Une maman laisse un message sur le portable du chauffeur, un papa écrit un courriel à l’éducatrice, une grand-mère appelle l’accueil à 7 h 20 : trois façons de signaler la même absence, et au moins une qui n’arrivera pas à temps. L’information des familles sur le transport repose sur peu de choses : des règles écrites, un canal unique, des horaires annoncés et un secrétariat qui transforme chaque appel en donnée utile. Voici comment l’organiser, et ce qu’il faut dire aux familles des informations partagées avec le transporteur.
Ce que doit couvrir l’information des familles sur le transport
Les familles attendent des réponses simples à des questions concrètes. À l’admission, puis à chaque rentrée, l’établissement leur remet au minimum :
- l’heure approximative de passage le matin et de retour le soir, avec la marge habituelle ;
- le nom de la société de transport et l’interlocuteur à joindre à l’établissement ;
- la marche à suivre pour signaler une absence, et l’heure limite à respecter ;
- la conduite tenue si personne n’est présent au retour du soir ;
- les règles de sécurité à bord : ceinture, rehausseur, objets autorisés ;
- la façon dont seront annoncés les changements durables de tournée.
La relation au quotidien, le choix des mots et la gestion des retards sont développés dans notre guide pour communiquer avec les familles sur le transport ; cette page se concentre sur le cadre et les règles.
Le règlement transport de l’IME et les documents remis aux familles
Les établissements et services sociaux et médico-sociaux remettent aux personnes accueillies et à leurs représentants plusieurs documents : livret d’accueil, règlement de fonctionnement, contrat de séjour ou document individuel de prise en charge. Ces outils, issus de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, sont le support naturel des règles de transport.
Un règlement transport, en annexe du règlement de fonctionnement ou du livret d’accueil, précise utilement l’heure limite de prévenance, le canal à utiliser, les conditions de remise de l’enfant le soir, les comportements attendus à bord et la procédure en cas d’incident. Rédigé simplement et soumis au conseil de la vie sociale lorsque l’établissement en dispose, il évite que chaque règle soit renégociée au téléphone. Le cadre d’ensemble est présenté dans la page sur la réglementation du transport des usagers en ESMS.
À vérifier : le contenu obligatoire des documents remis aux familles, les modalités de consultation des instances et les règles d’information sur les données personnelles dépendent des textes en vigueur et du type d’établissement ou de service. Reportez-vous aux textes à jour et à votre propre organisation avant de modifier votre règlement de fonctionnement.
Prévenir le transport d’une absence : un canal unique
La règle la plus efficace tient en une phrase : toute absence se signale à l’établissement, par un seul canal, avant une heure donnée. Pas au chauffeur, pas à l’éducateur, pas par un mot glissé dans le cahier de liaison la veille au soir.
Pourquoi l’établissement plutôt que le transporteur ? Parce que c’est lui qui commande et paie les courses, et qu’il doit pouvoir établir, au moment de contrôler la facture, que l’information a été transmise dans les temps. Un message vocal laissé au chauffeur ne laisse aucune trace exploitable, et le chauffeur remplaçant du jeudi ne l’aura jamais entendu.
Le délai de prévenance, une règle à expliquer
L’heure limite communiquée aux familles doit être cohérente avec le délai de prévenance convenu dans le contrat avec le transporteur. Expliquez-en la raison plutôt que de la présenter comme une sanction : passé cette heure, le chauffeur est peut-être déjà en route, et le déplacement risque d’être facturé. La plupart des familles respectent une règle qu’elles comprennent.
Les horaires de ramassage communiqués aux familles
Les horaires de passage sont calculés à partir de l’heure d’arrivée à l’établissement le matin et de l’heure de départ le soir. Annoncez une fourchette plutôt qu’une minute précise : le trafic, un usager long à installer ou un absent retiré de la tournée peuvent décaler le passage. Les changements durables, comme l’arrivée d’un nouvel usager sur le circuit, se communiquent à l’avance par l’établissement. La page sur le logiciel de ramassage des usagers détaille la construction de ces horaires.
