Glossaire du transport adapté médico-social

Ce glossaire du transport adapté médico-social réunit les sigles et le vocabulaire que l’on croise dès qu’il s’agit d’emmener des enfants et des adultes en situation de handicap entre leur domicile et leur établissement. Établissements, financements, véhicules, facturation, données : chaque terme est défini en quelques lignes, avec un renvoi vers la page qui le traite plus en profondeur.

Les définitions restent volontairement générales. Pour tout ce qui touche à la réglementation, les textes évoluent et les pratiques varient selon les départements et les conventions locales : vérifiez toujours les règles en vigueur avant de vous appuyer sur une définition dans un document officiel. Les termes propres au logiciel sont signalés comme tels.

Établissements et services : le lexique des ESMS

Les sigles des structures médico-sociales sont nombreux et se ressemblent. Voici ceux qui organisent le plus souvent un transport quotidien de leurs usagers.

ESSMS et ESMS

Les établissements et services sociaux et médico-sociaux forment une famille de structures dont les catégories sont énumérées par le code de l’action sociale et des familles. On emploie souvent le sigle ESMS pour désigner la partie médico-sociale. Ces structures font l’objet d’une évaluation périodique de la qualité de leurs prestations, dans laquelle le transport a toute sa place, comme le montre notre article sur le transport et l’évaluation des ESSMS.

IME

L’institut médico-éducatif accueille des enfants et des adolescents en situation de handicap et leur propose un accompagnement éducatif, thérapeutique et scolaire. Beaucoup fonctionnent en externat, ce qui suppose des trajets matin et soir pour chaque jeune. Les particularités de ces tournées sont décrites sur la page consacrée au transport des enfants en IME.

SESSAD

Le service d’éducation spéciale et de soins à domicile intervient dans les lieux de vie de l’enfant : domicile, école, crèche, centre de loisirs. Ses trajets sont plus irréguliers que ceux d’un établissement, avec des horaires qui changent selon les jours. La page sur le transport en SESSAD détaille ces contraintes.

FAM

Le foyer d’accueil médicalisé reçoit des adultes en situation de handicap qui ont besoin d’une aide pour les actes essentiels de la vie courante et d’un accompagnement médical régulier. On rencontre aussi l’appellation d’établissement d’accueil médicalisé. Les déplacements y concernent souvent des personnes en fauteuil.

MAS

La maison d’accueil spécialisée accueille des adultes dont la situation de handicap demande une aide humaine pour la plupart des gestes du quotidien et une présence constante. Les transports y sont moins quotidiens qu’en externat, mais chaque trajet exige une préparation soignée, ce que décrit la page sur le transport en MAS.

ITEP et DITEP

L’institut thérapeutique, éducatif et pédagogique accompagne des enfants, des adolescents et de jeunes adultes qui rencontrent des difficultés importantes dans leur vie sociale et leurs apprentissages. Le DITEP désigne un fonctionnement en dispositif, qui permet de passer d’une modalité d’accompagnement à une autre. Les incompatibilités entre jeunes y pèsent lourd dans la composition des tournées.

IEM et EEAP

L’institut d’éducation motrice accueille des enfants et adolescents en situation de handicap moteur ; l’établissement pour enfants et adolescents polyhandicapés accompagne des jeunes qui ont besoin d’une aide constante. Dans les deux cas, les emplacements fauteuil et l’arrimage occupent une place centrale, comme l’explique la page sur le transport en IEM et EEAP.

ESAT

L’établissement et service d’accompagnement par le travail, longtemps appelé « d’aide par le travail », permet à des adultes en situation de handicap d’exercer une activité professionnelle dans un cadre adapté. Les travailleurs d’ESAT se déplacent souvent seuls, mais une partie d’entre eux dépend d’un transport organisé, aux horaires d’une journée de travail.

