Vous êtes celui ou celle que l’on appelle quand un véhicule tombe en panne, quand un nouvel usager arrive en cours d’année ou quand un chauffeur ne trouve pas une adresse. L’outil du coordinateur transport que nous avons conçu part de ce constat : votre métier consiste moins à dessiner des circuits qu’à les faire tenir, jour après jour, malgré tout ce qui bouge.
Le quotidien d’un coordinateur transport en IME
La fonction porte des noms variés selon les structures : coordinateur transport, référent logistique, cadre administratif chargé des déplacements. Parfois, c’est une partie du poste d’un chef de service. Le contenu, lui, se ressemble partout. En septembre, il faut tout reconstruire : nouveaux usagers, déménagements, changements d’emploi du temps. Le reste de l’année, il faut ajuster sans cesse.
Une journée type commence tôt. À 7 h, vous vérifiez que chaque tournée a son chauffeur. À 7 h 25, un transporteur prévient qu’un véhicule à emplacement fauteuil est immobilisé. À 8 h 10, une éducatrice demande pourquoi un enfant n’est pas encore arrivé. Dans l’après-midi, une famille signale un déménagement à la fin du mois, et un autre transporteur conteste par téléphone la façon dont vous avez compté ses kilomètres le mois précédent.
Chacune de ces situations a sa solution. Le problème, c’est qu’elles arrivent en même temps, et que l’information utile est éparpillée entre un tableur, une boîte mail, un cahier et votre mémoire.
Planifier les tournées en partant de vos contraintes réelles
Vous connaissez vos usagers mieux que n’importe quel algorithme. Le moteur de groupage n’est pas là pour décider à votre place ; il vous donne une première proposition solide, que vous corrigez ensuite. Il part de l’usager le plus éloigné, puis insère à la meilleure position celui qui allonge le moins le circuit, en respectant trois familles de contraintes.
- La capacité de chaque véhicule, en places assises et en emplacements fauteuil, un accompagnateur occupant une place assise.
- Le temps maximal à bord fixé pour chaque usager, 45 minutes par défaut, réglable de 10 à 120 minutes.
- Les incompatibilités entre usagers, qui ne se retrouvent jamais dans le même véhicule.
Le fonctionnement détaillé du moteur est décrit sur la page consacrée à l’optimisation des tournées de transport adapté. Pour les binômes qui ne doivent pas voyager ensemble, la page sur les incompatibilités entre usagers dans le transport explique comment les déclarer sans jamais en préciser la raison dans le logiciel.
Planification
Des circuits que vous relisez sur une carte avant de les valider
Les circuits proposés s’affichent sur une carte, avec des arrêts numérotés et une couleur par tournée. Vous déplacez un arrêt, retirez un usager, renommez un circuit, puis enregistrez. Les horaires sont calés sur l’heure d’arrivée à l’établissement le matin, et sur l’heure de départ pour le retour du soir, en ordre inversé.
Quand un usager ne peut être placé nulle part, il n’est pas casé de force : le logiciel vous indique pourquoi, qu’il s’agisse d’un trajet direct trop long, d’un véhicule inadapté ou d’une capacité insuffisante. Vous savez tout de suite s’il faut un véhicule de plus ou une dérogation.
La période la plus chargée reste la rentrée. Notre guide pour préparer le transport de la rentrée propose un rétroplanning de juin à septembre, avec les informations à collecter auprès des familles avant l’été.
Les imprévus du matin, sans passer la matinée au téléphone
La gestion quotidienne du transport, c’est d’abord une affaire de réaction. NavigoMédic ne fait pas disparaître les imprévus, mais il réduit le nombre de personnes à prévenir pour chacun d’eux.
Une absence de dernière minute
L’accueil enregistre l’absence au moment de l’appel. L’arrêt est retiré de la tournée du chauffeur, l’ordre de passage et les horaires sont recalculés. Vous n’avez rien à faire, sinon vérifier sur le tableau de bord que tout s’est bien passé. La façon dont l’accueil s’y prend est décrite sur la page consacrée au secrétariat et aux absences des usagers.
