Chaque fin d’année, la même scène se rejoue au siège d’une association : il faut dire combien a coûté le transport des usagers, établissement par établissement, et expliquer pourquoi l’un dépense deux fois plus que son voisin. Les chiffres existent, mais éparpillés entre les factures, les listes de présence et les tableurs de chaque coordinateur. Le reporting transport consolidé de NavigoMédic les rassemble à partir des données du quotidien, tournées, pointages et factures auditées, et produit un tableau prêt à transmettre.
Du rapport d’activité transport au reporting consolidé
Le point de départ est le rapport d’activité transport d’un établissement, compris dans la Formule Pro. Il se règle sur un mois, un trimestre ou une année, et se lit en deux temps : quatre chiffres clés en tête, puis le détail des indicateurs. Le directeur d’un IME y trouve en une page ce que lui demandait autrefois une demi-journée de rapprochements.
Dans une association en formule Groupe, un second périmètre apparaît dans le même écran : tous les établissements. Le tableau prend alors une colonne par structure et une colonne de total. Les définitions sont identiques d’un site à l’autre, puisque le calcul est le même partout ; c’est précisément ce qui manque quand chaque établissement bricole son propre tableau de suivi.
Les indicateurs du rapport d’activité transport
Les indicateurs ont été choisis pour répondre aux questions que posent réellement une direction, un conseil d’administration ou un financeur, et pour pouvoir être recalculés à partir de données vérifiables.
L’activité
- Usagers transportés et jours de fonctionnement sur la période.
- Tournées planifiées et tournées clôturées, ce qui mesure aussi l’usage réel de l’application par les chauffeurs.
- Kilomètres estimés, calculés à partir des circuits enregistrés.
La présence
- Journées de présence à l’aller et taux de présence.
- Absences prévenues, d’un côté, absences non prévenues et refus de montée, de l’autre : l’écart entre les deux dit beaucoup de la qualité du circuit d’information avec les familles.
Le coût
- Courses facturées et courses contestées.
- Montant facturé, montant contesté et montant retenu après audit des bordereaux des transporteurs.
- Coût moyen par usager et coût par journée de présence, l’indicateur le plus parlant pour comparer des structures de tailles différentes.
Pour savoir comment interpréter ces chiffres et lesquels suivre chaque mois, notre guide des indicateurs de pilotage du transport en ESMS détaille leur lecture, et l’article sur le taux de présence des usagers montre ce qu’un taux qui baisse révèle souvent.
Un reporting transport consolidé pour toute l’association
Le reporting consolidé est la vue du siège. Un seul écran, une seule période, et les établissements côte à côte : on voit d’un coup d’œil que le coût par journée de présence d’une MAS dépasse celui d’un IME, ce qui s’explique par les fauteuils électriques et les trajets plus longs, ou qu’un SESSAD affiche un taux d’absences non prévenues anormal, ce qui appelle une discussion avec l’équipe et les familles.
La colonne de total ne se contente pas d’additionner. Les taux et les coûts unitaires sont recalculés sur l’ensemble, ce qui évite l’erreur classique de la moyenne de moyennes. La méthode pour exploiter ces écarts, les comparer et en tirer des décisions est développée dans notre article sur la consolidation des coûts de transport d’une association gestionnaire.
Indicateurs transport pour l’ARS et bilan pour le Conseil départemental
Selon le type d’établissement, le transport des usagers se discute avec l’ARS, avec le Conseil départemental, ou avec les deux. Les attentes de chaque financeur et le format des documents demandés varient d’un territoire à l’autre, et nous ne prétendons pas fournir un modèle officiel. Le rapport vous donne en revanche une base chiffrée stable, établie selon les mêmes règles chaque année, à partir de laquelle vous construisez votre dossier.
Concrètement, les indicateurs transport pour l’ARS trouvent leur place dans le dialogue de gestion, dans le suivi d’un contrat pluriannuel ou dans le rapport d’activité annuel ; notre page sur le CPOM et les indicateurs de transport fait le point sur cet usage. Le bilan transport pour le Conseil départemental, lui, s’appuie souvent sur les mêmes données de fréquentation et de coût. Et pour le conseil d’administration, la colonne de total et le coût par journée de présence suffisent généralement à ouvrir le débat. Le cadre de financement lui-même est rappelé dans la page sur le financement du transport des usagers en ESMS.
PDF pour transmettre, CSV pour retravailler
Deux boutons en haut de l’écran exportent le rapport affiché. Le PDF reprend la période, le périmètre et le tableau des indicateurs : c’est le document à joindre à un courrier ou à présenter en séance. Le CSV, séparé par des points-virgules et lisible directement dans un tableur, contient une ligne par établissement ; il alimente les tableaux de bord que le siège tient déjà ou les annexes d’un rapport plus large.
Le montant retenu repose sur les factures auditées. Plus l’audit des bordereaux est régulier, plus le reporting est fiable : une association qui contrôle chaque mois les factures de ses transporteurs dispose, en fin d’année, d’un coût du transport qui correspond au service réellement fait. Les comptables trouveront la suite logique dans l’export comptable des factures de transport, qui reprend ces mêmes montants sous forme d’écritures.
Qui y accède, et dans quelle formule
Le rapport d’un établissement s’ouvre depuis le menu Rapports de cet établissement. Le périmètre « tous les établissements », lui, est réservé à la direction d’une organisation en formule Groupe, et chaque structure garde par ailleurs ses données cloisonnées, comme l’explique la page du logiciel de transport multi-établissements. Le rapport d’activité est inclus à partir de la Formule Pro, le reporting consolidé dans la formule Groupe / Association : le détail figure sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté.
Le tableau de bord du transport médico-social reste l’outil du quotidien, centré sur la journée en cours ; le rapport prend le relais pour regarder en arrière. Les directions qui comparent les solutions du marché retrouveront ces critères de pilotage dans la page consacrée au logiciel transport ESMS pour les directions, et dans celle qui décrit un logiciel de gestion du transport médico-social complet.
Questions sur les rapports et le reporting
Que contient le rapport d'activité transport d'un établissement ?
Les usagers transportés, les jours de fonctionnement, les tournées planifiées et clôturées, les kilomètres estimés, les journées de présence et le taux de présence, les absences prévenues et non prévenues, les courses facturées et contestées, les montants facturé, contesté et retenu, le coût moyen par usager et le coût par journée de présence.
Le reporting consolidé suit-il un modèle imposé par l'ARS ?
Non, et nous ne le présentons pas ainsi. Il fournit des indicateurs stables et comparables entre établissements, que vous reprenez dans les documents demandés par vos financeurs, dont le format varie selon les territoires.
Comment est calculé le coût par journée de présence ?
Il rapporte le montant retenu après audit des factures des transporteurs au nombre de journées de présence à l’aller sur la période. Dans le reporting consolidé, il est recalculé sur l’ensemble des établissements, pas obtenu par une moyenne des sites.
Peut-on obtenir le bilan transport pour le Conseil départemental sur une année entière ?
Oui. La période se règle au mois, au trimestre ou à l’année, et le rapport s’exporte en PDF pour être transmis ou en CSV pour être retravaillé.
Un chiffre du transport que tout le monde comprend
Montrez-nous comment votre association suit aujourd'hui ses dépenses de transport : nous vous présentons le reporting consolidé sur des données de démonstration, puis sur votre premier mois audité.