Association gestionnaire

Organisme, le plus souvent associatif, qui porte juridiquement un ou plusieurs établissements. Lorsqu’elle gère plusieurs structures, la question de la mutualisation des transports et d’un pilotage commun se pose vite, comme le montre la page sur le logiciel de transport pour association gestionnaire.

Pilotage, financement et achat du transport

Les termes qui reviennent dans les échanges avec les autorités, dans les rapports d’activité et lors du choix d’un transporteur.

ARS

L’agence régionale de santé autorise et finance une grande partie des établissements médico-sociaux, seule ou conjointement avec le conseil départemental selon les catégories. Les modalités de financement du transport des usagers varient selon le type de structure ; notre page sur le financement du transport des usagers en ESMS en présente les grands principes.

CPOM

Le contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens lie un organisme gestionnaire à ses autorités de tarification sur plusieurs années. Il fixe des objectifs, des moyens et des indicateurs de suivi. Le transport y apparaît de plus en plus, à travers le coût par usager ou le temps de trajet, ce que développe la page sur le CPOM et les indicateurs de transport.

MDPH et CDAPH

La maison départementale des personnes handicapées accueille les demandes des familles ; en son sein, la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées prend notamment les décisions d’orientation vers un établissement ou un service. C’est souvent cette orientation qui crée, en aval, un besoin de transport.

Accord-cadre

Forme de contrat de la commande publique qui fixe les règles d’une relation avec un ou plusieurs prestataires pour une durée donnée, les besoins précis étant commandés au fil de l’eau. Les établissements soumis à ces règles y recourent pour le transport, comme l’explique notre article sur l’accord-cadre de transport adapté.

Établissement donneur d’ordre

L’établissement qui commande les courses et les paie, par opposition au transporteur qui les exécute et les facture. NavigoMédic est un outil de donneur d’ordre : il sert à organiser et à vérifier, pas à gérer une flotte de taxis.

Taux de présence

Part des usagers attendus qui sont effectivement présents un jour donné. C’est l’indicateur qui relie le transport à l’activité de l’établissement, et celui qui révèle les jours où des courses risquent d’être faites à vide. Notre article sur le taux de présence quotidien des usagers explique comment le suivre.

Vocabulaire du transport adapté : véhicules et tournées

Les mots du quotidien des coordinateurs et des chauffeurs, depuis le type de véhicule jusqu’à l’ordre de passage.

TPMR

Transport de personnes à mobilité réduite. Le sigle désigne à la fois l’activité et les véhicules aménagés pour elle : rampe ou élévateur, emplacements prévus pour un fauteuil, systèmes d’ancrage. Si l’on cherche une définition TPMR utile au quotidien, retenons qu’il s’agit d’un transport non sanitaire, centré sur l’accessibilité. Les règles propres à ces véhicules sont résumées sur la page de la réglementation des véhicules TPMR.

VSL

Le véhicule sanitaire léger appartient à une entreprise de transport sanitaire agréée et sert au transport assis de patients, sur prescription médicale. Il relève donc du transport sanitaire, à ne pas confondre avec le transport adapté organisé par un établissement médico-social pour les trajets quotidiens.

Taxi conventionné

Taxi ayant signé une convention avec l’Assurance maladie pour transporter des patients assis. Quand il intervient pour un établissement médico-social, les conditions de son intervention dépendent généralement du contrat passé avec l’établissement. Les nuances sont expliquées sur la page consacrée aux taxis conventionnés et au transport en établissement.

Tournée

Ensemble ordonné d’arrêts confié à un véhicule et à un chauffeur pour un trajet aller ou retour. On parle aussi de circuit. Une bonne tournée concilie la distance parcourue, la capacité du véhicule et le temps passé à bord par chacun, comme le détaille notre guide pour organiser les tournées de ramassage.

Temps à bord

Durée qui sépare la prise en charge d’un usager de son arrivée à destination. Dans NavigoMédic, chaque personne a son propre plafond, fixé à 45 minutes tant qu’on ne le modifie pas et ajustable entre 10 et 120 minutes. Notre article sur le temps de trajet maximum d’un enfant discute ce repère.

