La mise en place du logiciel de transport NavigoMédic suit l’ordre dans lequel vos équipes travaillent déjà : on décrit d’abord les usagers et les véhicules, on construit ensuite les tournées, on équipe les chauffeurs, puis on contrôle la première facture. Rien à installer sur vos postes, et un rythme qui s’adapte à votre établissement plutôt que l’inverse.
Nous ne vous annoncerons pas de délai garanti. Un SESSAD qui transporte une vingtaine d’enfants avec un seul taxi et une association qui coordonne plusieurs centaines de trajets quotidiens n’ont pas le même chantier devant eux. Ce que nous pouvons décrire, en revanche, c’est la succession des étapes, ce qu’elles demandent à chacun et les pièges que l’on évite en les respectant.
La mise en place du logiciel de transport en un coup d’œil
NavigoMédic est une application en ligne. Vos équipes s’y connectent depuis un navigateur, à l’adresse app.navigomedic.fr ; les chauffeurs ouvrent leur application sur leur téléphone, sans passer par un magasin d’applications. Il n’y a donc ni serveur à préparer ni logiciel à déployer poste par poste. Le travail de démarrage porte sur les données et sur les habitudes, ce qui est souvent la partie la plus longue de n’importe quel projet.
Notre guide pour déployer un logiciel de transport en établissement aborde la conduite du changement de façon générale ; cette page décrit le cas de NavigoMédic.
Les étapes de déploiement
Un échange de cadrage
Nous parlons de votre organisation actuelle : nombre d’usagers transportés, transporteurs, horaires d’arrivée et de départ, personnes impliquées. C’est le moment de repérer ce qui vous fait perdre le plus de temps.
L'établissement et ses transporteurs
Adresse de l’établissement, sociétés de transport avec leur SIRET, leurs contacts, leurs tarifs de prise en charge et leurs tarifs kilométriques, puis leurs véhicules avec le nombre de places assises et d’emplacements fauteuil.
Le répertoire des usagers
Une fiche logistique par personne : adresse de ramassage, mobilité, temps maximal à bord, accompagnateur, contact légal, notes d’accessibilité. Les incompatibilités entre usagers sont déclarées à ce stade.
Les premières tournées
Le moteur de groupage propose des circuits que le coordinateur vérifie sur la carte, ajuste si besoin, puis enregistre. Le chauffeur habituel de chaque véhicule est proposé par défaut.
Les comptes des chauffeurs
Chaque chauffeur reçoit un accès à l’application. Une courte prise en main suffit : la tournée du jour, le prochain arrêt, trois touches de pointage.
Les absences au quotidien
Le secrétariat saisit les absences dès qu’elles sont connues. Les tournées des chauffeurs se mettent à jour d’elles-mêmes.
Le premier audit de facture
À la fin du premier mois complet, la facture du transporteur est importée et confrontée aux absences, aux pointages et aux distances théoriques.
Import des usagers : constituer le répertoire
Le répertoire est la fondation de tout le reste. Une adresse mal saisie produit une tournée absurde, un temps maximal oublié produit un trajet trop long. Il vaut donc la peine d’y consacrer un peu d’attention au départ.
Pour l’import des usagers, partez de la liste que vous tenez déjà, qu’il s’agisse d’un tableur, d’une liste de transport ou des fiches de l’an dernier : elle sert de base à la création des fiches. Le plus simple est souvent de la mettre au format du modèle fourni, puis de l’importer en un fichier Excel ou CSV, une ligne par usager ; les doublons sont ignorés et les notes médicales refusées. Chaque adresse de ramassage est géocodée automatiquement grâce à la Base Adresse Nationale, ce qui permet de repérer tout de suite une adresse introuvable ou ambiguë.
- Mobilité de la personne : marchant, fauteuil manuel, fauteuil électrique, rehausseur.
- Temps maximal à bord : 45 minutes par défaut, réglable de 10 à 120 minutes selon la personne.
- Accompagnateur éventuel, qui occupe une place assise dans le véhicule.
- Notes d’accessibilité utiles au chauffeur, sans aucun terme médical, que le logiciel refuse d’ailleurs à la saisie.
Le contenu de chaque fiche est présenté sur la page de la fiche usager pour le transport adapté, et la déclaration des incompatibilités sur celle consacrée aux incompatibilités entre usagers dans le transport.
