6 h 15, le transporteur appelle : le chauffeur de la tournée nord est malade, et le seul remplaçant disponible n’a jamais fait ce circuit. Une autre fois, ce sera un minibus immobilisé au garage, remplacé par un véhicule qui n’a qu’un emplacement fauteuil au lieu de deux. Gérer le remplacement d’un chauffeur ou d’un véhicule se prépare à froid, pour que le matin venu, chacun sache quoi faire et que les usagers ne soient pas les variables d’ajustement.
Continuité du transport : ce que le contrat doit prévoir
La continuité du transport est d’abord une obligation du transporteur. C’est à lui de remplacer un chauffeur absent ou un véhicule en panne, dans des conditions équivalentes. Encore faut-il que le contrat le dise clairement. Vérifiez qu’il précise :
- le délai dans lequel le transporteur prévient l’établissement d’un remplacement ;
- l’obligation de fournir un véhicule de capacité équivalente, emplacements fauteuil compris ;
- la transmission des consignes de la tournée au chauffeur remplaçant ;
- la conduite à tenir si aucun remplacement n’est possible à temps ;
- l’absence de surcoût pour l’établissement lorsque le remplacement relève du transporteur.
Ces clauses se discutent lors de la rédaction ou du renouvellement : notre page sur le contrat de transport adapté avec un transporteur en donne le cadre, et celle sur la responsabilité de l’établissement et du transporteur précise qui répond de quoi.
Chauffeur absent sur une tournée : la marche à suivre
Quand un chauffeur est absent sur une tournée, les minutes comptent. Une procédure écrite, connue du transporteur et de votre secrétariat, évite de tout réinventer à chaque fois :
Le transporteur prévient sans attendre
Dès qu’il connaît l’absence, et avant l’heure de départ de la tournée, avec le nom du remplaçant.
La tournée est transmise au remplaçant
Ordre de passage, adresses, absences du jour et consignes d’accessibilité de chaque usager.
L'établissement vérifie
La personne qui coordonne le transport contrôle que la tournée a bien un chauffeur et que le véhicule convient.
Les familles sont informées si l'horaire change
Un retard prévisible de plus de dix minutes justifie un appel, selon la chaîne d’information convenue.
Le remplacement est tracé
Date, tournée, chauffeur remplaçant, retard éventuel : ces informations serviront au bilan avec le transporteur.
La façon de prévenir les parents est détaillée dans notre guide pour communiquer avec les familles sur le transport.
Ce que le remplaçant doit savoir avant de partir
Le chauffeur habituel connaît des dizaines de détails que personne n’a jamais écrits : l’enfant qui s’assoit toujours derrière lui, le portail qu’il faut ouvrir soi-même, la maman qui descend au premier coup de klaxon. Le remplaçant, lui, découvre tout. Il lui faut au minimum l’ordre de passage, la mobilité de chaque usager, la présence d’un accompagnateur, les usagers qui ne doivent pas être assis côte à côte et le numéro à appeler en cas de doute. Notre guide pour former les chauffeurs à l’accueil des usagers insiste sur ce point : les consignes écrites servent d’abord aux remplaçants.
Véhicule en panne en transport adapté : vérifier la configuration
Un véhicule en panne est remplacé, dans la plupart des cas, par ce que le transporteur a de disponible. Le risque est là : un véhicule de même taille peut avoir moins d’emplacements fauteuil, ou une rampe au lieu d’un hayon. Avant le départ, comparez la configuration du véhicule de remplacement aux besoins de la tournée. S’il manque un emplacement fauteuil, il faut un second véhicule ou une répartition différente, jamais une solution de fortune. Les points de vigilance sont rappelés dans notre guide pour organiser le transport des usagers en fauteuil roulant.
La panne peut aussi survenir en cours de trajet, usagers à bord. C’est un incident, qui obéit à sa propre procédure : mise en sécurité, appel du responsable, information de l’établissement et des familles. Notre article sur les incidents pendant le transport la décrit pas à pas.
Réaffecter une tournée sans rien perdre
Pour réaffecter une tournée, trois solutions se présentent, dans cet ordre de préférence : un autre chauffeur du même transporteur, sur le même circuit ; la fusion avec une tournée voisine, si la capacité et le temps maximal à bord le permettent ; un autre transporteur, si le contrat le prévoit. La fusion paraît souvent la plus simple, mais elle allonge le trajet de tous. Vérifiez le temps passé à bord par le premier usager monté avant de la valider.
Le recours à un second transporteur crée un risque particulier sur la facture : deux sociétés peuvent facturer la même course, l’une parce qu’elle l’a assurée, l’autre parce que la tournée figurait à son planning. Le contrôle des doublons prend alors tout son sens.
Avec NavigoMédic
Un remplacement visible, informé et tracé
Dans NavigoMédic, chaque tournée est affectée à un chauffeur, le chauffeur habituel du véhicule étant proposé par défaut. Quand un remplaçant prend la tournée, il la retrouve sur son téléphone avec l’ordre de passage, les absences du jour et les consignes d’accessibilité de chaque usager, exactement comme le chauffeur habituel. Le tableau de bord du transport signale toute tournée sans chauffeur, et les modifications sont enregistrées dans le journal d’audit des pointages et des actions. La configuration de chaque véhicule, places assises et emplacements fauteuil, se consulte dans la fiche du transporteur.
Voir le tableau de bord
Gérer le remplacement d’un chauffeur ou d’un véhicule dans la durée
Un remplacement ponctuel est normal. Des remplacements fréquents sur la même tournée sont un signal : turn-over chez le transporteur, flotte insuffisante, planning trop tendu. Comptez-les chaque mois, avec les retards qu’ils ont provoqués, et abordez le sujet lors du bilan périodique avec le transporteur. Les données de la gestion des transporteurs et véhicules TPMR facilitent ce suivi.
Les journées de grève ou de neige, où plusieurs tournées sont touchées en même temps, appellent une organisation particulière, décrite dans notre article sur les perturbations du transport adapté. Ce guide fait partie de nos guides du transport adapté en établissement ; pour voir comment une tournée change de chauffeur à l’écran, vous pouvez demander une démonstration du logiciel.
Questions fréquentes
Que faire si le chauffeur est absent le matin même ?
Le transporteur doit prévenir l’établissement avant l’heure de départ et désigner un remplaçant. L’établissement vérifie que la tournée a bien un chauffeur, que le remplaçant dispose des consignes de chaque usager et que les familles sont prévenues si l’horaire change.
Le transporteur doit-il fournir un véhicule de remplacement en cas de panne ?
C’est en principe à lui d’assurer la continuité du transport, avec un véhicule de capacité équivalente. Les modalités exactes dépendent du contrat : vérifiez qu’elles y figurent, emplacements fauteuil compris.
Comment réaffecter une tournée à un autre chauffeur ?
Privilégiez un chauffeur du même transporteur sur le même circuit. Si vous fusionnez deux tournées, vérifiez la capacité du véhicule et le temps passé à bord par chaque usager. Dans tous les cas, transmettez les consignes d’accessibilité au nouveau chauffeur.
Qui prévient les familles d'un changement de chauffeur ?
La personne désignée dans votre chaîne d’information, transporteur ou établissement. Pour un remplacement d’une journée, un appel n’est nécessaire qu’en cas de retard ; pour un remplacement durable, prévenez toutes les familles de la tournée.
Une tournée jamais sans chauffeur
Une démonstration en visio : affectation des chauffeurs, alertes du tableau de bord et consignes transmises au remplaçant.