Logiciel de gestion du transport médico-social : toute la chaîne au même endroit

Dans un établissement, le transport des usagers passe par cinq ou six mains différentes : la coordination qui construit les circuits, le secrétariat qui reçoit les appels des familles, le transporteur qui affecte ses chauffeurs, la direction qui surveille le budget, la comptabilité qui règle les factures. Un logiciel de gestion du transport médico-social relie ces étapes pour que l’information saisie une fois serve à tout le monde, du premier ramassage du matin au paiement de fin de mois.

Un logiciel de gestion du transport médico-social, du matin à la fin du mois

Plutôt qu’une liste de modules, suivons une journée ordinaire dans un foyer d’accueil médicalisé qui reçoit vingt-cinq adultes en accueil de jour.

6 h 50 : le planning est déjà là

Les tournées de la semaine ont été construites et enregistrées. Chaque chauffeur ouvre sa tournée du jour sur son téléphone : l’ordre des arrêts, l’heure prévue, les informations d’accessibilité de chaque personne. Personne n’a eu besoin d’imprimer quoi que ce soit.

7 h 15 : une absence de dernière minute

La sœur d’une résidente appelle : elle ne viendra pas aujourd’hui. La secrétaire saisit l’absence en quelques clics. L’arrêt disparaît de la tournée du chauffeur, qui le voit marqué « ne pas se présenter », et les horaires des arrêts suivants sont recalculés. Il n’y a pas de deuxième coup de téléphone à passer.

8 h 40 : où en sont les véhicules ?

À chaque prise en charge, le chauffeur appuie sur un bouton. La coordinatrice voit l’avancement des pointages tournée par tournée, et une alerte apparaît si un pointage est effectué trop loin de l’adresse prévue ou si une tournée n’a pas de chauffeur.

Le 5 du mois suivant : la facture arrive

Le transporteur envoie son bordereau. La comptable le dépose dans le logiciel, qui le rapproche des absences, des pointages et des distances théoriques. Les lignes conformes passent en vert, les autres en rouge avec leur motif, et un bordereau de contestation au format PDF est prêt à être envoyé.

app.navigomedic.fr/tournees

Gestion des transporteurs ESMS : informer sans multiplier les appels

La relation avec les transporteurs consomme un temps considérable : envoyer les plannings, prévenir des changements, vérifier qui conduit quel véhicule, discuter des écarts sur la facture. Le logiciel structure cette relation sans l’alourdir.

• Chaque société sous-traitante est enregistrée avec son SIRET, ses contacts, son tarif de prise en charge et son tarif kilométrique.
• Ses véhicules sont décrits avec leurs places assises et leurs emplacements fauteuil, ce qui sert directement au calcul des tournées.
• Le responsable du transporteur dispose d’un accès limité : il ne voit que les tournées de sa société.
• Les chauffeurs ont un compte qui ouvre uniquement l’application mobile.

Le paramétrage complet est décrit sur la page sur la gestion des transporteurs et véhicules TPMR, et la répartition des droits sur celle des droits d’accès au logiciel transport. Côté transporteur, l’intérêt est réel aussi : la page destinée aux taxis, ambulances et TPMR qui travaillent avec un établissement explique pourquoi des preuves de passage protègent les deux parties.

Suivre la journée sans surveiller les chauffeurs

Savoir où en est la tournée ne suppose pas de suivre chaque véhicule minute par minute. NavigoMédic enregistre la position du téléphone au moment du pointage, et seulement à ce moment-là. C’est suffisant pour constater qu’un usager a été pris en charge, à quelle heure et à quelle distance de son adresse, et cela reste respectueux du travail des chauffeurs.

Le tableau de bord du transport médico-social rassemble ces informations avec le taux de présence du jour, les absents et les litiges du mois. Pour un usage plus opérationnel, la page sur le suivi des chauffeurs en temps réel détaille les alertes.

Pourquoi un outil transport établissement handicap ne peut pas être générique

Beaucoup d’établissements commencent avec ce qu’ils ont sous la main. C’est raisonnable, jusqu’au moment où les limites coûtent plus cher que l’outil manquant.

Ce tableau ne vise aucune marque : il décrit des familles d’outils. Le comparatif des logiciels de transport adapté va plus loin, et notre article sur la digitalisation du transport d’un ESMS raconte comment passer d’un système à l’autre sans bousculer les équipes.

Ce qu’un logiciel transport usagers rapporte à l’établissement

Le gain de temps est réel, mais c’est rarement lui qui convainc un conseil d’administration. L’argument décisif est financier. Le transport pèse souvent 10 à 15 % du budget global, et les estimations du secteur situent la surfacturation entre 5 et 10 % de cette dépense : absences mal transmises, kilomètres gonflés, courses comptées deux fois.

Pour un établissement qui dépense 150 000 € par an en transport, cela représente 7 500 € à 15 000 € de pertes annuelles. L’abonnement à la Formule Pro, lui, se limite à 349 € HT mensuels, soit 4 188 € HT pour l’année. Le calcul est vite fait : l’outil s’autofinance et dégage un gain net de trésorerie dès le premier trimestre. Une association qui gère plusieurs structures dispose de la formule Groupe, à 790 € HT par mois, présentée avec Starter et Pro sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté.

Le plus simple reste de mesurer sur vos propres chiffres. L’audit gratuit d’un mois de factures de transport vous dit, sans engagement, combien vous auriez pu contester. Et pour voir comment ce logiciel s’inscrit parmi les autres solutions, retournez à la présentation des logiciels de transport adapté.