Économies de transport dès le premier trimestre : ce que l’on récupère en trois mois

Les projets qui promettent des résultats « à moyen terme » finissent souvent dans un tiroir. Le contrôle des factures de transport a ceci de particulier que ses effets se voient vite, parfois dès la première facture analysée. Parler d’économies de transport dès le premier trimestre n’a rien d’un argument de plaquette : c’est la conséquence mécanique d’un contrôle appliqué à chaque ligne. Voici ce qui se passe, mois par mois, dans un établissement fictif dont la facture mensuelle tourne autour de 12 500 euros.

Mois 1 : le premier audit et ses résultats

Le premier mois sert à installer les bases dans NavigoMédic : fiches des usagers avec leurs adresses, transporteurs avec leurs tarifs de prise en charge et kilométrique, véhicules. La page mise en place du logiciel de transport décrit ces étapes, et le guide pour déployer un logiciel de transport donne des conseils d’organisation pour ne pas surcharger les équipes.

Puis vient le moment attendu : l’import de la facture du mois précédent, rapprochée de la liste des absences. À ce stade, les chauffeurs ne pointent pas encore leurs prises en charge, donc seules certaines règles s’appliquent : absences, kilométrage, doublons, usagers inconnus.

Prenons un résultat d’illustration sur une facture de 312 lignes :

• 18 courses facturées pour des usagers déclarés absents, à 36,50 euros en moyenne : 657 euros ;
• 7 courses dont le kilométrage dépasse de plus de 15 % la distance théorique, recalculées au tarif du contrat : 96 euros d’écart ;
• 2 doublons : 73 euros.

Soit 826 euros contestables, 6,6 % de la facture. Ces résultats d’audit de transport ne sont pas encore de l’argent récupéré, mais ils constituent le premier chiffre objectif dont dispose la direction.

Mois 2 : les premiers litiges récupérés

Le deuxième mois est celui de la discussion avec les transporteurs. Chaque facture contrôlée donne lieu à un bordereau de contestation en PDF : établissement, transporteur, tarifs, synthèse, détail des courses contestées, règles appliquées, délai de 30 jours pour les observations. Le guide pour contester une facture de transporteur explique comment présenter ce document.

Les réponses arrivent. Certaines lignes s’expliquent : trois des absences contestées, par exemple, concernaient des usagers dont l’absence avait bien été signalée à l’établissement, mais pas transmise au chauffeur, qui s’est déplacé. Ces courses sont requalifiées, et la justification est tracée. Il reste 826 − 3 × 36,50 = 716,50 euros, qui donnent lieu à un avoir ou à une déduction sur la facture suivante. Ce sont les premiers litiges récupérés.

Pendant ce temps, les chauffeurs ont commencé à utiliser l’application. Chaque prise en charge est pointée, horodatée, avec la position du téléphone. La facture du deuxième mois est donc contrôlée avec une règle de plus : une course sans pointage validé est signalée. Le montant contestable augmente souvent ce mois-là, autour de 1 140 euros dans notre exemple, parce que des courses jamais vérifiées jusqu’ici apparaissent enfin.

Mois 3 : l’effet dissuasif sur la qualité de facturation

Le troisième mois, quelque chose change côté transporteurs. Ils savent désormais que chaque ligne sera rapprochée des présences et des pointages. Les relevés deviennent plus soigneux, les doublons disparaissent, les kilométrages se rapprochent des trajets réels. Dans notre exemple, le montant contestable redescend à 540 euros.

Cette baisse est une bonne nouvelle, même si elle réduit les montants contestés. Les économies se déplacent en amont : les erreurs ne sont plus facturées, donc plus besoin de les contester. Le pointage géolocalisé des prises en charge joue ici un rôle central, parce qu’il fournit à chacun la même preuve de passage.

app.navigomedic.fr/tournees/circuit-centre-matin

Les absences jouent aussi leur rôle. Saisie au secrétariat, une absence retire l’arrêt de la tournée du chauffeur. Moins de déplacements à vide, donc moins de courses à discuter le mois suivant.

Il faut aussi dire ce que le trimestre ne fera pas. Il ne réduira pas le nombre d’usagers à transporter, ni la distance qui sépare un hameau isolé de l’établissement. Il ne remplacera pas une renégociation de contrat ou une refonte des circuits, qui demandent plus de temps et d’autres données. Ce qu’il produit, c’est une facture qui correspond aux trajets réellement effectués, et un historique fiable sur lequel bâtir les décisions suivantes. Pour une direction, ce socle vaut souvent davantage que le montant des premiers avoirs.

Le bilan des économies du premier trimestre

Additionnons. Sur trois mois, les montants contestables atteignent 826 + 1 140 + 540 = 2 506 euros. L’abonnement Pro a coûté 3 × 349 = 1 047 euros HT. Même en retirant les lignes requalifiées, le solde reste positif. L’ordre de grandeur est cohérent avec celui de notre article sur le ROI d’un logiciel de transport pour un établissement à 150 000 euros, qui situe les litiges évités entre 800 et 1 500 euros par mois.

Ce que cela change pour la trésorerie de l’établissement

Le gain rapide sur le transport ne se mesure pas seulement en avoirs obtenus. Il tient aussi au moment du contrôle : vérifier avant de payer plutôt que réclamer après. Une somme que l’on ne verse pas n’a pas à être récupérée, ce qui protège la trésorerie de l’établissement et évite des relances interminables. C’est l’esprit du contrôle du service fait dans le transport : ne régler que la prestation effectivement réalisée, selon les règles comptables applicables à votre structure.

Réussir ses économies transport au premier trimestre : trois conditions

• Saisir toutes les absences, chaque jour, sans exception : c’est la matière première du contrôle.
• Faire adopter l’application par les chauffeurs dès le deuxième mois, en expliquant qu’elle protège aussi le transporteur contre les contestations injustifiées.
• Contrôler chaque facture dans la semaine qui suit sa réception, avant le paiement.

Si vous préférez commencer par mesurer avant de vous équiper, l’audit gratuit d’un mois de factures de transport produit un rapport du même type que celui du premier mois, sans engagement. Notre article consacré à l’audit gratuit d’un mois de factures détaille ce que contient ce rapport. Enfin, le suivi de ces chiffres d’un mois sur l’autre se fait depuis le tableau de bord du transport médico-social, qui affiche les litiges détectés dans le mois.