Transporteurs, véhicules et chauffeurs
Décrire un transporteur prend quelques minutes, à condition d’avoir son contrat sous la main. Les tarifs que vous renseignez, forfait de prise en charge et tarif kilométrique, servent ensuite à recalculer les courses en litige ; mieux vaut donc reprendre ceux de la convention en vigueur plutôt que des montants approximatifs. Les véhicules sont décrits par leur capacité réelle, places assises et emplacements fauteuil, car c’est elle que le moteur respecte en construisant les tournées. La page sur la gestion des transporteurs et véhicules TPMR détaille ces informations.
Côté chauffeurs, l’expérience montre que la première tournée pointée lève l’essentiel des réticences. L’application fonctionne sur un téléphone ordinaire, garde les pointages en mémoire quand le réseau manque et les envoie dès qu’il revient, comme l’explique la page sur l’application chauffeur hors connexion. Les transporteurs qui disposent déjà de leur propre application peuvent passer par l’API prévue à cet effet.
Formation des équipes : à chacun ce qui le concerne
Former tout le monde à tout est le meilleur moyen de lasser tout le monde. NavigoMédic repose sur six rôles, et la prise en main suit ce découpage.
- Le secrétariat apprend à saisir une absence, à utiliser le calendrier de la semaine et à noter qui a prévenu ; la page dédiée aux secrétariats et à la gestion des absences en donne un aperçu.
- Le coordinateur transport travaille l’optimiseur, la carte et le réordonnancement des arrêts.
- La direction découvre le tableau de bord, la direction financière l’import des factures et le bordereau de contestation.
- Le responsable de chaque transporteur voit les tournées de sa société, et seulement elles.
- Les chauffeurs retiennent trois gestes ; les conseils pour former les chauffeurs à l’accueil des usagers vont au-delà de l’outil.
Le fonctionnement des droits est décrit sur la page des droits d’accès au logiciel de transport.
Le premier mois : faire tourner, puis auditer
Quelques conseils tirés du terrain. Démarrez de préférence en début de mois : le premier audit portera alors sur une période où les absences et les pointages ont été enregistrés du premier au dernier jour. Un démarrage au 17 donne une première facture à moitié contrôlable, ce qui brouille le message.
Gardez aussi, pendant les premières semaines, votre façon habituelle de prévenir le transporteur en parallèle. Une fois que tout le monde a constaté que l’arrêt disparaît bien de la tournée du chauffeur, l’ancienne habitude s’éteint d’elle-même. Enfin, si vous approchez de la rentrée, anticipez : notre guide pour préparer le transport de la rentrée propose un calendrier de préparation.
Démarrer avec NavigoMédic : par où commencer
Deux portes d’entrée sont possibles. Si vous voulez d’abord mesurer l’enjeu financier, l’audit gratuit d’un mois de factures vous donne un montant contestable sur vos propres fichiers, sans engagement. Si vous voulez voir l’outil, une démonstration du logiciel de transport adapté parcourt les étapes décrites ici sur des données d’exemple.
D’autres interrogations pratiques, sur les chauffeurs, les factures ou les données, trouvent leur réponse dans nos questions fréquentes sur le logiciel de transport adapté.
Questions sur le démarrage
Combien de temps prend la mise en place ?
Cela dépend du nombre d’usagers, de transporteurs et de la qualité des listes existantes. Nous préférons fixer ensemble un calendrier réaliste lors du cadrage plutôt que d’annoncer un délai qui ne tiendrait pas compte de votre situation.
Quelles sont les étapes de déploiement à prévoir ?
Cadrage, saisie des transporteurs et des véhicules, constitution du répertoire des usagers, premières tournées, équipement des chauffeurs, saisie des absences au quotidien, puis premier audit de facture en fin de mois.
Faut-il installer quelque chose sur les téléphones des chauffeurs ?
Non. L’application s’ouvre dans le navigateur du téléphone et peut être ajoutée à l’écran d’accueil comme une application classique.
Comment se passe la formation des équipes ?
Par rôle : chacun apprend ce qui le concerne, du secrétariat qui saisit les absences au chauffeur qui pointe ses prises en charge. Les gestes à retenir sont peu nombreux pour la plupart des utilisateurs.
Parlons de votre démarrage
Décrivez-nous vos circuits, vos transporteurs et vos contraintes : nous vous montrons comment ils se traduisent dans NavigoMédic, étape par étape.