Logiciel de ramassage des usagers : le bon ordre, à la bonne heure

Pour une famille, la tournée se résume à une seule information : à quelle heure le véhicule passera-t-il devant la maison ? Pour l’établissement, cette heure dépend de tout le reste, de l’arrêt précédent, de l’heure d’ouverture, des absents du jour. Un logiciel de ramassage des usagers calcule l’ordre de passage et les horaires à partir de l’heure d’arrivée souhaitée, matin et soir, et les remet à jour quand quelqu’un manque à l’appel.

Un logiciel de ramassage des usagers part de l’heure d’arrivée

La question de départ n’est pas « à quelle heure part le chauffeur ? » mais « à quelle heure les usagers doivent-ils franchir la porte ? ». Si l’accueil commence à 9 h, la tournée doit arriver un peu avant. NavigoMédic part de cette heure d’arrivée à l’établissement et remonte le circuit à l’envers, arrêt par arrêt, pour fixer l’heure de passage chez chacun.

Ce raisonnement change le dialogue avec les transporteurs. On ne leur demande plus de « faire au mieux » : on leur transmet une tournée datée, avec un horaire par arrêt, cohérent avec l’heure d’ouverture. Un logiciel de ramassage domicile établissement sert précisément à cela : rendre explicite ce qui, jusque-là, dépendait de la mémoire du chauffeur habituel. Le jour où ce chauffeur est en congé, son remplaçant dispose des mêmes informations que lui : l’ordre, les heures et les particularités de chaque arrêt.

Ordre de passage des arrêts : commencer par le plus éloigné

L’ordre de passage des arrêts découle d’une méthode simple et éprouvée. Le moteur de groupage part de l’usager le plus éloigné de l’établissement, puis insère à chaque étape celui qui allonge le moins le circuit, en respectant la capacité du véhicule, le temps maximal à bord de chacun et les incompatibilités déclarées. Le véhicule se remplit ainsi en se rapprochant de sa destination, ce qui limite le temps passé à bord par les premiers montés.

Les distances sont calculées par un serveur d’itinéraires routiers lorsqu’il est configuré, sinon estimées à partir de la distance à vol d’oiseau multipliée par 1,3. Le fonctionnement et les limites de ce calcul sont expliqués sur la page du logiciel d’optimisation d’itinéraires.

Détail d'une tournée

Chaque arrêt, son rang et son heure

La tournée affiche la liste ordonnée des arrêts, l’heure prévue à chacun et l’arrivée à l’établissement. Vous pouvez réordonner un arrêt à la main si vous connaissez une contrainte que le calcul ignore, comme une rue à sens unique ou un portail qui n’ouvre qu’à 7 h 45, puis enregistrer.

Voir la carte des circuits

app.navigomedic.fr/tournees/circuit-centre-matin

Ramassage matin, retour soir : deux sens, une même logique

Le matin, tout converge vers l’heure d’arrivée. Le soir, tout part de l’heure de départ de l’établissement, et l’ordre de passage s’inverse : le premier usager monté le matin, le plus éloigné, devient le dernier déposé. Ce n’est pas toujours idéal, et vous restez libre de réordonner la tournée du soir si un usager doit rentrer plus tôt ou si une famille ne peut pas être présente avant une certaine heure.

Dans un cas comme dans l’autre, le chauffeur habituel du véhicule est proposé par défaut, et la tournée enregistrée devient la référence commune : celle que consulte le transporteur, celle que suit le chauffeur, et celle à laquelle sera comparée la facture en fin de mois.

Les retours ont leurs propres pièges : une sortie d’activité qui décale le départ, une famille qui récupère elle-même son enfant, un véhicule qui doit enchaîner une autre course. Notre article pour planifier les retours du soir rassemble les situations les plus courantes et la façon de les anticiper.

Horaires de ramassage : ce qui change quand un usager est absent

Il est 7 h 05. Un père prévient que sa fille, troisième arrêt de la tournée, ne viendra pas. Sans outil, deux choses se produisent : le chauffeur passe quand même devant la maison, et les usagers suivants attendent devant leur porte plus tôt que nécessaire, ou le véhicule arrive en avance à l’établissement.

Avec NavigoMédic, la secrétaire saisit l’absence. L’arrêt est retiré de la tournée du chauffeur, qui le voit affiché « ne pas se présenter » sur son téléphone, et les horaires de ramassage des arrêts suivants sont recalculés. Si l’absence est annulée, l’arrêt est réintégré. Le module de gestion des absences des usagers transportés décrit la saisie rapide pour aujourd’hui, demain ou le reste de la semaine.

Des horaires que l’établissement peut annoncer aux familles

Un horaire de passage n’a de valeur que s’il est tenu et communiqué. NavigoMédic produit l’heure prévue à chaque arrêt ; c’est ensuite à l’établissement de la transmettre aux familles par les canaux qu’il utilise déjà, courrier de rentrée, cahier de liaison ou appel du secrétariat. Le logiciel ne contacte pas les familles lui-même, et c’est un choix assumé : la relation avec elles reste entre les mains de l’équipe.

Le guide pour communiquer avec les familles sur le transport propose une organisation simple : un seul numéro pour prévenir d’une absence, une heure limite connue de tous, un message clair lorsque la tournée change. La page consacrée à l’information des familles sur le transport aborde les règles de prévenance et le règlement de fonctionnement.

Cette fiabilité a aussi un effet financier. Chaque absence saisie à temps évite un déplacement inutile, et une absence enregistrée dans le logiciel permet de contester une course facturée par erreur. Pour un établissement qui dépense 150 000 € par an en transport, les estimations du secteur évaluent les pertes à 7 500 € ou 15 000 € par an, pour un abonnement de 349 € HT par mois. Pour vérifier ce qu’il en est chez vous, demandez l’audit gratuit d’un mois de factures de transport.

Ce module s’inscrit dans l’ensemble présenté sur la page des logiciels de transport adapté. Il vaut autant pour l’externat d’un IME que pour les navettes d’un ESAT, dont la page sur le transport des travailleurs en ESAT décrit les horaires d’atelier.