Lors du choix d’un outil de planification, la question revient presque toujours en comité de direction : faut-il un hébergement HDS pour le transport des usagers ? Le réflexe est compréhensible. Vous accompagnez des personnes en situation de handicap, votre dossier usager est hébergé chez un prestataire spécialisé, alors pourquoi l’outil des tournées échapperait-il à la règle ? La réponse tient en une idée : ce n’est pas le secteur qui déclenche l’obligation, c’est la nature des données hébergées.
HDS obligatoire ou non : à quoi sert ce dispositif
Le Code de la santé publique encadre l’hébergement des données de santé à caractère personnel recueillies à l’occasion d’activités de prévention, de soins ou de suivi social et médico-social. Lorsqu’un organisme confie ces données à un prestataire extérieur pour qu’il les stocke ou les fasse fonctionner, ce prestataire doit répondre à un référentiel spécifique et démontrer sa conformité auprès d’un organisme indépendant.
Le dispositif vise un objectif précis : garantir que des informations sur l’état de santé des personnes sont conservées par des acteurs qui offrent des garanties élevées de sécurité, de disponibilité et de confidentialité. Il s’ajoute au RGPD, il ne le remplace pas.
Le suivi médico-social figurant dans le champ, les établissements et services du secteur sont naturellement concernés pour une partie de leurs outils. Ce constat ne dit pas encore lesquels.
Le critère décisif : la nature des données, pas le secteur
Un établissement médico-social utilise une multitude de logiciels : paie, comptabilité, messagerie, gestion des achats, planning du personnel. Personne ne songe à exiger un hébergeur de données de santé pour le logiciel de paie, alors qu’il est utilisé dans le même établissement. Le raisonnement à appliquer à l’outil de transport est le même : quelles données contient-il réellement ?
Le dossier de l’usager, lui, est concerné
Votre dossier usager informatisé contient des projets personnalisés, des comptes rendus, parfois des éléments médicaux. S’il est hébergé à l’extérieur, le recours à un hébergeur de données de santé est la règle, et votre éditeur vous l’a probablement déjà présenté. C’est précisément parce que ce dossier existe, et qu’il est protégé en conséquence, que l’outil de transport n’a pas à en reprendre le contenu.
Logiciel transport et HDS : le raisonnement pour un outil logistique
Un logiciel de tournées bien conçu manipule des données logistiques : l’identité de la personne, l’adresse de ramassage, l’horaire, le type de place nécessaire (assise, fauteuil, rehausseur), la présence d’un accompagnateur, un contact légal, les absences, les pointages des chauffeurs et les lignes des factures. Aucune de ces informations ne décrit l’état de santé de la personne. Le fait de transporter quelqu’un en fauteuil indique un besoin d’équipement, pas une information médicale, à condition de s’en tenir à cette mention.
Dans ces conditions, l’outil sort en principe du champ du dispositif HDS. NavigoMédic a été pensé sur cette base : le logiciel ne traite pas de données de santé, les fiches usagers restent strictement logistiques et les termes médicaux sont refusés dans les notes d’accessibilité. Il n’est donc pas nécessaire de recourir à un hébergeur HDS pour ces données. Les raisons de ce choix de conception sont développées dans notre article sur le RGPD et l’absence de données de santé dans le transport.
Deux nuances méritent d’être posées clairement. D’abord, cette analyse vaut pour les données que l’outil est conçu pour recevoir : si quelqu’un saisit des informations médicales dans un champ libre ou dans un fichier joint, la situation change. Ensuite, la qualification finale appartient à l’établissement, responsable du traitement, qui doit la documenter avec son DPO.
Hébergement des données logistiques de transport : ce qu’il faut exiger
Sortir du champ HDS ne veut pas dire héberger n’importe comment. Les données logistiques restent des données personnelles, souvent celles de mineurs ou de majeurs protégés, et le RGPD impose une sécurité adaptée. Les exigences raisonnables à formuler auprès d’un éditeur sont connues :
- un contrat qui précise le rôle de sous-traitant de l’éditeur, les mesures de sécurité et le sort des données en fin de contrat ;
- la localisation de l’hébergement et des sauvegardes, ainsi que la liste des éventuels sous-traitants ultérieurs ;
- une authentification robuste, avec limitation des tentatives de connexion et réinitialisation sécurisée du mot de passe ;
- des droits d’accès par rôle et, pour un gestionnaire, un cloisonnement entre établissements ;
- une traçabilité des opérations sensibles, consultable par l’établissement.
Sur ces points, NavigoMédic propose six rôles distincts, un fonctionnement multi-établissements aux données cloisonnées et un journal d’audit des créations, modifications, pointages, imports et exports. L’ensemble des mesures est décrit sur la page sécurité et RGPD.
Hébergeur de données de santé : les questions à poser avant de signer
Plutôt que de demander « êtes-vous HDS ? », posez des questions qui obligent l’éditeur à décrire son produit. Elles feront aussi apparaître les cas où un hébergeur de données de santé serait réellement nécessaire.
- Quelles catégories de données le logiciel est-il conçu pour recevoir, et lesquelles refuse-t-il ?
- Existe-t-il des champs libres ou des pièces jointes où une information médicale pourrait être déposée, et comment est-ce limité ?
- Qui, chez le transporteur, voit quelles informations ? Un responsable de société accède-t-il à d’autres circuits que les siens ?
- Comment l’éditeur accompagne-t-il l’établissement dans la mise à jour du registre des traitements ?
Ces questions s’intègrent naturellement à une grille de sélection plus large ; notre page pour choisir un logiciel de transport adapté en propose une. Le dossier de la page RGPD et données des usagers transportés complète l’analyse côté établissement.
Prenez enfin le cas d’une association qui souhaite ajouter un champ « consignes en cas de malaise » à son outil de transport. La demande est légitime sur le fond, mais elle ferait basculer l’outil dans une autre catégorie. La bonne réponse consiste souvent à laisser ces consignes dans le dossier de l’usager et à prévoir, côté transport, un simple réflexe : appeler le responsable dont le numéro figure dans l’application du chauffeur.
Les éléments ci-dessus présentent un raisonnement général et non une position juridique définitive. Le périmètre exact du dispositif HDS et son application à votre situation doivent être vérifiés dans les textes en vigueur, avec votre DPO ou un conseil spécialisé.
Questions fréquentes
Un établissement médico-social doit-il toujours recourir à un hébergeur HDS ?
Pour les outils qui hébergent des données de santé à l’extérieur, comme le dossier usager, c’est la règle. Pour un outil qui ne contient que des données logistiques, l’obligation ne s’applique pas en principe. Tout repose sur l’inventaire des données réellement traitées.
Un logiciel de transport HDS est-il plus sûr ?
Pas forcément pour l’usage qui vous intéresse. Un outil qui ne collecte pas d’information médicale réduit le risque à la source : il n’y a rien de médical à protéger ni à divulguer. La sécurité générale, les droits d’accès et la traçabilité restent en revanche indispensables.
Le choix d'un outil sans données de santé change-t-il son prix ?
Il évite surtout des contraintes inutiles. Pour NavigoMédic, les prix sont publics, de 149 € HT par mois en Starter à 790 € HT pour un pôle associatif en formule Groupe, comme indiqué sur la page des tarifs du logiciel.
Un outil de tournées pensé sans données de santé
Voyez en démonstration ce que contient réellement une fiche usager dans NavigoMédic, qui y accède et comment chaque opération est tracée.
