Il est 7 h 10. Le téléphone sonne à l’accueil : la maman du petit Lucas le garde à la maison aujourd’hui. Commence alors une course contre la montre pour joindre le transporteur avant que le chauffeur ne sonne chez lui. Avec NavigoMédic, la gestion des absences des usagers transportés tient en un geste : l’absence est saisie, l’arrêt disparaît de la tournée, et les horaires des passages suivants sont recalculés.
Pourquoi l’absence est le point faible du transport adapté
Dans la plupart des établissements, l’information circule mal entre trois personnes qui ne se parlent pas directement : la famille, le secrétariat et le chauffeur. La famille prévient l’établissement, souvent tôt, parfois la veille au soir sur le répondeur. Le secrétariat doit ensuite relayer au transporteur, qui doit lui-même joindre son chauffeur, déjà sur la route. À chaque relais, l’information peut se perdre.
Le résultat est connu : un déplacement pour rien, que le transporteur facture souvent comme une course ordinaire. Répété plusieurs fois par semaine sur une année, ce petit écart pèse lourd. C’est l’une des principales causes de la surfacturation que l’on estime, dans le secteur, entre 5 et 10 % des dépenses de transport. Notre guide pour éviter les trajets à vide liés aux absences en détaille les mécanismes.
Signaler une absence usager au transporteur en quelques secondes
La saisie a été pensée pour une personne qui a le combiné à l’oreille et la famille au bout du fil. Elle choisit l’usager, puis la période :
- Aujourd’hui, le cas le plus fréquent, à portée d’un clic ;
- Demain, quand la famille prévient la veille ;
- Le reste de la semaine, pour une absence qui se prolonge ;
- Des dates libres, pour un séjour, un rendez-vous ou des vacances décalées.
Elle indique qui a prévenu, la mère, un éducateur, le foyer d’hébergement, et un motif général, jamais médical. NavigoMédic ne demande ni ne stocke de raison de santé : « absent » suffit pour organiser un transport. La procédure côté accueil, du décroché à la confirmation, est décrite pas à pas dans la page consacrée au rôle du secrétariat dans les absences des usagers.
Le calendrier des absences, une semaine sous les yeux
Pour qui préfère une vue d’ensemble, le calendrier hebdomadaire présente la semaine usager par usager. Une case correspond à une journée d’absence : un clic la coche, un autre la retire. On voit d’un regard qu’un adolescent manque tous les mercredis, ou qu’un groupe entier part en transfert jeudi et vendredi.
Ce calendrier des absences rend de grands services en IME, où les absences d’enfants sont nombreuses et souvent prévues à l’avance : séjours familiaux, rendez-vous réguliers, périodes de transition. Les particularités du transport des plus jeunes sont présentées sur la page consacrée au transport des enfants en IME.
Retirer un arrêt de la tournée, automatiquement
C’est ici que la gestion des absences des usagers transportés change vraiment la donne. Dès que l’absence est enregistrée, NavigoMédic retire l’arrêt correspondant de la tournée du jour. L’ordre de passage est revu et les horaires des arrêts suivants sont recalculés : si Lucas était le troisième arrêt, le quatrième sera pris un peu plus tôt, et l’arrivée à l’établissement aussi.
Il n’y a rien à retaper dans un tableau, rien à reconstruire. Et si la famille rappelle à 7 h 30 pour dire que finalement tout va bien, il suffit de supprimer l’absence : l’arrêt est réintégré à sa place.
Côté chauffeur
« Ne pas se présenter » sur le téléphone du chauffeur
Sur l’application chauffeur du transport adapté, l’arrêt retiré reste visible mais marqué « ne pas se présenter ». Le chauffeur le voit dès qu’il consulte sa tournée, sans attendre qu’on réussisse à le joindre.
Si un usager est absent sans que personne ait prévenu, le chauffeur le pointe « Absent » sur place, avec un motif prédéfini. Ce déplacement à vide est alors tracé, et il ne justifiera que le forfait de prise en charge.
Éviter les trajets à vide, et ne plus les payer
Retirer l’arrêt évite le déplacement quand l’information arrive à temps. Mais l’absence enregistrée a une seconde vie, en fin de mois. Lors de l’audit des factures de transport, toute course facturée pour un usager déclaré absent ce jour-là est classée en litige « absence » et contestée à 100 %. C’est la règle la plus simple, et souvent celle qui rapporte le plus. L’article sur la course facturée alors que l’usager était absent montre comment ce litige se présente.
Prenons une situation type : un établissement dont le secrétariat note les absences sur un cahier. Le jour de l’audit, la comptable doit retrouver chaque date, chaque nom, et les comparer à une facture de plusieurs centaines de lignes. Avec les absences saisies dans le logiciel, ce rapprochement est fait automatiquement, ligne par ligne.
Ce que voit la direction
Les absents du jour et le taux de présence figurent sur le tableau de bord du transport. Une direction peut ainsi suivre l’évolution de la présence sur la semaine et repérer, par exemple, un usager dont les absences se multiplient et dont la situation mérite un échange avec la famille.
Une gestion des absences des usagers transportés qui reste humaine
NavigoMédic ne remplace pas l’échange téléphonique avec l’accueil, mais il ouvre une seconde porte : chaque famille peut recevoir un lien personnel, sans compte, pour déclarer elle-même une absence, avec un SMS de confirmation si elle l’a accepté. Que l’absence vienne du secrétariat ou du lien, le chauffeur dont la tournée du jour perd un arrêt reçoit une alerte SMS. La page sur le lien personnel d’absence et l’alerte SMS au chauffeur détaille ce fonctionnement. Pour ceux qui reçoivent des absences très tardives, l’article sur l’absence signalée à 7 heures propose des pistes d’organisation, et la page fonctionnalités du logiciel de transport montre comment ce module s’articule avec les autres.
Si vous voulez mesurer ce que représentent aujourd’hui les courses facturées pour des absents, l’audit gratuit d’un mois de factures vous en donne le montant exact, sans engagement.
Comment signaler une absence usager au transporteur avec NavigoMédic ?
Le secrétariat saisit l’absence dans le logiciel. L’arrêt est aussitôt retiré de la tournée et apparaît « ne pas se présenter » dans l’application du chauffeur. Le responsable du transporteur voit la tournée mise à jour dans son accès.
Que se passe-t-il si l'absence est annulée ?
Il suffit de supprimer l’absence : l’arrêt reprend sa place dans la tournée, avec des horaires remis à jour.
Peut-on enregistrer le motif de l'absence ?
Oui, un motif général et la personne qui a prévenu. Aucun motif médical n’est demandé ni conservé.
Le calendrier des absences convient-il à un IME avec beaucoup d'usagers ?
Oui, il présente une semaine entière pour l’ensemble des usagers. Une case cliquée correspond à une journée d’absence, ce qui permet de saisir rapidement des absences prévues à l’avance.
Moins de courses à vide dès le mois prochain
Montrez-nous comment vos absences circulent aujourd'hui : en démonstration, nous saisissons une absence et vous voyez la tournée se recalculer.