Un contrat de transport se renouvelle souvent dans l’urgence, en reprenant le document précédent et en changeant les dates. C’est dommage : le cahier des charges transport adapté est le seul moment où l’établissement fixe, noir sur blanc, ce qu’il attend du transporteur et comment il pourra le vérifier. Ce guide propose une structure complète, insiste sur les exigences que l’on oublie le plus souvent, la traçabilité et le format des factures, et signale les points à faire valider par votre service juridique ou votre direction financière.
Pourquoi rédiger un cahier des charges transport soigné
Un cahier des charges vague produit des factures invérifiables. Si rien n’impose au transporteur une facture détaillée, il pourra vous adresser un total mensuel. Si rien ne prévoit de preuve de passage, chaque contestation reposera sur la parole de l’un contre celle de l’autre. Si le traitement des absences n’est pas décrit, chaque course à vide donnera lieu à une discussion.
Selon votre statut et le montant du marché, la consultation peut relever de règles de mise en concurrence précises. Le cadre général est présenté sur la page consacrée à la mise en concurrence du transport adapté ; vérifiez toujours les textes en vigueur et les seuils applicables à votre organisme.
La structure d’un cahier des charges transport adapté
Voici une trame en huit parties, qui peut servir de modèle de cahier des charges à adapter à votre établissement.
Objet et contexte
Présentation de l’établissement, des publics accueillis en termes logistiques, du calendrier d’ouverture et des horaires d’arrivée et de départ.
Périmètre et volumes
Nombre d’usagers, communes desservies, nombre de jours de fonctionnement, proportion d’usagers en fauteuil, besoins d’accompagnement. Donnez des volumes estimés, sans données nominatives.
Véhicules et chauffeurs
Capacités attendues en places assises et en emplacements fauteuil, équipements d’arrimage, stabilité des chauffeurs affectés, attentes en matière d’accueil.
Traçabilité des prises en charge
Modalités de preuve de passage du chauffeur, à chaque arrêt et pour chaque usager.
Traitement des absences
Canal de transmission, délai de prévenance, règles de facturation selon les cas.
Facturation
Tarifs, périodicité, format du détail des courses, délai de contestation.
Données personnelles
Données transmises, finalités, sécurité, durée de conservation.
Qualité, suivi et pénalités
Indicateurs suivis, réunions de bilan, conséquences d’un manquement répété.
Exigences transporteur : ce que l’on oublie le plus souvent
Une preuve de passage pour chaque usager
Exigez que chaque prise en charge soit pointée par le chauffeur au moment où elle a lieu : usager pris en charge, absent ou ayant refusé de monter, avec l’heure et la position. Une feuille de route signée en fin de journée ne remplit pas le même rôle. Si votre établissement utilise une application de pointage, précisez que les chauffeurs du titulaire devront l’utiliser ; si le transporteur dispose de sa propre application, prévoyez la transmission de ces pointages. NavigoMédic propose pour cela une API de transport adapté pour application mobile.
Une facture exploitable
Imposez une facture accompagnée d’un détail par course, dans un fichier tableur (CSV ou Excel) et non dans un PDF scanné. Listez les colonnes attendues :
- la date de la course ;
- le nom et le prénom de l’usager, orthographiés comme dans vos listes ;
- le sens du trajet, aller ou retour ;
- les kilomètres facturés ;
- le montant TTC de la course.
Cette seule clause change tout : elle rend possible un rapprochement automatique avec les présences, décrit dans notre guide pour contrôler les factures de taxis.
Une règle claire pour les absences
Décrivez le circuit de l’information, de l’appel de la famille au chauffeur, et ce qui est facturable dans chaque cas : absence transmise dans les délais, déplacement à vide constaté sur place, absence de dernière minute. Le circuit côté établissement est détaillé dans le guide pour signaler une absence d’usager au transporteur.
Clauses qualité transport et pénalités
Les clauses qualité donnent un contenu mesurable à des attentes souvent formulées en termes généraux. Plutôt que « ponctualité exigée », fixez une tolérance d’arrivée et la manière de la constater. Plutôt que « stabilité des équipes », demandez que tout changement de chauffeur soit signalé à l’avance avec les consignes d’accueil transmises.
Les pénalités, si vous en prévoyez, doivent rester proportionnées et s’appuyer sur des faits enregistrés. Des indicateurs simples, comme le taux de courses pointées ou le taux de litiges sur facture, servent de base au bilan trimestriel ; ils sont présentés dans le guide des indicateurs de pilotage du transport. Pour la rédaction du contrat lui-même, l’article sur les clauses essentielles d’un contrat de transport complète cette trame.
À faire valider. Les clauses de pénalités, de résiliation et de responsabilité engagent juridiquement l’établissement. Faites-les relire par votre service juridique ou votre organisme gestionnaire avant publication.
Données personnelles : ne transmettre que le nécessaire
Le transporteur a besoin d’un nom, d’une adresse de prise en charge, d’un contact et de consignes d’accessibilité. Il n’a pas besoin d’informations de santé. Précisez dans le cahier des charges les données transmises, leur usage limité à l’exécution du transport, leur sécurité et leur durée de conservation. Les principes sont développés sur la page consacrée au RGPD et aux données des usagers transportés.
Un cahier des charges transport adapté que vous pourrez contrôler
Un bon cahier des charges se juge à une question simple : à la fin du premier mois, pourrez-vous vérifier la facture ? Si la réponse est oui, le document a rempli son rôle. Si vous voulez voir ce que donne un contrôle sur des factures réelles avant de rédiger vos exigences, l’audit gratuit d’un mois de factures vous montre quelles informations manquent aujourd’hui. Les autres méthodes sont rassemblées dans le guide du transport adapté en établissement.
Comment rédiger un cahier des charges transport quand on part de zéro ?
Suivez une trame en huit parties : objet, périmètre, véhicules et chauffeurs, traçabilité, absences, facturation, données personnelles, qualité. Commencez par les volumes et les contraintes, puis précisez comment chaque exigence sera vérifiée.
Quelles exigences transporteur ne faut-il pas oublier ?
La preuve de passage pour chaque usager, la facture détaillée en format tableur, la règle de facturation des absences et l’information préalable en cas de changement de chauffeur.
Existe-t-il un modèle de cahier des charges pour le transport adapté ?
La trame proposée dans ce guide peut servir de base. Chaque établissement doit ensuite l’adapter à ses publics, à son territoire et aux règles de consultation qui s’appliquent à son statut.
Quelles clauses qualité prévoir dans un contrat de transport ?
Des clauses mesurables : tolérance de ponctualité, taux de courses pointées, délai d’information en cas de remplacement de chauffeur, réunion de bilan régulière. Les pénalités éventuelles doivent rester proportionnées.
Des exigences que vous pourrez vérifier chaque mois
Pointage des prises en charge, factures importées en CSV ou Excel, rapprochement avec les absences : découvrez en démonstration l'outil qui rend votre cahier des charges contrôlable.