Accompagnateur

Personne présente à bord en plus du chauffeur pour veiller sur un ou plusieurs usagers pendant le trajet. Dans le calcul des tournées, un accompagnateur occupe une place assise. Notre article sur l’accompagnateur à bord et le moment de le prévoir aide à décider.

Emplacement fauteuil

Place d’un véhicule aménagée pour accueillir une personne qui reste dans son fauteuil roulant pendant le trajet. Le logiciel distingue ces emplacements des places assises et les réserve en priorité aux usagers en fauteuil.

Arrimage

Fixation du fauteuil roulant au plancher du véhicule par des ancrages, complétée par une ceinture de sécurité adaptée pour la personne. Un arrimage mal réalisé expose l’usager à un risque réel en cas de freinage. Les bonnes pratiques sont reprises dans notre article sur l’arrimage du fauteuil roulant.

Rehausseur

Siège qui surélève un enfant pour que la ceinture passe correctement sur lui. Dans la fiche d’un usager, c’est l’une des mobilités que l’on peut indiquer, au même titre que « marchant » ou « fauteuil manuel ».

Incompatibilité

Dans NavigoMédic, déclaration selon laquelle deux usagers ne doivent jamais voyager dans le même véhicule, par exemple parce que la présence de l’un met l’autre en difficulté. Le moteur de groupage en tient compte systématiquement. Notre article sur les incompatibilités entre enfants dans le véhicule donne des exemples.

Géocodage

Conversion d’une adresse postale en coordonnées géographiques. Dans le logiciel, chaque adresse de ramassage est géocodée automatiquement à partir de la Base Adresse Nationale, ce qui permet de la placer sur la carte et de calculer les distances.

Distance théorique

Distance qu’un trajet devrait normalement représenter. Le logiciel la calcule par la route lorsqu’un serveur de calcul d’itinéraire est configuré, et l’estime sinon à partir de la distance à vol d’oiseau multipliée par 1,3. C’est elle qui sert de référence au contrôle du kilométrage facturé.

Pointage

Enregistrement par le chauffeur, sur son téléphone, de ce qui s’est passé à un arrêt : pris en charge, absent ou refus. Le pointage est horodaté et géolocalisé au moment où il est fait. Il constitue la preuve de passage décrite sur la page du pointage géolocalisé des prises en charge.

Course à vide et déplacement à vide

Une course à vide est un trajet effectué sans l’usager attendu, le plus souvent parce que son absence n’a pas été transmise à temps. Lorsque le chauffeur a pointé l’absence ou le refus, NavigoMédic parle de déplacement à vide et ne reconnaît que le forfait de prise en charge. Notre article sur le coût caché des courses à vide en mesure l’enjeu.

app.navigomedic.fr/tournees/circuit-centre-matin

Facturation et contrôle des courses

Le vocabulaire de la fin de mois, quand la facture du transporteur arrive et qu’il faut décider de ce qui sera payé.

Service fait

Principe selon lequel une dépense n’est payée qu’après avoir constaté que la prestation a bien été réalisée. Il est formalisé dans les règles de la comptabilité publique et s’applique, dans son esprit, à toute bonne gestion. Pour le transport, la constatation du service fait suppose de savoir si chaque course a eu lieu ; la page sur le contrôle du service fait dans le transport l’explique.

Bordereau du transporteur

Relevé détaillé des courses d’une période, joint à la facture ou tenant lieu de facture : date, usager, kilomètres, montant. C’est ce fichier, en CSV ou Excel, que l’on importe dans le logiciel pour l’audit.

Bordereau de contestation contradictoire

Document par lequel l’établissement expose au transporteur les courses qu’il conteste, avec les règles appliquées, en lui laissant un délai pour présenter ses observations. NavigoMédic le produit en PDF avec un délai de 30 jours et des zones de signature. Un exemple commenté figure dans notre article sur le modèle de bordereau de contestation.

