Tout transport bien organisé commence par une bonne fiche. Une adresse approximative, et le chauffeur tourne dans le lotissement ; un fauteuil électrique oublié, et le véhicule prévu ne peut pas l’accueillir. La fiche usager transport adapté de NavigoMédic rassemble exactement ce qu’il faut pour organiser le trajet d’une personne, et refuse ce qui n’a rien à y faire : les informations médicales.
Le répertoire des usagers transportés, une seule source de vérité
Dans beaucoup d’établissements, les informations de transport sont éparpillées. L’adresse figure dans le dossier administratif, le mode de déplacement dans la tête du coordinateur, la consigne « sonner chez la voisine si personne ne répond » sur un post-it collé au bureau du secrétariat. Le jour où le coordinateur est absent, tout se complique.
Le répertoire de NavigoMédic centralise ces éléments. Chaque usager transporté a une fiche, et chaque module du logiciel s’en sert : l’optimiseur pour construire les circuits, l’application pour informer le chauffeur, l’audit pour rapprocher les noms des lignes de facture. Une information corrigée une fois l’est partout.
Ce que contient une fiche usager transport adapté
La fiche se remplit en quelques minutes. Elle comporte :
- l’identité de l’usager, telle qu’elle apparaîtra aussi sur les factures du transporteur ;
- l’adresse de ramassage, géocodée automatiquement ;
- le mode de déplacement : marchant, fauteuil manuel, fauteuil électrique ou rehausseur ;
- le temps maximal à bord, à ajuster entre 10 et 120 minutes (45 minutes sans réglage particulier) ;
- la présence d’un accompagnateur pendant le trajet ;
- le contact légal, parent ou représentant, à joindre en cas de besoin ;
- des notes d’accessibilité pratiques, destinées au chauffeur.
Mobilité : fauteuil manuel, électrique ou rehausseur
Le mode de déplacement n’est pas une simple information. Il décide du véhicule. Un usager en fauteuil, manuel ou électrique, a besoin d’un emplacement fauteuil, et l’optimiseur réserve ces emplacements en priorité aux personnes qui en ont l’usage. Un enfant qui voyage sur un rehausseur occupe une place assise, mais le chauffeur doit en être prévenu. Pour les questions pratiques liées à ces équipements, l’article sur le rehausseur et le siège auto en transport adapté fait le point.
Temps maximal et accompagnateur
Le temps maximal à bord est une contrainte forte pour l’optimisation des tournées de transport adapté : aucun circuit proposé ne le dépassera. Quant à l’accompagnateur, il compte pour une place assise dans le véhicule ; le moteur de groupage en tient compte automatiquement. Savoir quand un accompagnateur se justifie est une autre question, traitée dans l’article accompagnateur à bord : quand le prévoir.
Les situations où deux usagers ne doivent jamais voyager ensemble se déclarent à part, comme le décrit la page sur les incompatibilités entre usagers dans le transport.
Adresses
Le géocodage des adresses de ramassage, dès la saisie
L’adresse saisie est géocodée automatiquement à partir de la Base Adresse Nationale, la référence publique des adresses en France. Le point de ramassage se place sur la carte, et c’est à partir de lui que sont calculées les distances, les horaires et l’écart lors du pointage du chauffeur.
Une adresse mal géocodée fausse tout ce qui suit. C’est pourquoi il vaut la peine de vérifier la position sur la carte lors de la création de la fiche, surtout pour les hameaux et les résidences à plusieurs entrées.
Données logistiques sans donnée de santé : un choix de conception
NavigoMédic a été conçu pour ne contenir que des données logistiques. Les notes d’accessibilité acceptent des consignes pratiques, « entrée par le portail vert », « monter côté trottoir », « prévoir dix minutes pour le transfert », mais les termes médicaux sont refusés à la saisie. Le logiciel ne propose aucun champ de nature médicale.
Ce choix a deux conséquences. La première est humaine : le chauffeur, qui n’est pas un soignant, reçoit ce dont il a besoin pour bien accueillir la personne, sans être destinataire d’informations qui ne le concernent pas. La seconde est réglementaire : le logiciel ne traite pas de données de santé, ce qui allège sensiblement les exigences qui pèsent sur l’hébergement et sur l’analyse de conformité. Les principes sont exposés dans la page RGPD et données des usagers transportés, et l’article sur le transport sans donnée de santé en détaille les implications. Nous vous invitons, comme toujours, à valider votre propre analyse avec votre délégué à la protection des données.
Filtrer, mettre à jour, archiver
Le répertoire se filtre par mode de déplacement. Combien d’usagers en fauteuil électrique cette année ? Lesquels voyagent avec un rehausseur ? La réponse s’affiche en un clic, ce qui aide aussi à dimensionner les véhicules demandés aux transporteurs.
Les fiches vivent au rythme de l’établissement. Un déménagement, un enfant qui n’a plus besoin de rehausseur, un accompagnateur qui n’est plus nécessaire : la fiche se corrige en un instant, et la modification est prise en compte lors de la prochaine optimisation des circuits. Quand un usager quitte l’établissement, sa fiche est archivée plutôt que supprimée, ce qui conserve la cohérence avec l’historique des tournées et des factures déjà contrôlées. Toutes ces modifications sont tracées dans le journal d’audit.
Pour constituer le répertoire, inutile de tout ressaisir. Le bouton Importer accepte un fichier Excel ou CSV, une ligne par usager, à partir d’un modèle téléchargeable. Les adresses sont géocodées au fil de l’import, les usagers déjà présents avec le même nom, le même prénom et le même code postal sont ignorés, et les notes qui contiendraient des termes médicaux sont écartées, comme pour une saisie à la main.
La rentrée est le moment où le répertoire bouge le plus : nouveaux usagers, adresses modifiées pendant l’été, départs. Le guide pour préparer le transport de la rentrée propose un calendrier de vérification.
Du répertoire à la route
Les informations de la fiche ne restent pas au bureau. Le jour de la tournée, elles apparaissent sur le téléphone du chauffeur : mode de déplacement, accompagnateur, notes d’accessibilité, au moment où il arrive devant l’adresse. Cette continuité est décrite sur la page de l’application chauffeur. Le répertoire est ainsi la base de tout le logiciel de gestion du transport des usagers.
La sécurité de ces données est présentée sur la page sécurité et RGPD de NavigoMédic. Pour voir à quoi ressembleraient vos propres fiches, la démonstration de NavigoMédic part de quelques usagers types que nous créons ensemble.
Que contient le répertoire des usagers transportés ?
Une fiche par usager avec son identité, son adresse de ramassage géocodée, son mode de déplacement, son temps maximal à bord, la présence d’un accompagnateur, son contact légal et des notes d’accessibilité pratiques.
Quels modes de mobilité peut-on indiquer : fauteuil manuel, électrique, rehausseur ?
Quatre modes sont proposés : marchant, fauteuil manuel, fauteuil électrique et rehausseur. Ils servent à attribuer le bon type de place dans le véhicule.
Comment fonctionne le géocodage des adresses de ramassage ?
L’adresse saisie est automatiquement positionnée à partir de la Base Adresse Nationale. Il est conseillé de vérifier le point sur la carte pour les adresses rurales ou les résidences à plusieurs entrées.
Peut-on saisir des informations médicales dans la fiche ?
Non. Les termes médicaux sont refusés dans les notes d’accessibilité. La fiche reste strictement logistique.
Créez vos premières fiches en démonstration
Nous saisissons ensemble quelques usagers types, nous vérifions leur géocodage sur la carte et nous lançons une première tournée.