Lundi, 8 h 40. Un minibus de neuf places se gare devant l’établissement avec quatre enfants à bord ; deux minutes plus tard, un taxi en dépose deux autres venus du même village. Faut-il en conclure que les tournées sont mal remplies ? Pas forcément. Le nombre d’usagers par tournée n’est pas une cible à atteindre mais le résultat de trois contraintes qui se combinent : ce que le véhicule peut accueillir, le temps que chacun peut passer à bord, et la façon dont les domiciles sont répartis sur le territoire.
Pourquoi aucun nombre d’usagers par tournée ne vaut pour tous
On entend souvent qu’une tournée « bien faite » doit compter six ou huit personnes. Ce raisonnement part du véhicule et oublie ses passagers. Un fourgon de huit places qui fait le tour de trois communes éloignées peut techniquement transporter huit enfants, mais le premier ramassé passera peut-être une heure et quart assis avant d’arriver. À l’inverse, deux jeunes voisins qui se déplacent en fauteuil électrique occupent à eux seuls un véhicule adapté, sans que personne ait commis d’erreur de planification.
La taille idéale d’une tournée se déduit donc de trois paramètres : la capacité réelle du véhicule, la durée maximale à bord que vous fixez pour chaque usager, et la dispersion géographique des adresses de ramassage. Le premier fixe un plafond. Les deux autres décident si on peut l’atteindre.
Premier critère : la capacité du véhicule en transport adapté
La capacité d’un véhicule de transport adapté se compte en deux unités qui ne s’additionnent pas : les places assises et les emplacements fauteuil. Un minibus annoncé « 8 + 1 » n’accueille pas neuf personnes quelconques. Il offre huit places assises et un seul emplacement où un fauteuil peut être arrimé. Si deux usagers de la tournée se déplacent en fauteuil, il en manque un, quelle que soit la place libre sur les banquettes.
Deux détails faussent régulièrement le calcul fait de tête. D’abord les accompagnateurs : une personne qui monte aux côtés d’un usager occupe une place assise, et un véhicule de huit places avec deux accompagnateurs n’en compte plus que six pour les passagers accompagnés. Ensuite les emplacements fauteuil eux-mêmes : s’ils ne sont pas réservés en priorité aux personnes qui en ont besoin, le planning se retrouve un matin avec un fauteuil de trop et une place qui ne sert à rien.
D’où l’intérêt de décrire chaque véhicule avec ces deux chiffres, séparément. Dans NavigoMédic, la fiche des transporteurs et de leurs véhicules enregistre places assises et emplacements fauteuil ; lors du groupage, les emplacements fauteuil sont attribués en priorité aux usagers en fauteuil et chaque accompagnateur est compté comme une place assise.
Deuxième critère : le temps à bord, pour éviter la tournée trop longue
Une tournée trop longue se repère rarement sur le papier. Elle se voit à l’arrivée : l’enfant ramassé en premier descend fatigué ou agité, et la matinée de l’équipe éducative commence par un temps de retour au calme. Le bon indicateur n’est donc pas la durée totale du circuit, mais le temps passé à bord par chaque passager, en particulier celui qui monte le premier.
Fixer un plafond par personne change toute la logique. Avec un maximum de 45 minutes, une même tournée peut accueillir huit usagers si les domiciles sont proches les uns des autres et de l’établissement ; elle n’en prendra que trois ou quatre si chaque arrêt ajoute dix minutes de route. Ce plafond peut être plus court pour un jeune enfant, plus long pour un adulte qui le supporte bien. L’essentiel est qu’il soit décidé, écrit dans la fiche de l’usager et respecté. Nous détaillons ce raisonnement dans l’article consacré au temps de trajet maximum d’un enfant.
Troisième critère : la dispersion géographique des domiciles
Deux établissements qui disposent des mêmes véhicules et accueillent le même nombre de personnes n’obtiendront jamais le même remplissage des véhicules. Tout dépend de la carte. Deux exemples simples le montrent.
Exemple 1 : un établissement en périphérie d’une ville moyenne
Vingt-quatre usagers habitent dans un rayon de 12 kilomètres, regroupés dans quatre quartiers. Trois minibus de huit places suffisent : chaque circuit prend sept ou huit personnes, le premier ramassé roule environ 35 minutes, et personne ne dépasse le plafond fixé.
