Dans beaucoup d’associations, la facture du transporteur fait deux fois le même voyage : la coordinatrice la vérifie ligne à ligne, puis la comptabilité la ressaisit, sans savoir ce qui a été contesté. L’export comptable des factures de transport de NavigoMédic supprime ce second passage. Chaque bordereau importé et audité devient un jeu d’écritures d’achat équilibrées, avec le compte de charge, le compte fournisseur, le code tiers du transporteur, la section analytique de l’établissement et, s’il y a lieu, l’avoir attendu pour les courses contestées.
Pourquoi l’export comptable des factures de transport commence par l’audit
Un export comptable n’a de valeur que si les montants qu’il transporte sont justes. C’est la raison pour laquelle il part des bordereaux déjà passés par l’audit des factures de transport : chaque course a été rapprochée des absences déclarées, des pointages des chauffeurs et de la distance théorique du circuit. Le comptable ne reçoit pas seulement un total à payer, il reçoit la facture telle qu’elle a été émise et la part que l’établissement conteste.
Cette séparation compte. La facture du transporteur reste une pièce comptable à part entière, enregistrée pour son montant. Ce que l’établissement estime ne pas devoir apparaît à côté, sous forme d’avoir attendu, jusqu’à ce que le transporteur l’émette ou que l’échange contradictoire aboutisse à une requalification. Personne n’efface rien, et la piste d’audit reste lisible pour le commissaire aux comptes.
Les écritures d’achat des factures transporteurs, ligne par ligne
Pour chaque bordereau importé dans le mois choisi, l’export produit une pièce, identifiée par une référence propre au bordereau et datée du jour de son import. Elle comporte deux ou quatre lignes.
- La facture reçue : le compte de charge est débité du montant facturé, avec la section analytique de l’établissement ; le compte fournisseur est crédité du même montant, avec le code tiers du transporteur.
- L’avoir attendu, s’il existe des courses contestées : le compte fournisseur est débité du montant contesté et le compte de charge crédité d’autant, avec un libellé explicite qui mentionne le transporteur, le mois et la mention d’avoir attendu.
Chaque pièce est équilibrée, débit et crédit, et le fichier entier l’est donc aussi. Le libellé reprend le transporteur et le mois de facturation, ce qui permet de retrouver la ligne dans un grand livre sans ouvrir le logiciel.
Compte 6245, fournisseur 401 : un paramétrage qui reste le vôtre
La page Paramètres de chaque établissement comporte un bloc Comptabilité avec quatre champs : le journal d’achats, le compte de charge, le compte fournisseur et la section analytique. Les valeurs proposées par défaut, un journal ACH, le compte 6245 pour le transport des usagers et le compte collectif 401 pour les fournisseurs, correspondent à l’usage répandu dans la comptabilité des ESSMS. Elles se modifient librement : si votre plan de comptes ou celui de votre siège en prévoit d’autres, c’est votre paramétrage qui s’applique, et il vaut mieux le valider avec votre expert-comptable ou votre direction financière.
Le code tiers, lui, se renseigne sur la fiche de chaque transporteur, à côté de ses tarifs. S’il est laissé vide, le SIRET de la société est repris, ce qui évite une ligne sans tiers. La fiche transporteur est présentée sur la page de la gestion des transporteurs et des véhicules TPMR.
Une section analytique par établissement
Dans une association, la vraie question n’est pas seulement combien coûte le transport, mais combien il coûte à chaque structure. Chaque établissement porte sa propre section analytique, saisie dans ses paramètres : IME01, SESSAD02, MAS03, selon la nomenclature de votre siège. Les lignes de charge sont ventilées automatiquement, sans que la comptabilité ait à deviner à quel site rattacher une facture de taxi.
Le bloc d’export propose deux périmètres : l’établissement en cours ou l’ensemble de l’organisation. Le second produit un seul fichier pour tous les sites, chacun avec sa section analytique et ses propres paramètres. C’est le format le plus commode pour un service comptable mutualisé au siège, et il prolonge naturellement le reporting transport consolidé, qui présente les mêmes montants sous forme d’indicateurs.
Un fichier CSV pour votre logiciel de comptabilité
Le fichier se télécharge en CSV, au format français : séparateur point-virgule, dates au format jour, mois, année, montants avec une virgule décimale. Ses colonnes sont celles d’un import d’écritures classique : journal, date, pièce, compte, tiers, libellé, débit, crédit et section analytique. La plupart des logiciels comptables savent importer ce type de fichier moyennant un modèle d’import à définir une fois ; nous ne revendiquons pas de connecteur avec un éditeur en particulier.
Le montant enregistré est celui du bordereau du transporteur, tel qu’il a été importé. Si votre établissement traite la TVA d’une façon particulière, c’est au moment de l’import dans votre logiciel comptable que la ventilation se règle, avec votre modèle habituel. Pour mémoire, la façon de lire un bordereau et de repérer ses montants est expliquée dans notre article pour comprendre une facture de transporteur, et les sigles du secteur, ESSMS, TPMR ou service fait, sont définis dans le glossaire du transport adapté médico-social.
Ce que la comptabilité des ESSMS y gagne
La première économie est du temps : plus de ressaisie, plus de rapprochement entre le bordereau papier annoté et la saisie comptable. La deuxième est la cohérence : le montant contesté figure au même endroit dans le rapport d’activité, dans le bordereau de contestation envoyé au transporteur et dans les écritures. La troisième tient au contrôle interne. Le principe de ne payer que le service fait, rappelé dans notre page sur le contrôle du service fait, trouve ici une traduction comptable directe.
Les directions financières y retrouvent aussi le suivi des avoirs : un avoir attendu qui n’arrive pas se voit dans le compte fournisseur, et il devient un point à l’ordre du jour du prochain échange avec le transporteur, préparé avec le bordereau de contestation de facture transporteur. La page destinée aux directions financières d’ESMS détaille ce que le logiciel change pour elles.
Dans quelle formule ?
L’export comptable fait partie de la formule Groupe / Association, à 790 € HT par mois pour un pôle de trois à huit établissements, avec le reporting consolidé et un support dédié. L’audit des factures sur lequel il s’appuie est disponible dès la Formule Pro. Le détail figure sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté, et le panorama des fonctionnalités du logiciel situe l’export dans l’ensemble des modules.
Questions sur l’export comptable
Quelles écritures d'achat des factures transporteurs l'export produit-il ?
Pour chaque bordereau audité du mois : une ligne au débit du compte de charge et une au crédit du compte fournisseur pour le montant facturé, puis, s’il y a des courses contestées, l’avoir attendu en sens inverse. Chaque pièce est équilibrée.
Le compte 6245 est-il imposé ?
Non. C’est la valeur proposée par défaut pour le transport des usagers, comme le compte 401 pour les fournisseurs. Le journal, les comptes et la section analytique se modifient dans les paramètres de chaque établissement.
Comment fonctionne la section analytique par établissement ?
Chaque établissement saisit sa section dans ses paramètres. Les lignes de charge de ses bordereaux la portent automatiquement, y compris dans un export qui regroupe tous les établissements de l’association.
Les courses contestées sont-elles déduites de la facture ?
La facture est enregistrée pour son montant réel, et la part contestée apparaît à côté comme avoir attendu. Si un échange contradictoire conduit à requalifier une course, l’export suivant reflète le nouveau montant retenu.
Des factures de transport auditées, puis comptabilisées sans ressaisie
Voyez en démonstration le chemin complet d'un bordereau : import, audit, contestation, puis écritures d'achat ventilées par établissement.