Chaque matin, un chiffre résume la journée avant même qu’elle ait vraiment commencé : le taux de présence usagers. 92 % un mardi, 81 % un vendredi de juin, 88 % le lendemain des vacances. Pris seul, ce pourcentage ne dit presque rien. Lu avec la répartition des absences et l’avancement des tournées, il devient l’un des indicateurs les plus parlants pour un directeur ou un coordinateur transport. Voici comment le calculer sans piège, ce qu’il révèle de votre organisation et les contresens à éviter.
Calculer le taux de présence usagers sans se tromper de base
La formule tient en une ligne : usagers présents divisés par usagers attendus. Toute la difficulté se loge dans le mot « attendus ». Pour l’établissement, ce sont les personnes inscrites ce jour-là. Pour le transport, la base pertinente est plus étroite : les usagers inscrits sur les tournées du jour. Un adolescent que ses parents déposent eux-mêmes le jeudi n’a rien à faire dans ce calcul.
Prenons un IME dont les tournées du lundi matin comptent 52 usagers. Quatre absences ont été signalées la veille ou avant le départ des véhicules. Deux chauffeurs ont sonné à une porte qui ne s’est pas ouverte et ont pointé l’usager absent. Un jeune a refusé de monter. Résultat : 45 usagers transportés, soit 45 / 52 = 86,5 %.
Le plus important n’est pas la précision au dixième, c’est la constance. Si vous changez de base en cours d’année, par exemple en intégrant les usagers venus par leurs propres moyens, le taux bouge alors que rien n’a changé sur le terrain. Écrivez la règle de calcul une fois, dans une phrase, et tenez-vous-y.
Présence du jour : trois sortes d’absents à ne jamais mélanger
Deux établissements peuvent afficher le même taux de présence du jour et vivre des matinées radicalement différentes. Tout dépend de la manière dont l’absence est arrivée jusqu’au transport.
Les absents prévenus
La famille a appelé à temps, le secrétariat a enregistré l’absence, l’arrêt a disparu de la tournée avant que le chauffeur ne prenne la route. Pour le budget, cette absence ne coûte rien. Pour l’usager, rien ne change. C’est le cas idéal, et c’est celui que toute l’organisation cherche à rendre majoritaire.
Les absents non prévenus
Le chauffeur se gare, sonne, attend quelques minutes, puis repart seul. Ce déplacement à vide a un coût : selon la convention passée avec le transporteur, le forfait de prise en charge reste souvent dû. Les règles et les cas de figure sont détaillés dans notre article sur le forfait dû en cas de déplacement à vide. Multipliez ce forfait par quelques cas par semaine et vous obtenez une ligne de dépense que personne n’a décidée.
Les refus de montée
Plus rares, ils méritent d’être isolés. Un refus répété chez le même usager relève d’un échange avec l’équipe éducative et la famille, pas d’une optimisation de tournée.
De là naît un second indicateur, souvent plus utile que le premier : la part des absents non prévenus, c’est-à-dire absents non prévenus divisés par le total des absences. Dans notre exemple, 2 sur 7, soit 29 %. Si ce ratio grimpe au-dessus de 40 % plusieurs semaines de suite, le problème ne vient pas des familles : il vient du circuit d’information.
Ce que le suivi présence transport révèle de votre organisation
Un suivi présence transport tenu sur plusieurs semaines fait apparaître des régularités qu’aucune impression ne remplace. Quelques lectures reviennent souvent.
- Un taux nettement plus bas certains jours, le mercredi ou la veille des vacances, signale des tournées dimensionnées pour un effectif qui ne vient pas. Avant de supprimer un véhicule, vérifiez que la tendance tient sur au moins six semaines.
- Une part élevée d’absents non prévenus pointe un défaut de circuit : numéro mal connu des familles, messagerie relevée trop tard, absence notée sur un post-it et jamais transmise.
- Des absents pointés par les chauffeurs alors qu’aucune absence n’était saisie, toujours sur la même tournée, peuvent révéler une adresse erronée ou un horaire de passage mal calé.
- Un jour à 80 % de présence ne peut pas produire une facture équivalente à un jour à 98 %. Cette évidence est la base de tout contrôle des factures.
Ces lectures prennent place dans un ensemble d’indicateurs plus large, que nous avons présentés dans l’article consacré aux indicateurs transport du directeur et, de façon plus méthodique, dans le guide des indicateurs de pilotage du transport.
Lire le taux de présence chaque matin sur le tableau de bord
Recalculer ce chiffre à la main tous les jours n’a guère de sens. Dans NavigoMédic, le tableau de bord du transport médico-social affiche dès l’ouverture le taux de présence du jour, la liste des absents, les tournées en cours avec l’avancement des pointages et les alertes, comme une tournée sans chauffeur ou un pointage effectué loin de l’adresse prévue.
Imaginez 8 h 15 : trois tournées sur cinq sont terminées, une quatrième a encore deux arrêts, et la cinquième n’a enregistré aucun pointage. Le coordinateur n’a pas besoin d’appeler tout le monde. Il appelle un seul transporteur, celui de la tournée silencieuse.
La qualité de ce chiffre dépend de la saisie en amont. Quand le secrétariat enregistre une absence, l’arrêt est retiré de la tournée et les horaires sont recalculés ; c’est le rôle de la gestion des absences des usagers transportés. Le geste et son organisation sont décrits sur la page dédiée au secrétariat et aux absences des usagers.
Du chiffre quotidien au bilan mensuel
Une fois par mois, trois agrégats suffisent : le taux moyen de présence par jour de la semaine, la part des absents non prévenus et le nombre de déplacements à vide. Mis côte à côte sur six mois, ils racontent l’évolution de votre organisation mieux qu’un long rapport. Ils trouvent aussi leur place dans le dialogue de gestion, notamment lorsque vous préparez les indicateurs de transport du CPOM.
Deux précautions. D’abord, ne comparez pas un SESSAD et une MAS sur ce seul critère : les publics, les rythmes et les modes d’accueil n’ont rien à voir. Ensuite, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un indicateur logistique. Il ne mesure ni l’engagement d’une famille ni la qualité de l’accompagnement, et le motif d’une absence n’a pas à être consigné au-delà d’une mention non médicale.
Reste la question du coût. Si vos absents non prévenus génèrent chaque mois une vingtaine de forfaits, le calcul est vite fait, et il rejoint celui présenté sur la page consacrée au retour sur investissement d’un logiciel de transport : réduire les courses à vide finance une bonne partie de l’outil.
Comment calculer le taux de présence des usagers transportés ?
Divisez le nombre d’usagers effectivement transportés par le nombre d’usagers inscrits sur les tournées du jour. Gardez toujours la même base de calcul, sinon les variations ne voudront plus rien dire.
Quelle différence entre absents prévenus et absents non prévenus ?
Un absent prévenu a été signalé avant le départ du chauffeur : l’arrêt est retiré et aucun déplacement n’a lieu. Un absent non prévenu est constaté sur place par le chauffeur, ce qui produit un déplacement à vide, généralement facturé au forfait de prise en charge selon votre convention.
Le suivi présence transport remplace-t-il le registre de présence de l'établissement ?
Non. Il couvre uniquement les usagers transportés et sert à piloter les tournées et à contrôler les factures. Le registre de présence de l’établissement garde son propre rôle administratif.
Votre taux de présence, chaque matin, sans calcul
Nous vous montrons le tableau de bord sur des tournées de démonstration, puis la façon dont les absences saisies se retrouvent dans le contrôle des factures.