Un véhicule ou un chauffeur indisponible
Dans le détail de la tournée, vous changez le véhicule ou le chauffeur affecté et enregistrez. Le chauffeur habituel du véhicule est proposé par défaut, ce qui évite les erreurs quand vous travaillez vite. Si une tournée reste sans chauffeur, une alerte le signale sur le tableau de bord. Notre guide pour remplacer au pied levé un chauffeur ou un véhicule aborde aussi le cas où le véhicule de secours n’a pas le même nombre d’emplacements fauteuil.
Un usager qui n’est pas arrivé
Le suivi des pointages vous dit, arrêt par arrêt, qui a été pris en charge, à quelle heure et à quelle distance de l’adresse prévue. Si le chauffeur a pointé « Absent » ou « Refus », le motif s’affiche. Vous répondez à l’éducatrice sans appeler le transporteur.
Le lien avec les transporteurs
Vous êtes l’interlocuteur naturel des sociétés de transport. Dans le répertoire, chaque transporteur a sa fiche : SIRET, contacts, tarif de prise en charge, tarif kilométrique, véhicules avec leurs places assises et emplacements fauteuil, comptes des chauffeurs. Ces informations servent à la fois à la planification et au contrôle des factures. La page sur la gestion des transporteurs et véhicules TPMR les présente en détail.
Le responsable de chaque société dispose de son propre accès, limité aux tournées qui lui sont confiées. Il n’a plus besoin de vous appeler pour connaître l’ordre de passage du lendemain. Ce que la société de transport y gagne est expliqué sur la page destinée aux taxis, ambulances et TPMR travaillant avec un établissement.
En fin de mois, si une contestation porte sur un kilométrage, vous n’avez plus à défendre une estimation au doigt mouillé. La distance théorique est calculée par le logiciel, et le seuil de tolérance de 15 % est connu de tous. L’article sur le litige de kilométrage et le seuil de 15 % explique comment présenter ce point au transporteur.
Ce que l’outil du coordinateur transport change sur une année
Le gain le plus visible concerne le temps : un circuit qui demandait une demi-journée de tableur se construit en quelques minutes, puis se corrige à la main. Mais le changement le plus profond est ailleurs. Vous n’êtes plus la seule personne à savoir comment le transport fonctionne. Si vous êtes en congé, votre remplaçant trouve les circuits, les contraintes de chaque usager et l’historique des pointages au même endroit.
Le rôle de coordinateur transport donne accès à tout ce qui touche à l’organisation : usagers, tournées, optimiseur, absences, transporteurs. Le partage des droits avec les autres métiers est détaillé dans la présentation du logiciel transport pour chaque métier de l’établissement. Le plus simple pour vous faire une idée reste de voir vos propres circuits recalculés lors d’une démonstration du logiciel transport adapté.
Questions de coordinateurs
Un coordinateur transport en IME peut-il reprendre ses circuits existants ?
Oui. Vous pouvez saisir vos usagers et vos véhicules, lancer l’optimiseur pour comparer, puis réordonner à la main pour retrouver l’ordre auquel familles et chauffeurs sont habitués.
Comment planifier les tournées avec plusieurs usagers en fauteuil ?
Chaque véhicule est décrit avec ses places assises et ses emplacements fauteuil. Le moteur réserve ces emplacements en priorité aux usagers en fauteuil, et signale ceux qu’aucun véhicule adapté ne peut accueillir.
Que faire des imprévus du matin quand je ne suis pas encore au bureau ?
L’accueil saisit les absences, le chauffeur pointe sur son téléphone et le tableau de bord signale les tournées sans chauffeur ou les pointages hors zone. En arrivant, vous voyez d’un coup d’œil ce qui s’est passé.
Les distances sont-elles calculées sur la route ?
Avec un serveur de calcul d’itinéraires configuré, oui. À défaut, le logiciel utilise une estimation fondée sur la distance à vol d’oiseau multipliée par 1,3.
Voyez vos circuits recalculés en direct
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