Ce que le secrétariat saisit, et ce que le chauffeur voit
L’efficacité du canal unique se joue à la réception de l’appel. Si la secrétaire doit ensuite téléphoner au transporteur, qui doit joindre son chauffeur, l’information se perd une fois sur deux.
Secrétariat
Un appel, une saisie, un arrêt retiré
Quand la famille appelle, la secrétaire enregistre l’absence dans NavigoMédic : aujourd’hui, demain, le reste de la semaine ou des dates libres. Elle note qui a prévenu et, si besoin, un motif non médical. Dès l’enregistrement, l’arrêt est retiré de la tournée du chauffeur, l’ordre de passage et les horaires sont recalculés, et l’arrêt apparaît « ne pas se présenter » sur son téléphone.
Voir la gestion des absences
Soyons clairs avec les familles : NavigoMédic est un outil interne à l’établissement. Il n’ouvre aucun compte aux parents ; il leur propose seulement un lien personnel pour signaler une absence et, s’ils y consentent, un SMS de confirmation. Pour tout le reste, l’information passe par le secrétariat, qui reste leur interlocuteur. Le fonctionnement du lien est décrit sur la page du lien d’absence pour les familles. Cette organisation a un mérite : que l’absence arrive par le lien ou par l’accueil, elle laisse une seule trace, avec son heure conservée dans le journal d’audit.
Le détail de la procédure figure dans notre guide pour signaler une absence d’usager au transporteur, et l’article sur l’absence signalée à 7 heures décrit le cas le plus délicat. La page consacrée au secrétariat et aux absences des usagers montre le geste au quotidien.
Communication avec les parents et RGPD
Pour organiser le transport, l’établissement transmet au transporteur des données personnelles : nom, adresse de ramassage, mobilité, besoin d’un accompagnateur, contact d’un représentant légal. Les familles doivent en être informées : quelles données, dans quel but, à qui elles sont communiquées, combien de temps elles sont conservées et comment exercer leurs droits. Une mention claire dans le livret d’accueil ou le règlement transport, complétée par la notice d’information de l’établissement, répond à cet objectif.
Le principe de minimisation s’applique pleinement : rien de médical n’a à figurer dans ce qui est remis au chauffeur. Les fiches usagers de NavigoMédic sont strictement logistiques et les termes médicaux sont refusés dans les notes d’accessibilité. La page sur le RGPD et les données des usagers transportés détaille ces obligations, et la page destinée aux familles des usagers transportés résume ce qui change pour elles.
Comment prévenir le transport d'une absence ?
En appelant l’établissement, par le canal unique indiqué dans le règlement transport, avant l’heure limite. Le secrétariat enregistre l’absence et l’arrêt est aussitôt retiré de la tournée du chauffeur.
Les familles peuvent-elles suivre le véhicule en direct ?
Non. NavigoMédic n’enregistre la position du chauffeur qu’au moment de chaque pointage, et le lien remis aux familles ne sert qu’à déclarer une absence. L’établissement reste leur interlocuteur pour toute question d’horaire.
Que doit contenir le règlement transport d'un IME ?
L’heure limite et le canal de prévenance des absences, les horaires et leur marge, les conditions de remise de l’enfant, les règles de sécurité à bord et la procédure en cas d’incident ou d’absence d’adulte au retour.
Faut-il informer les familles des données transmises au transporteur ?
Oui : les personnes doivent savoir quelles données sont transmises, pourquoi, à qui et pour combien de temps. Limitez ces données au strict nécessaire logistique. Une démonstration de NavigoMédic vous montre exactement ce que voit le chauffeur.
Un seul canal pour les absences, une tournée à jour pour le chauffeur
Découvrez en démonstration la saisie des absences par le secrétariat et leur retrait immédiat de la tournée.