Le RGPD et les données des usagers transportés forment un sujet que l’on traite souvent trop tard, au moment où un transporteur réclame « la liste complète » ou où une famille demande ce que l’on sait de son enfant. Pourtant, la logique est simple : pour faire monter une personne dans le bon véhicule, à la bonne heure, il faut peu d’informations. Tout l’enjeu consiste à s’en tenir là, à les protéger et à encadrer leur circulation entre l’établissement, les transporteurs et les chauffeurs.
Votre analyse reste indispensable. Cette page présente les principes du RGPD appliqués au transport. La qualification exacte des traitements, les rôles de chacun et les durées de conservation relèvent de votre registre et de l’avis de votre délégué à la protection des données. Vérifiez aussi les recommandations à jour de la CNIL et vos conventions avec les transporteurs.
Quelles données personnelles pour le transport des usagers ?
Partez du trajet, pas du dossier. Pour aller chercher Léa chaque matin, le chauffeur a besoin de son nom, de l’adresse de ramassage, de l’heure, de son mode de déplacement, de savoir si un adulte l’accompagne et de quelques consignes pratiques : sonner à l’interphone du bâtiment B, attendre que sa mère descende, installer le rehausseur. L’établissement, lui, a besoin d’un contact légal joignable et de la liste des jours de présence.
Tout le reste, et notamment ce qui figure dans le projet personnalisé ou le dossier de l’usager, n’a rien à faire dans l’outil de transport. Ni diagnostic, ni traitement, ni compte rendu, ni comportement décrit en termes cliniques. Une consigne utile se formule en termes concrets : « ne pas asseoir à côté de la fenêtre », « prévoir du temps à la montée ».
Minimisation des données de transport : la règle qui simplifie tout
Le principe de minimisation du RGPD impose de ne collecter que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité. Appliqué au transport, il protège les personnes, mais il protège aussi l’établissement : moins il y a de données sensibles dans l’outil, moins les risques et les obligations associés sont lourds.
Fiche usager
Une fiche usager strictement logistique
La fiche usager de NavigoMédic a été conçue autour de cette règle. Elle contient l’identité, l’adresse de ramassage géocodée, le mode de déplacement, le temps maximal à bord, la présence d’un accompagnateur, le contact légal et des notes d’accessibilité.
- Les termes médicaux sont refusés à la saisie des notes.
- Les absences portent un motif non médical.
- Aucun champ n’est prévu pour un diagnostic ou un traitement.
Chaque champ, et l’usage qui en est fait, est décrit sur la page consacrée à la fiche usager du transport adapté.
Et les données de santé dans le transport ?
Les données de santé appartiennent aux catégories particulières que l’article 9 du RGPD protège plus strictement. Leur hébergement pour le compte d’un tiers peut en outre relever de règles spécifiques en France. NavigoMédic ne traite pas de données de santé : il se limite à des informations logistiques. Votre délégué à la protection des données appréciera la manière de qualifier, dans votre registre, une mention comme « se déplace en fauteuil roulant », que le logiciel enregistre uniquement pour réserver le bon emplacement dans le véhicule. Notre article l’hébergement HDS est-il obligatoire pour le transport revient sur cette question.
Transporteurs et chauffeurs : qui voit quoi
Lorsque l’établissement transmet à un transporteur des données sur ses usagers pour qu’il réalise le transport, la société agit en général pour le compte de l’établissement. Elle est alors souvent qualifiée de sous-traitante, ce qui suppose un contrat comportant les clauses prévues par l’article 28 du RGPD : instructions, confidentialité, sécurité, sort des données en fin de contrat. Cette qualification se vérifie au cas par cas ; elle mérite une ligne dans votre contrat de transport adapté avec un transporteur.
Le cloisonnement des accès compte autant que le contrat. Un fichier Excel envoyé par courriel à toute une société de taxi circule, se copie et s’oublie dans une boîte de réception. Dans NavigoMédic, le responsable d’un transporteur ne voit que les tournées de sa société, et le chauffeur n’accède qu’à sa tournée du jour, dans son application. Les six profils sont décrits sur la page des droits d’accès du logiciel de transport.
La position des chauffeurs
Le pointage enregistre la position du téléphone au moment de la prise en charge, et seulement à ce moment-là. Il n’y a pas de suivi permanent du véhicule. C’est un point à expliquer aux chauffeurs, qui sont eux aussi des personnes concernées : la donnée sert à prouver un passage, pas à surveiller une journée de travail. Le fonctionnement est détaillé sur la page du pointage géolocalisé des prises en charge.
Durées de conservation et traçabilité
Le RGPD ne fixe pas de durée de conservation universelle : il demande de définir une durée proportionnée à chaque finalité. Pour le transport, plusieurs logiques coexistent. Les données de planification n’ont d’utilité que tant que l’usager est accompagné. Les pièces qui justifient un paiement, en revanche, suivent les règles de conservation des pièces comptables et peuvent devoir être gardées plusieurs années. Les traces de pointage, enfin, servent de preuve en cas de contestation et doivent rester disponibles tant qu’un litige est possible. Notre article sur la durée de conservation des données de transport propose une grille de réflexion.
La traçabilité fait partie de la sécurité. Le journal d’audit de NavigoMédic enregistre les créations, modifications, pointages, imports et exports : vous savez qui a consulté ou exporté quoi, et quand. Les autres mesures, comme la limitation des tentatives de connexion ou la fermeture des sessions après un changement de mot de passe, sont présentées sur la page sécurité et RGPD du logiciel de transport.
Information des familles et RGPD
Les personnes dont les données sont traitées doivent en être informées : qui traite, pour quoi faire, avec qui les données sont partagées, combien de temps, et comment exercer leurs droits. Pour le transport, cette information trouve naturellement sa place dans le livret d’accueil, le règlement de fonctionnement ou une notice remise à l’inscription. Mentionnez clairement que les transporteurs reçoivent les informations nécessaires au trajet. La page sur l’information des familles sur le transport aborde aussi les règles de prévenance des absences, et la page réglementation du transport des usagers en ESMS situe ce sujet dans l’ensemble du cadre.
Quelles données personnelles faut-il pour le transport des usagers ?
Celles qui servent au trajet : identité, adresse de ramassage, mode de déplacement, accompagnement, contact légal, jours de présence et quelques consignes pratiques. Les informations médicales n’en font pas partie.
Faut-il des données de santé pour organiser le transport ?
Non. Une consigne pratique suffit au chauffeur : il a besoin de savoir comment installer la personne, pas pourquoi. NavigoMédic refuse les termes médicaux dans les notes et ne traite pas de données de santé.
Le transporteur est-il sous-traitant au sens du RGPD ?
Souvent, lorsqu’il traite les données des usagers pour le compte de l’établissement et sur ses instructions. La qualification dépend toutefois de la situation : faites-la valider par votre délégué à la protection des données et prévoyez les clauses adaptées dans le contrat.
Comment informer les familles au titre du RGPD ?
Par une mention claire dans les documents remis à l’admission : finalité du traitement, destinataires dont les transporteurs, durée de conservation et droits des personnes, avec le contact à utiliser pour les exercer.
Un outil de transport sans données de santé
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