Entre 7 h et 8 h 30, le téléphone de l’accueil sonne plus que le reste de la journée. Une partie de ces appels concerne le transport : un enfant qui reste au lit, un imprévu familial, une sortie en famille. Le lien entre le secrétariat et les absences des usagers est souvent le maillon le plus fragile de la chaîne, parce qu’entre votre bureau et le volant du chauffeur, il y a encore un transporteur à joindre.
L’appel des familles le matin, tel qu’il se passe vraiment
Vous connaissez la scène. Il est 7 h 10, la ligne sonne. La maman de Léo explique qu’il a mal dormi et qu’il reste à la maison. Vous notez son nom sur le cahier, vous cherchez le transporteur qui assure le circuit sud, vous composez le numéro. Messagerie. Vous rappelez deux minutes plus tard, entre deux autres appels. Quand vous obtenez enfin quelqu’un, le chauffeur est déjà devant chez Léo.
La course est perdue, elle sera facturée, et personne n’y pourra rien : sans trace de l’appel, impossible de prouver que l’établissement avait prévenu. Le lendemain, la même famille rappelle pour dire que Léo revient, et il faut recommencer dans l’autre sens. Multipliez par le nombre d’usagers et par les jours d’hiver, et vous comprenez pourquoi tant de secrétaires gardent le numéro des transporteurs sur un papier scotché à côté de l’écran.
Notre article sur l’absence signalée tardivement, à 7 heures du matin revient sur ce moment précis et sur ce qu’il coûte à l’établissement sur une année.
À l'accueil
Saisir pendant que la famille parle
Avec NavigoMédic, vous n’avez plus de deuxième appel à passer. Vous ouvrez la saisie d’absence, vous choisissez l’usager, la période et la personne qui a prévenu. L’enregistrement suffit : l’arrêt est retiré de la tournée du chauffeur, l’ordre de passage et les horaires suivants sont recalculés, et si la tournée est celle du jour, le chauffeur dont le mobile est enregistré reçoit un SMS lui indiquant de ne pas se présenter.
Le chauffeur voit l’arrêt affiché « ne pas se présenter » dans son application. Vous raccrochez, c’est terminé.
La saisie rapide d’une absence, étape par étape
Une secrétaire d’IME gère les absences au fil de l’eau, souvent avec un combiné calé contre l’épaule. L’écran a donc été pensé pour aller vite, sans menu à rallonge.
Choisir l'usager
Vous retrouvez la personne par son nom, sans quitter l’écran de saisie.
Choisir la période
Aujourd’hui, demain, le reste de la semaine, ou des dates libres pour une absence plus longue.
Noter qui a prévenu
La mère, le père, le tuteur, le foyer : le champ « prévenu par » garde la trace de l’appel.
Indiquer un motif général
Un motif simple et non médical, comme une garde par la famille. Les termes médicaux ne sont pas acceptés.
Enregistrer
L’arrêt quitte la tournée et le chauffeur en est informé dans son application.
Si la famille rappelle pour annuler, vous supprimez l’absence et l’arrêt reprend sa place dans la tournée. Le fonctionnement complet du module est présenté sur la page de la gestion des absences des usagers transportés.
Le motif reste volontairement général. Vous n’avez pas à écrire pourquoi un enfant est souffrant. Le logiciel ne conserve que des informations utiles au transport, ce qui protège la vie privée des familles et vous évite d’avoir à vous poser la question à chaque appel.
Le calendrier des absences, pour voir la semaine d’un coup d’œil
Toutes les absences ne tombent pas le matin même. Un séjour chez les grands-parents, un rendez-vous administratif qui occupe toute une journée, des vacances décalées : ces informations arrivent parfois une semaine à l’avance. Le calendrier hebdomadaire vous permet de les poser d’un clic, une case correspondant à une journée d’absence pour un usager.
Ce calendrier sert aussi de mémoire commune. Quand le coordinateur arrive à 9 h, il voit qui manque et pourquoi les tournées ont été raccourcies. Quand une éducatrice s’inquiète de ne pas voir arriver une jeune fille, vous vérifiez en deux secondes que l’absence avait bien été signalée. Ce que le coordinateur fait de son côté est décrit sur la page consacrée à l’outil du coordinateur transport.
Ce qui change pour le secrétariat et les absences des usagers
Le bénéfice le plus immédiat, c’est la disparition du deuxième coup de fil. Vous n’avez plus à joindre le transporteur ni le chauffeur pour leur répéter ce que la famille vient de vous dire. L’information part directement là où elle est utile.
Le second bénéfice est moins visible mais tout aussi précieux : la trace. Chaque absence enregistrée sert ensuite à contrôler la facture du transporteur. Une course facturée pour un usager déclaré absent ce jour-là est contestée en totalité lors de l’audit de fin de mois. Votre saisie du matin devient une pièce justificative, sans travail supplémentaire. Notre guide pour éviter les trajets à vide liés aux absences montre comment ces petites saisies finissent par peser dans le budget.
Enfin, la procédure devient transmissible. Si vous êtes absente, la personne qui vous remplace à l’accueil n’a pas besoin de connaître par cœur les numéros des transporteurs. Il lui suffit de savoir saisir une absence.
Mettre en place une procédure claire avec les familles
L’outil ne remplace pas la règle du jeu. Les familles doivent savoir qui prévenir, jusqu’à quelle heure, et par quel moyen. La plupart des établissements fixent une heure limite la veille au soir pour les absences prévisibles, et demandent un appel à l’accueil dès l’ouverture pour les autres. Notre article sur la procédure des absences au secrétariat propose une trame à adapter, et le guide pour signaler une absence d’usager au transporteur détaille les cas particuliers.
Les familles ne se connectent pas à NavigoMédic : c’est toujours vous qu’elles appellent. Ce qu’elles y gagnent malgré tout est présenté sur la page qui décrit ce qui, dans le transport adapté, change pour les familles. Pour situer votre rôle parmi ceux des autres métiers, la présentation du logiciel transport pour chaque métier de l’établissement donne une vue d’ensemble.
Questions fréquentes du secrétariat
Secrétaire en IME, combien de temps prend la saisie d'une absence ?
Quelques secondes : l’usager, la période, la personne qui a prévenu et un motif général. Vous pouvez le faire pendant que la famille est encore au téléphone.
Que se passe-t-il si l'absence est saisie alors que le chauffeur a déjà démarré ?
L’arrêt est retiré de sa tournée dès l’enregistrement, et son application l’affiche « ne pas se présenter » à la prochaine actualisation. Si le téléphone n’a plus de réseau à cet instant, l’information lui parvient au retour de la connexion.
Le calendrier des absences permet-il de saisir plusieurs jours d'avance ?
Oui. Vous cochez les journées concernées dans le calendrier hebdomadaire, ou vous indiquez des dates libres dans la saisie rapide.
Et si la famille rappelle pour dire que son enfant vient finalement ?
Vous supprimez l’absence : l’arrêt est réintégré dans la tournée et les horaires sont recalculés. Une démonstration permet de le voir en direct, à demander sur la page de démonstration du logiciel transport adapté.
Testez la saisie d'une absence en direct
Nous vous montrons l'écran de l'accueil et ce que voit le chauffeur au même moment. Votre direction peut aussi demander l'audit gratuit d'un mois de factures.