Sans engagement. Si le montant ne justifie pas l’abonnement, vous le saurez avant d’avoir dépensé un euro. Les modalités pratiques sont précisées sur la page de l’audit gratuit des factures de transport.

Si l’audit confirme l’enjeu, le déploiement repose surtout sur votre coordinateur. La page dédiée à l’outil du coordinateur transport montre ce qui l’attend, et la présentation des usages du logiciel pour chaque métier de l’établissement vous aide à expliquer le projet à vos équipes.

Questions de directeurs