Exemple 2 : un établissement en zone rurale
Le même effectif est réparti sur un territoire de 40 kilomètres de large, avec des hameaux isolés. Les trois minibus ne tiennent plus les 45 minutes : il faut cinq circuits, dont deux de trois usagers seulement, et un jeune très éloigné relève d’un trajet individuel. Le remplissage moyen descend sous cinq personnes par véhicule, et c’est normal. Le guide consacré au transport adapté en zone rurale revient sur ces arbitrages.
Ces deux cas montrent qu’un remplissage modeste n’est pas en soi un défaut d’organisation. Il le devient quand il découle de l’habitude : un circuit dessiné il y a cinq ans et jamais revu, alors que deux familles ont déménagé et qu’un nouvel usager habite précisément sur le trajet d’un autre véhicule.
Une méthode pour fixer le bon nombre d’usagers par tournée
La démarche suivante fonctionne avec un tableur comme avec un logiciel. Elle a surtout le mérite de rendre les choix explicites.
- Listez les véhicules disponibles avec leurs places assises et leurs emplacements fauteuil, sans arrondir.
- Pour chaque usager, notez son mode de déplacement, la présence éventuelle d’un accompagnateur et le temps maximal à bord retenu.
- Repérez les personnes dont le trajet direct dépasse déjà ce plafond : elles ne trouveront pas de place dans un groupage classique.
- Construisez chaque circuit à partir de l’usager le plus éloigné, puis ajoutez ceux qui allongent le moins le parcours.
- Contrôlez le temps à bord du premier passager de chaque circuit avant de valider le tout.
À la main, l’exercice prend des heures, surtout si l’on veut comparer deux ou trois scénarios. C’est précisément ce que fait le moteur d’optimisation des tournées de transport adapté de NavigoMédic : il part de l’usager le plus éloigné, insère à chaque étape celui qui allonge le moins le circuit, et écarte toute combinaison qui dépasserait la capacité du véhicule ou le temps maximal d’un passager. Les personnes impossibles à placer sont signalées avec leur motif, par exemple un trajet direct trop long ou l’absence de véhicule adapté.
Ce que le remplissage des véhicules dit de votre budget
Le nombre de personnes par véhicule pèse directement sur la dépense. Un circuit de six usagers payé au forfait et au kilomètre revient bien moins cher, par trajet, qu’un taxi pour chacun. Mais un remplissage forcé, qui étire le temps à bord au-delà du raisonnable, se paie autrement : fatigue, tensions entre passagers, appels des familles. L’objectif sain est donc le remplissage maximal compatible avec le plafond de temps, pas le remplissage maximal tout court.
Pour objectiver la question, calculez le coût par usager et par trajet de chaque circuit ; la méthode est expliquée dans le guide pour calculer le coût d’un trajet par usager. Les tournées dont le coût par personne atteint le double de la moyenne sont les premières à réexaminer. Pensez aussi aux absences : un véhicule plein sur le papier mais à moitié vide en réalité, parce que les absents ne sont pas retirés à temps, coûte plus que prévu, comme le montre l’article sur le coût caché des courses à vide. Si vous souhaitez comparer vos circuits actuels avec ceux que proposerait l’outil, une démonstration sur vos propres contraintes est le moyen le plus rapide d’en juger.
Quelle est la taille idéale d'une tournée de transport adapté ?
Il n’en existe pas d’universelle. La bonne taille correspond au plus grand nombre d’usagers que le véhicule peut accueillir sans qu’aucun passager ne dépasse le temps maximal à bord retenu. En zone urbaine, cela donne souvent six à huit personnes ; en zone rurale, trois ou quatre peuvent déjà constituer un bon résultat.
Comment savoir si une tournée est trop longue ?
Regardez le temps passé à bord par le premier usager ramassé le matin, et par le dernier déposé le soir. S’il dépasse le plafond que vous avez fixé, la tournée doit être scindée ou réorganisée, même si le véhicule n’est pas plein.
Un accompagnateur réduit-il la capacité du véhicule ?
Oui. Il occupe une place assise, ce qui diminue d’autant le nombre d’usagers que la tournée peut accueillir. Mieux vaut l’intégrer dès la planification que le découvrir le jour du départ.
Testez le remplissage de vos tournées
Lors d'une démonstration, nous lançons l'optimiseur sur une situation proche de la vôtre : vos véhicules, vos plafonds de temps à bord et vos usagers à placer.
