Il est 8 h 50. Les premiers véhicules arrivent, d’autres sont encore sur la route, deux familles ont appelé pour signaler une absence et la facture du mois dernier n’a pas encore été contrôlée. Le tableau de bord transport médico-social de NavigoMédic rassemble ces questions sur un seul écran, celui qui s’ouvre à la connexion : qui est présent, où en sont les tournées, ce qui cloche et ce que le mois coûte déjà en litiges.
Ce que montre le tableau de bord transport médico-social
L’écran est pensé pour être lu en quelques secondes, debout, entre deux appels. Il ne cherche pas à tout afficher. Il répond aux cinq questions que se posent chaque matin la coordination transport, le secrétariat et la direction.
Présence du jour
La part des usagers attendus qui sont présents aujourd’hui, compte tenu des absences enregistrées.
Tournées en cours
Chaque tournée du jour avec l’avancement de ses pointages, arrêt par arrêt.
Absents du jour
La liste nominative des usagers absents, pour l’accueil comme pour les équipes.
Litiges du mois
Le montant contesté sur les factures auditées depuis le début du mois.
Alertes
Une tournée sans chauffeur, un pointage loin de l’adresse prévue : ce qui demande une vérification.
Alimenté par le terrain
Les chiffres viennent des absences saisies par le secrétariat et des pointages envoyés par les chauffeurs.
Le taux de présence du jour et la liste des absents
Le premier chiffre est le plus simple : sur les usagers attendus aujourd’hui, combien sont là ? Le calcul est explicite. Si 60 usagers sont prévus et que 6 absences ont été enregistrées, le taux de présence du jour est de 90 %. Ce chiffre n’est fiable que si les absences sont saisies au fil de l’eau, ce que la gestion des absences des usagers transportés rend rapide : aujourd’hui, demain, le reste de la semaine, avec le nom de la personne qui a prévenu.
Sous le taux, la liste des absents du jour évite les allers-retours entre bureaux. L’éducatrice qui cherche Inès sait en un regard que sa mère a appelé à 7 h 15. Le chef de service qui prépare un atelier sait combien de jeunes il aura. Notre article sur le taux de présence quotidien des usagers explique pourquoi ce chiffre, suivi dans le temps, dit beaucoup de l’organisation d’un établissement.
Suivre les tournées en temps réel, par les pointages
Pour chaque tournée du jour, le tableau de bord affiche l’avancement des pointages : tant d’arrêts traités sur tant de prévus. Un arrêt est traité quand le chauffeur a appuyé sur Pris en charge, Absent ou Refus dans son application. Vous voyez donc qu’une tournée a pris du retard, qu’une autre est terminée, ou qu’une troisième n’a encore rien pointé alors qu’elle aurait dû partir.
Ce suivi des tournées en temps réel repose sur les pointages, pas sur une balise. NavigoMédic ne suit pas les véhicules en permanence : il connaît la position du téléphone au moment de chaque pointage, et rien entre deux arrêts. C’est un choix assumé, plus respectueux des chauffeurs, et suffisant pour piloter la matinée. Le fonctionnement détaillé est décrit sur la page du pointage géolocalisé des prises en charge.
Pointages
Les alertes qui méritent un coup de fil
Tournée sans chauffeur. Une tournée du jour n’a personne d’affecté : remplacement oublié, congé mal reporté. Mieux vaut le découvrir à 7 h qu’à 8 h 30, quand les familles appellent.
Pointage hors zone. Le téléphone du chauffeur se trouvait à plus de 300 mètres de l’adresse prévue au moment du pointage. Ce n’est pas une accusation : une rue en sens unique, une prise en charge chez une grand-mère ou un signal de mauvaise qualité l’expliquent souvent. C’est une question à poser, tant que tout le monde se souvient de la matinée.
Le montant des litiges détectés ce mois-ci
Le tableau de bord affiche aussi ce que l’audit automatique des factures de transport a relevé depuis le début du mois : le montant contesté sur les factures déjà importées, toutes règles confondues. Courses facturées pour un usager absent, kilométrages hors tolérance, courses sans pointage : le détail reste dans l’écran d’audit, le total est sous vos yeux.
Ce compteur change la place du transport dans les conversations de direction. Les ordres de grandeur du secteur évoquent 5 à 10 % de surfacturation. Pour un établissement qui dépense 150 000 € par an en taxis et transporteurs, cela représente 7 500 à 15 000 € par an, à comparer aux 4 188 € HT annuels de la Formule Pro. Le compteur mensuel permet de vérifier, mois après mois, où vous vous situez réellement. La méthode de calcul complète figure sur notre page consacrée au retour sur investissement du logiciel de transport.
Des indicateurs transport pour l’établissement, sans usine à gaz
Chaque profil regarde le même écran avec ses propres questions. La coordination transport surveille l’avancement et les alertes. Le secrétariat vérifie la liste des absents. La direction suit le montant des litiges, et le taux de présence comme signe de l’activité. Notre page sur le logiciel transport pour directeur d’établissement détaille l’usage qu’en fait une équipe de direction.
Ce que le tableau de bord ne fait pas
C’est un écran de pilotage du jour et du mois en cours. Il ne remplace pas un rapport annuel. Pour les bilans du CPOM ou du rapport d’activité, le rapport d’activité transport, inclus à partir de la Formule Pro, regarde en arrière sur un mois, un trimestre ou une année, et le reporting consolidé fait de même pour toute une association. Notre guide des indicateurs de pilotage du transport propose une sélection raisonnable : coût par usager, taux de présence, part des montants contestés.
Le tableau de bord n’affiche pas non plus de position de véhicule sur une carte en direct, ni de prévision d’arrivée. Il dit ce qui a été pointé, quand et où : des faits, pas des estimations. Pour voir comment il s’articule avec les autres modules, la page des fonctionnalités de NavigoMédic présente l’ensemble.
Comment est calculé le taux de présence du jour ?
Il rapporte le nombre d’usagers présents au nombre d’usagers attendus, en tenant compte des absences enregistrées. Avec 60 usagers attendus et 6 absences, il affiche 90 %. Il reflète la réalité si les absences sont saisies dès l’appel des familles.
Le suivi des tournées en temps réel utilise-t-il le GPS des véhicules ?
Non. L’avancement est calculé à partir des pointages du chauffeur, chacun horodaté et géolocalisé au moment où il est fait. Le logiciel ne suit pas le véhicule entre deux arrêts.
Où voir le montant des litiges détectés ?
Le tableau de bord affiche le total contesté du mois en cours sur les factures déjà auditées. Le détail ligne par ligne, avec le motif de chaque litige, se trouve dans l’écran d’audit des factures.
Quels indicateurs transport suivre dans un établissement ?
Au quotidien : présence du jour, avancement des tournées, alertes. Chaque mois : montant des litiges et part contestée de la facture. Sur l’année : coût par usager et évolution des dépenses, à construire à partir des synthèses d’audit.
Voyez votre matinée transport sur un seul écran
Nous vous montrons le tableau de bord avec des tournées et des pointages réalistes, puis l'audit qui alimente le compteur de litiges. Ou commencez par l'audit gratuit d'un mois de factures.