Sur le tableau du coordinateur, le lundi tient en trois lignes. Le mercredi en occupe douze : sortie à midi pour la moitié des enfants, deux rendez-vous à l’extérieur, un jeune qui passe la matinée dans son collège. Les horaires variables compliquent le transport bien plus que le nombre d’usagers. La tentation est de bricoler la tournée habituelle chaque semaine ; une approche par jour type fonctionne beaucoup mieux.
Horaires variables en transport : d’où viennent les tournées irrégulières
Les tournées irrégulières ont presque toujours la même origine : l’emploi du temps des personnes accompagnées n’est plus uniforme. Plusieurs situations se cumulent souvent dans un même établissement.
- Le mercredi aux horaires différents, avec une fin de journée à midi ou en début d’après-midi dans de nombreux établissements pour enfants.
- Le temps partagé avec l’école : un enfant présent le lundi et le jeudi à l’établissement, les autres jours dans sa classe.
- Les interventions d’un SESSAD, qui se déroulent sur les lieux de vie de l’enfant et peuvent nécessiter des trajets entre l’école, le domicile et les locaux du service.
- Le transport à temps partiel des travailleurs d’ESAT ou des adultes accueillis quelques jours par semaine.
- Les activités ponctuelles : piscine le mardi, équitation un jeudi sur deux.
Chacune, prise isolément, se gère. C’est leur cumul qui transforme la planification en casse-tête, et qui conduit à des circuits recomposés à la main chaque semaine, avec leur lot d’oublis.
Le planning SESSAD de la semaine : un cas particulier
Le transport en SESSAD diffère de celui d’un établissement d’accueil de jour. Il n’y a pas de grand ramassage le matin, mais une succession de trajets courts : de l’école vers le service pour une séance, puis retour en classe ; du domicile vers un lieu de rééducation le mercredi. Le planning SESSAD de la semaine dépend des emplois du temps scolaires, qui changent à chaque trimestre, et des disponibilités des professionnels.
Ces trajets se prêtent mal au groupage : deux enfants rarement au même endroit à la même heure. Ils relèvent souvent du taxi, ou d’une petite tournée lorsque plusieurs séances s’enchaînent dans un même secteur. La page sur le transport en SESSAD détaille ces particularités. L’essentiel, pour le coordinateur, est d’avoir une vue d’ensemble de la semaine type, de repérer les créneaux où plusieurs trajets se ressemblent et de les regrouper quand c’est possible.
Une tournée par jour type plutôt qu’une tournée retouchée
La méthode qui fonctionne le mieux consiste à identifier les jours types de la semaine, puis à construire une tournée distincte pour chacun. Dans un établissement pour enfants, on obtient souvent trois ou quatre configurations : lundi, mardi, jeudi et vendredi ensemble ; le mercredi matin ; le retour du mercredi midi ; parfois le vendredi après-midi.
Pour chaque jour type, on dresse la liste des usagers réellement présents, et l’on construit les circuits à partir de cette liste seulement. Dans NavigoMédic, l’optimiseur de tournées permet de choisir les usagers à placer et les véhicules disponibles, de calculer le groupage en respectant capacité, temps maximal à bord et incompatibilités, puis de renommer le circuit (« Mercredi retour midi ») avant de l’enregistrer. Pour le retour, les horaires se calent sur l’heure de départ et l’ordre est inversé, comme pour les autres tournées du soir.
Cette approche a un avantage souvent sous-estimé : un mercredi à six usagers n’a pas besoin des quatre véhicules du lundi. Construire un circuit spécifique permet de libérer un véhicule, ou de raccourcir sensiblement les trajets, au lieu de faire rouler des minibus à moitié vides sur le parcours habituel.
Un exemple simple : trente enfants, quatre minibus du lundi au vendredi. Le mercredi, onze enfants sont scolarisés à l’extérieur et ne viennent pas. Avec dix-neuf présents, trois véhicules suffisent à l’aller ; au retour de midi, deux circuits bien construits couvrent l’ensemble. Sur une année scolaire, ce sont plusieurs dizaines de trajets de véhicule en moins, sans qu’aucun enfant ne voie son temps à bord augmenter.
Simuler avant chaque changement d’emploi du temps
Les emplois du temps évoluent : nouvel horaire de piscine en janvier, enfant qui augmente son temps de scolarisation au printemps. À chaque changement, la bonne pratique consiste à relancer le calcul pour le jour type concerné, plutôt que d’ajouter ou de retirer un arrêt à la main. C’est rapide, et cela évite qu’un circuit retouché trois fois dans l’année finisse par dépasser le temps maximal à bord de son premier passager.
Gardez la distinction claire entre un jour où l’usager n’est pas prévu et un jour où il est absent. Un enfant scolarisé le mercredi n’est pas « absent » ce jour-là : il ne figure simplement pas dans la tournée du mercredi. Enregistrer ces non-présences comme des absences fausserait le taux de présence et brouillerait le contrôle des factures. Les absences, au sens strict, restent réservées aux jours où l’usager était attendu.
Informer chauffeurs, familles et transporteurs
Plus les horaires varient, plus l’information doit être simple. Pour les chauffeurs, la tournée du jour s’affiche dans l’application, avec l’ordre de passage et les horaires ; un remplaçant n’a pas à connaître par cœur les subtilités du mercredi. Pour les familles, un tableau d’une page, par jour type, avec la fourchette de passage, évite bien des appels. L’établissement le leur transmet par ses moyens habituels.
Côté transporteurs, vérifiez que la convention prévoit ces configurations : un kilométrage facturé nettement supérieur à la distance théorique du circuit du mercredi ressort en litige à l’audit, à condition que ce circuit soit décrit. Prévoyez aussi le cas des enfants qui ne prennent que l’aller ou que le retour certains jours : la facture doit le refléter, ligne par ligne. Les trajets ponctuels, comme la piscine ou une sortie, relèvent d’une autre logique, présentée dans le guide pour organiser les transports occasionnels et sorties.
Si vous gérez encore ces jours types dans plusieurs onglets de tableur, la comparaison entre planning transport sur Excel ou logiciel vous aidera à décider s’il est temps de changer d’outil. Les tarifs de NavigoMédic sont publics, et la formule Pro couvre la planification comme le contrôle des factures.
Comment gérer un mercredi aux horaires différents ?
Traitez-le comme un jour type à part : listez les usagers présents ce jour-là, construisez des circuits dédiés pour l’aller et pour le retour de midi, et donnez-leur un nom explicite. Vous évitez ainsi de retoucher la tournée habituelle chaque semaine.
Comment organiser le transport à temps partiel d'un usager ?
Inscrivez-le uniquement dans les tournées des jours où il est attendu. Les jours où il n’est pas prévu ne sont pas des absences et ne doivent pas être saisis comme telles.
Les tournées irrégulières coûtent-elles plus cher ?
Pas nécessairement. Des circuits construits pour chaque jour type permettent souvent de mobiliser moins de véhicules les jours allégés. Ce sont les tournées habituelles maintenues par défaut, à moitié vides, qui pèsent sur le budget.
Des tournées adaptées à chaque jour de la semaine
Montrez-nous votre semaine type : nous construisons ensemble les circuits du lundi, du mercredi matin et du mercredi midi lors d'une démonstration.