Forfait de prise en charge

Montant fixe facturé pour chaque course, indépendamment de la distance, qui rémunère le déplacement jusqu’à l’usager et sa prise en charge. Il s’ajoute à la part kilométrique dans le calcul du prix d’un trajet.

Tarif kilométrique

Prix appliqué à chaque kilomètre parcouru avec l’usager. Le montant d’une course se calcule, dans sa forme la plus simple, comme le forfait plus le nombre de kilomètres multiplié par ce tarif. Notre guide pour calculer le coût d’un trajet par usager en donne des exemples.

Surfacturation

Écart entre ce qui est facturé et ce qui est réellement dû : course pour un usager absent, kilomètres en trop, ligne en double. Les ordres de grandeur du secteur la situent entre 5 et 10 % des montants facturés. Notre guide pour détecter une surfacturation de transport en recense les signes.

Litige kilométrage

Dans NavigoMédic, course dont le kilométrage facturé dépasse de plus de 15 % la distance théorique. Son montant est alors recalculé au tarif conventionné, à partir du forfait de prise en charge et des kilomètres théoriques.

Doublon

Course facturée deux fois pour le même usager et le même trajet. Comme un pointage ne justifie qu’une seule course, le logiciel fait ressortir la ligne en trop. Notre article sur les doublons de facturation dans le transport explique d’où ils viennent.

Requalification

Correction manuelle d’une ligne contestée, après échange avec le transporteur, lorsque celui-ci apporte un élément nouveau. Dans le logiciel, la justification de la requalification est conservée et consultable.

Empreinte SHA-256

Suite de caractères calculée à partir du contenu d’un fichier, qui change dès que le fichier est modifié, même d’un seul caractère. Le logiciel l’utilise pour archiver chaque facture importée et l’indiquer sur le bordereau de contestation.

Données personnelles et outils numériques

Les notions que l’on retrouve dans les échanges avec le délégué à la protection des données et dans la description d’un logiciel.

RGPD

Règlement général sur la protection des données, applicable dans l’Union européenne depuis 2018. Il encadre la collecte et l’usage des données personnelles, donc celles des usagers transportés et des chauffeurs. Notre page sur le RGPD et les données des usagers transportés en présente l’application au transport.

Minimisation

Principe du RGPD selon lequel on ne collecte que les données nécessaires à la finalité poursuivie. Pour le transport, cela signifie s’en tenir à ce qui sert au trajet. C’est le fil conducteur décrit sur la page sécurité et RGPD du logiciel de transport.

Donnée de santé

Information relative à la santé physique ou mentale d’une personne, qui bénéficie d’une protection renforcée. Une fiche de transport peut s’en passer : dire qu’une personne se déplace en fauteuil électrique suffit au chauffeur, sans qu’il soit utile d’en expliquer la raison.

HDS

Hébergeur de données de santé : prestataire certifié pour héberger des données de santé pour le compte de tiers. Un logiciel qui ne traite pas de données de santé n’a pas besoin d’y recourir pour ses données. Notre article sur l’hébergement HDS dans le transport précise le raisonnement.

PWA

Application web progressive : application qui s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sans passer par un magasin d’applications, et peut fonctionner en partie hors connexion. C’est la technologie de l’application chauffeur du transport adapté proposée par NavigoMédic.

API

Interface de programmation qui permet à deux logiciels d’échanger des données. NavigoMédic en propose une, protégée par un jeton porteur, aux transporteurs qui disposent de leur propre application, comme l’explique la page de l’API pour application mobile de transport.

Journal d’audit

Registre qui conserve la trace des créations, modifications, pointages, imports et exports, avec leur auteur et leur date. Il permet de répondre à la question « qui a fait quoi, et quand ? », par exemple lorsqu’une absence a été supprimée par erreur.

Questions sur le vocabulaire du transport adapté