Le transport pèse souvent, selon les ordres de grandeur du secteur, entre 10 et 15 % du budget d’un établissement médico-social, et pourtant il arrive au comité de direction sous la forme d’un seul chiffre : le total des factures. Pour piloter, ce n’est pas assez. Voici les indicateurs transport qu’un directeur peut suivre chaque mois, en une demi-page, pour savoir si le poste est maîtrisé, où il dérape et ce que rapporte le contrôle. Cinq chiffres, pas davantage.
Pourquoi cinq indicateurs transport suffisent au directeur
Un tableau de bord surchargé n’est pas lu. Celui qui tient sur une page, avec les mêmes chiffres d’un mois sur l’autre, finit par devenir un réflexe. L’objectif n’est pas de tout mesurer, mais de couvrir les trois questions qu’un directeur se pose sur ce poste : combien cela coûte, est-ce que le service est rendu, et est-ce que l’on paie le juste prix.
Les cinq indicateurs proposés ici répondent à ces trois questions. Ils s’appuient sur des données que l’établissement possède déjà ou peut produire sans effort particulier : les factures des transporteurs, les présences et absences, les pointages des chauffeurs. Notre guide sur les indicateurs de pilotage du transport en propose une version plus détaillée pour les coordinateurs et les services financiers.
1. La dépense mensuelle de transport
Le premier chiffre est le plus simple : le montant total facturé par les transporteurs sur le mois, comparé au même mois de l’année précédente et au budget prévu. Il ne dit rien des causes, mais il signale les écarts. Une hausse sans augmentation du nombre d’usagers transportés appelle une question ; une baisse en période de vacances scolaires est attendue.
Ce chiffre gagne à être lu en tendance, sur douze mois glissants, plutôt qu’isolément. L’article sur le suivi des dépenses de transport chaque mois montre comment mettre en place ce suivi sans alourdir le travail du service comptable.
2. Le coût par usager transporté
Le coût par usager rapporte la dépense mensuelle au nombre de personnes effectivement transportées. Il rend comparables des mois de durée différente, des établissements de taille différente, des tournées urbaines et rurales. C’est aussi l’indicateur le plus parlant pour un conseil d’administration ou dans le cadre d’un dialogue de gestion.
On peut l’affiner en coût par trajet effectué, en divisant non plus par le nombre de personnes, mais par le nombre de prises en charge réalisées. Notre guide pour calculer le coût d’un trajet par usager détaille la méthode et ses pièges, notamment le traitement des allers seuls ou des retours à horaires décalés.
3. Le taux de présence des usagers
Le taux de présence relie le transport à la réalité de l’accueil. Un taux qui baisse sans que la dépense ne baisse est un signal immédiat : des courses sont peut-être encore facturées pour des personnes absentes. Il éclaire aussi l’organisation, en montrant les jours ou les périodes où les tournées tournent à moitié vide.
Le tableau de bord du transport médico-social de NavigoMédic affiche chaque jour le taux de présence, les tournées en cours avec l’avancement des pointages, et la liste des absents. Relevé régulièrement, ce chiffre construit une tendance fiable. L’article sur le taux de présence quotidien explique comment l’interpréter.
Pilotage
Un tableau de bord de direction pour le transport
Ce tableau de bord de direction regroupe sur un écran ce que le directeur consultait auparavant dans trois fichiers : la présence du jour, l’avancement des tournées, les litiges détectés ce mois-ci et les alertes, comme une tournée sans chauffeur ou un pointage hors zone. La page dédiée aux directeurs d’établissement présente la façon dont cet écran s’insère dans leur semaine.
4. Les litiges détectés et les montants récupérés
Le quatrième indicateur mesure ce que rapporte le contrôle des factures. Il se lit en deux temps : les litiges détectés, c’est-à-dire les montants contestés à l’issue de l’audit, puis les litiges récupérés, c’est-à-dire ce que le transporteur a effectivement accepté de déduire après échange.
L’audit des factures de transport de NavigoMédic applique à chaque course des règles explicites : usager déclaré absent, kilométrage supérieur de plus de 15 % à la distance théorique, absence de pointage chauffeur, doublon. La synthèse donne le montant facturé, le montant reconnu dû et le montant contesté, avec la ventilation par motif. Après échange contradictoire, une ligne peut être requalifiée, avec sa justification ; l’écart entre contesté et requalifié donne le montant réellement récupéré.
Cet indicateur a une vertu particulière : il permet de vérifier, chiffres à l’appui, que l’outil de contrôle s’autofinance. Pour un établissement qui dépense 150 000 € par an en transport, une surfacturation de 5 à 10 % représente 7 500 à 15 000 € par an, à comparer aux 4 188 € HT annuels de la formule Pro. La page sur le retour sur investissement du logiciel de transport détaille ce calcul.
5. La part des courses justifiées par un pointage
Le dernier indicateur porte sur la qualité de la preuve : quelle proportion des courses facturées correspond à une prise en charge pointée et validée par le chauffeur ? Un taux élevé signifie que le contrôle repose sur des faits. Un taux faible signale un problème d’usage de l’application chez un transporteur, ou des courses facturées sans passage avéré.
Les alertes de pointage hors zone, déclenchées au-delà de 300 mètres de l’adresse prévue, complètent cette lecture. Quelques alertes isolées sont normales ; une série d’alertes sur la même tournée mérite une conversation avec le transporteur.
Présenter les indicateurs transport en comité et au CPOM
Ces cinq chiffres tiennent sur une demi-page. Présentés chaque mois en comité de direction, ils transforment le transport en sujet de pilotage plutôt qu’en ligne budgétaire subie. Ils nourrissent aussi le dialogue avec les autorités de tarification : notre page sur le CPOM et les indicateurs de transport donne des repères, à adapter aux engagements propres à chaque contrat.
Quels indicateurs mettre dans un tableau de bord direction transport ?
La dépense mensuelle, le coût par usager, le taux de présence, les litiges détectés et récupérés, et la part des courses justifiées par un pointage. Cinq chiffres suivis chaque mois suffisent à piloter le poste.
Comment calculer le coût par usager du transport ?
En divisant la dépense de transport du mois par le nombre d’usagers effectivement transportés, ou par le nombre de prises en charge réalisées pour obtenir un coût par trajet.
Que signifie le montant des litiges récupérés ?
C’est la part des montants contestés que le transporteur a effectivement acceptée après échange contradictoire. Il se déduit de la synthèse de l’audit et des requalifications tracées.
Cinq chiffres, un écran, chaque mois
Taux de présence, tournées en cours, litiges détectés, montants contestés : découvrez le pilotage du transport avec NavigoMédic, ou commencez par l'audit gratuit d'un mois de factures.
