Fixer une durée de conservation des données de transport paraît simple jusqu’au moment où l’on dresse la liste de ce que l’on garde : fiches d’usagers partis depuis trois ans, tableurs d’absences de 2019, factures, pointages, bordereaux de contestation. Chaque catégorie répond à un besoin différent, et donc à une durée différente. Le RGPD ne donne pas de chiffre pour le transport médico-social ; il impose une logique. Voici comment l’appliquer sans inventer de règle ni tout garder « au cas où ».
Le principe : garder le temps nécessaire, pas davantage
Le RGPD pose une règle simple dans son énoncé : les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. C’est au responsable de traitement, ici l’établissement ou l’association, de fixer ces durées, de les justifier et de les inscrire dans son registre.
En pratique, on distingue trois temps :
- la base active, où les données servent au quotidien (planifier, pointer, contrôler) ;
- l’archivage intermédiaire, où elles ne servent plus mais doivent rester disponibles pour une obligation légale ou un éventuel contentieux, avec un accès restreint ;
- la suppression ou l’anonymisation, une fois ces besoins éteints.
Le cadre général des données des usagers transportés est présenté sur notre page RGPD et données des usagers transportés.
Durée de conservation des données de transport, catégorie par catégorie
Les repères qui suivent décrivent une logique, pas des durées réglementaires. Ils servent de base de discussion avec votre DPO.
Les fiches usagers
Elles sont utiles tant que la personne est transportée. Après sa sortie de l’établissement, rien ne justifie de conserver indéfiniment son adresse et ses besoins de transport dans l’outil de planification. Une période courte peut se défendre, par exemple pour traiter les dernières factures ou un retour imprévu, puis la fiche doit sortir de la base active. Moins une fiche contient d’informations, plus cette étape est simple : c’est l’un des bénéfices d’une fiche limitée aux données logistiques, comme l’explique notre article sur les fiches de transport sans donnée de santé.
Combien de temps garder les pointages ?
Les pointages des chauffeurs ont deux usages : organiser la journée et prouver qu’une course a eu lieu. Le second les rattache au cycle de la facture : ils doivent rester disponibles tant que la facture correspondante peut être contrôlée, contestée ou discutée. Le pointage géolocalisé de NavigoMédic n’enregistre la position du téléphone qu’au moment de la prise en charge, pas en continu, ce qui limite déjà le volume de données concernant les chauffeurs. Notre article sur le pointage comme preuve de passage détaille son rôle dans le contrôle.
Les absences et les plannings
Ils servent au contrôle des factures du mois et, de façon agrégée, au suivi d’indicateurs comme le taux de présence. Une fois les statistiques produites, le détail nominatif ancien a rarement une utilité.
Archivage des factures et des pièces de contrôle
Les factures et les pièces justificatives de la dépense obéissent à des règles qui dépassent le RGPD : obligations comptables et fiscales pour toutes les structures, réglementation des archives publiques pour les établissements publics. Ces durées sont souvent plus longues que celles des données opérationnelles et doivent être vérifiées avec votre expert-comptable, votre comptable public ou votre service d’archives.
La question pratique est celle de la cohérence : si une facture est conservée, les éléments qui ont fondé sa contestation doivent pouvoir être retrouvés. NavigoMédic archive le fichier original de chaque relevé importé avec son empreinte SHA-256, et le bordereau de contestation porte lui aussi une empreinte : vous pouvez démontrer que le document n’a pas été modifié depuis. La démarche de contestation elle-même est décrite dans le guide pour contester une facture de transporteur.
Organiser la purge des données
Les durées n’ont de sens que si quelqu’un les applique. La purge des données gagne à être programmée, par exemple chaque été, entre la fin de l’année et la préparation de la rentrée :
- le coordinateur transport dresse la liste des usagers sortis et des transporteurs qui n’interviennent plus ;
- la direction valide les suppressions ou les mises en archive, en lien avec le DPO ;
- les copies dispersées sont traitées : exports enregistrés sur un poste, tableurs envoyés par courriel, impressions oubliées dans une armoire ;
- l’opération est consignée, pour pouvoir en rendre compte.
Le troisième point est le plus souvent oublié. Le journal d’audit de NavigoMédic trace les exports, ce qui aide à savoir quelles copies ont pu circuler hors de l’outil. Les autres mesures de protection sont décrites sur la page sécurité et RGPD.
Droits des familles : accès, rectification, effacement
Les personnes accompagnées et, selon les cas, leurs représentants légaux disposent de droits sur leurs données : être informés, y accéder, les faire rectifier, demander leur effacement ou s’opposer à certains traitements. Ces droits s’exercent dans les conditions et les délais fixés par le RGPD.
Deux situations reviennent souvent. Une famille demande quelles informations le transporteur détient sur son enfant : la réponse est plus simple si l’outil est cloisonné et si chaque transporteur ne voit que ses propres tournées. Une autre souhaite l’effacement immédiat après la sortie de son enfant : il peut être accordé pour la fiche de transport, mais pas forcément pour les factures et pièces que l’établissement doit conserver. Expliquer cette différence fait partie de l’information des familles sur le transport.
Aucune durée n’est indiquée ici à dessein : elles dépendent de votre statut, de vos obligations comptables et de l’analyse de vos traitements. Vérifiez les textes en vigueur et les recommandations de la CNIL, et arrêtez vos durées avec votre DPO ou un conseil spécialisé.
Questions fréquentes
Existe-t-il une durée légale unique pour les données de transport ?
Non. Le RGPD impose une durée proportionnée à la finalité, sans fixer de chiffre pour le transport des usagers. Les pièces comptables, elles, relèvent de règles spécifiques. Chaque catégorie de données doit donc avoir sa propre durée, justifiée dans le registre.
Combien de temps garder les pointages des chauffeurs ?
Au moins tant qu’ils peuvent servir à justifier ou contester une facture. Au-delà, leur conservation nominative doit être justifiée par un autre besoin. Fixez cette durée avec votre DPO.
Une famille peut-elle demander la suppression des données de son enfant ?
Elle peut exercer son droit à l’effacement. Il s’applique aux données qui ne sont plus nécessaires, comme la fiche de transport après la sortie, mais trouve ses limites lorsque l’établissement doit conserver certaines pièces. Pour voir comment l’information est organisée dans l’outil, une démonstration de NavigoMédic est possible.
Des données de transport sobres et traçables
Fiches logistiques, position enregistrée seulement au pointage, journal d'audit des exports : découvrez comment NavigoMédic facilite une conservation proportionnée.
