Audit gratuit des factures de transport : comment se déroule le mois test

Vous soupçonnez que vos factures de transport contiennent des courses en trop, sans pouvoir dire combien. C’est précisément la question à laquelle répond l’audit gratuit des factures de transport proposé par NavigoMédic : un mois écoulé, analysé ligne par ligne, et un rapport qui chiffre ce qui aurait pu être contesté. Voici comment il se déroule concrètement, de la préparation des fichiers à la lecture du résultat.

Le principe de l’offre zéro risque

L’idée est simple : avant de vous demander d’investir dans un outil, nous vous montrons ce qu’il aurait trouvé sur vos propres données. Pas sur un exemple, pas sur une moyenne du secteur, mais sur un mois de factures réellement reçu par votre établissement.

C’est un audit sans engagement, et il ne vous coûte rien. Vous ne souscrivez rien, et le rapport vous appartient. Si les écarts trouvés sont faibles, tant mieux : vous saurez que votre contrôle actuel fonctionne. S’ils sont importants, vous aurez un chiffre précis pour en parler en direction ou en conseil d’administration. La page de l’audit gratuit des factures de transport présente l’offre et permet d’en faire la demande.

Ce que vous transmettez : un mois de factures et vos absences

Deux éléments suffisent.

• Le bordereau détaillé du transporteur pour un mois écoulé, au format CSV ou Excel, avec une ligne par course : date, usager, kilomètres, montant.
• La liste des absences et présences des usagers pour ce même mois.

Le fichier du transporteur n’a pas besoin d’être retravaillé. Les colonnes sont reconnues automatiquement, les montants au format « 12,50 € » et les dates « 05/10/2026 » sont lus tels quels, les lignes de total sont ignorées et un nom abrégé est rapproché du bon usager. La page sur l’import des factures transporteur en Excel ou CSV détaille ce qui est accepté.

Un conseil sur la liste des absences : elle doit contenir des noms et des dates, rien de plus. Retirez toute mention de motif médical si votre registre en comporte. Le logiciel ne traite pas de données de santé, et l’audit n’en a aucun besoin.

Le calcul des distances théoriques suppose aussi de connaître les adresses de ramassage des usagers concernés : ce point est réglé avec vous au moment de la demande.

Qui prépare les fichiers ?

En pratique, deux services sont concernés. La comptabilité ou la direction financière détient la facture du transporteur ; le secrétariat tient le registre des absences. L’audit est souvent la première occasion de réunir ces deux documents sur une même table, et c’est déjà instructif : vous découvrirez peut-être que la liste des absences n’est pas tenue de la même façon d’une semaine à l’autre, ou que le transporteur ne reçoit pas toutes les informations. Désignez une personne pour rassembler les deux fichiers ; une demi-heure suffit en général.

Quel mois choisir ?

Prenez un mois complet et ordinaire. Évitez le mois de la rentrée, où les tournées changent tous les jours, et les mois de vacances, où l’activité est réduite. Un mois de novembre, de mars ou de mai donne une image plus juste de votre fonctionnement habituel. Si vous travaillez avec plusieurs transporteurs, commencez par celui dont la facture vous inspire le plus de questions.

Étape 1

Le fichier du transporteur, importé tel quel

Le bordereau est déposé dans le moteur d’audit sans retouche. Le fichier original est archivé avec son empreinte numérique, ce qui garantit que l’analyse porte bien sur le document reçu, et non sur une version modifiée.

app.navigomedic.fr/facturation/audit

Ce qui est vérifié pendant l’audit

Le moteur confronte chaque course à deux références : les présences de l’usager ce jour-là et la distance théorique du trajet. Concrètement :

• une course facturée alors que l’usager était déclaré absent est comptée comme contestable en totalité ;
• une course dont le kilométrage dépasse de plus de 15 % la distance théorique est recalculée au tarif contractuel ;
• les lignes qui apparaissent en double et les usagers inconnus de l’établissement sont signalés.

Un point de transparence. Lors d’un audit gratuit, vos chauffeurs n’utilisent pas encore l’application de pointage. La règle qui conteste une course sans preuve de passage ne peut donc pas s’appliquer. Le montant trouvé porte sur les présences et les kilomètres : c’est une estimation plutôt prudente de ce que donnerait l’audit complet des factures de transport, une fois le pointage en place.

Ce que vous recevez : quantifier les économies

Le rapport répond à quatre questions.

1. Combien de courses sont conformes ? Le nombre de lignes validées sans réserve.
2. Quels litiges, et pour quel motif ? Absences, kilomètres, doublons, usagers inconnus, avec le nombre de lignes pour chacun.
3. Quel montant est contestable ? La somme des écarts, ligne par ligne.
4. Que représente-t-il sur une année ? Une extrapolation à partir du mois analysé.

Prenons un exemple simple. Un établissement dépense 150 000 € par an en transport. La facture de mars s’élève à 12 500 €, et l’audit relève 1 000 € d’écarts, soit 8 %. Rapporté à l’année, l’ordre de grandeur est de 12 000 €, à comparer aux 4 188 € HT annuels de la Formule Pro. Le calcul complet, avec ses hypothèses, est repris dans notre article sur l’exemple de ROI d’un établissement à 150 000 €.

L’extrapolation reste une estimation : un mois n’est jamais exactement représentatif, et les écarts d’un mois donné peuvent tenir à un événement ponctuel. Elle donne cependant un ordre de grandeur solide, bien plus parlant qu’une moyenne nationale.

Et après l’audit gratuit ?

Trois suites sont possibles, et toutes sont légitimes. Vous pouvez utiliser le rapport pour contester vous-même les lignes du mois analysé auprès du transporteur, en suivant le guide pour contester une facture de transporteur. Vous pouvez décider que l’écart ne justifie pas d’outil. Ou vous pouvez choisir de contrôler chaque mois, ce que notre article sur l’audit mensuel des factures défend avec quelques arguments.

Si vous allez plus loin, la page sur le retour sur investissement du logiciel de transport aide à présenter le projet à votre direction ou à votre association gestionnaire, chiffres de l’audit à l’appui.

Questions fréquentes