Pour choisir un logiciel de transport adapté, la tentation est grande de comparer des listes de fonctions. Elles se ressemblent toutes sur le papier. Ce qui fait la différence se voit ailleurs : dans la façon dont l’outil traite une absence signalée à 7 h 10, dans la solidité des preuves qu’il apporte face à une facture contestée, dans les données qu’il refuse de stocker. Voici une grille en huit points, puis les questions à poser à chaque éditeur avant de signer.
Avant de choisir un logiciel de transport adapté, décrivez votre réalité
Une heure de travail en amont évite des mois de regrets. Réunissez la direction, la personne qui coordonne le transport, le secrétariat qui reçoit les appels des familles et la comptabilité qui règle les factures. Notez ensemble :
- le nombre d’usagers transportés et leur mobilité : marchant, fauteuil manuel ou électrique, rehausseur ;
- le nombre de transporteurs et le mode de tarification de chacun, forfait et kilomètres ;
- le budget annuel de transport et la part qu’il représente dans le budget global ;
- le temps réellement consacré chaque mois au contrôle des factures ;
- les incidents de l’année : absences non transmises, litiges abandonnés faute de preuve.
Ce portrait devient la base de votre cahier des charges. Il évite aussi de payer pour des fonctions dont vous n’aurez jamais l’usage.
La grille de choix en huit critères
1. Le point de vue de l’outil
Un logiciel conçu pour une société de taxis sert le transporteur. L’établissement qui paie les courses a besoin d’un outil qui lui appartienne et qui confronte la facture à ses propres données. Notre comparatif des logiciels de transport adapté détaille cette distinction famille par famille.
2. Les contraintes de planification
Vérifiez que l’outil gère les places assises et les emplacements fauteuil séparément, compte l’accompagnateur comme une place occupée, limite le temps à bord de chaque personne et respecte les incompatibilités entre usagers. Demandez à le voir sur un cas difficile, pas sur une démonstration lisse.
3. Le traitement des absences
Une absence saisie doit atteindre le chauffeur sans appel téléphonique, et les horaires suivants doivent se recalculer. C’est le premier gisement d’économies.
4. Les preuves de passage
Un pointage horodaté, avec la position du téléphone au moment de la prise en charge, et un fonctionnement en zone sans réseau. Sans cette trace, toute contestation revient à opposer votre parole à celle du transporteur.
5. Le contrôle de la facture
L’outil doit lire le bordereau tel que le transporteur l’envoie, en CSV ou en Excel, puis signaler les courses d’usagers absents, les kilomètres excessifs, les courses sans pointage et les doublons. La page du logiciel d’audit de facturation transport décrit les règles que NavigoMédic applique.
6. La protection des données
Nous y revenons en détail ci-dessous : c’est souvent le point le moins examiné, et l’un des plus engageants.
7. Le déploiement
Qui crée les fiches, comment sont formés les chauffeurs du transporteur, combien de temps avant la première tournée réelle ? Méfiez-vous des délais garantis sans avoir vu vos données.
8. Le coût total
Additionnez l’abonnement, le temps de mise en place et le temps de vos équipes, puis comparez avec ce que l’outil permet de récupérer. Chez NavigoMédic, les trois formules sont publiques : Starter à 149 € HT par mois pour un établissement de moins de 35 usagers, Pro à 349 € HT par mois (4 188 € HT par an) avec l’audit des factures, Groupe à 790 € HT par mois pour un pôle de trois à huit établissements. Notre article pour choisir entre les formules Starter, Pro et Groupe aide à trancher selon votre taille.
Critères RGPD d’un logiciel de transport : ce qu’il faut vérifier
Le transport implique des données sur des enfants et des adultes en situation de handicap, partagées avec des prestataires extérieurs. Quatre vérifications s’imposent :
- La minimisation : l’outil se limite-t-il aux données logistiques, ou invite-t-il à saisir des informations médicales dans un champ libre ?
- Le cloisonnement : un transporteur ne voit-il que ses propres tournées, un chauffeur que la sienne ?
- La traçabilité : chaque modification, chaque export est-il journalisé avec son auteur ?
- La sécurité des accès : tentatives de connexion limitées, réinitialisation du mot de passe à usage unique ?
Sur ces quatre points, NavigoMédic a fait des choix nets : fiches strictement logistiques avec refus des termes médicaux, six rôles distincts, journal d’audit complet. Le logiciel ne traite pas de données de santé. La page sur la sécurité et le RGPD du logiciel de transport détaille ces mesures ; validez-les avec votre délégué à la protection des données.
Les questions à poser à un éditeur
Pour choisir un logiciel de transport adapté en connaissance de cause, posez pendant la démonstration des questions précises et demandez à voir plutôt qu’à entendre :
- Que se passe-t-il, à l’écran du chauffeur, quand le secrétariat saisit une absence à 7 h 10 ?
- Comment le logiciel traite-t-il un usager impossible à placer dans une tournée, et vous dit-il pourquoi ?
- Avec quelle distance de référence les kilomètres facturés sont-ils comparés, et à partir de quel écart ?
- Que devient un pointage effectué dans un parking souterrain sans réseau ?
- Quel document remettez-vous au transporteur pour contester une course, et sous quel délai peut-il répondre ?
- Quelles fonctions, présentées aujourd’hui, ne sont pas encore disponibles ?
La dernière question est la plus révélatrice. Un éditeur sérieux sait dire ce que son outil ne fait pas. NavigoMédic, par exemple, n’émet pas de facture, ne suit pas les véhicules en continu et ne propose pas de connecteur avec un ERP particulier. Les réponses aux autres questions figurent dans notre foire aux questions sur le logiciel de transport adapté.
Du cahier des charges au déploiement du logiciel de transport
Votre portrait initial et la grille ci-dessus forment l’ossature du cahier des charges du logiciel. Pensez aussi à ce que vous attendez de vos transporteurs : utilisation de l’application de pointage, bordereau mensuel exploitable en CSV ou Excel. Le guide pour rédiger le cahier des charges du transport adapté propose des clauses à reprendre dans vos contrats.
Pour déployer un logiciel de transport sans heurt, commencez petit : une tournée test, un transporteur volontaire, quelques semaines d’observation. Le guide pour déployer un logiciel de transport décrit les étapes et les pièges les plus courants. Avant même de choisir, l’audit gratuit d’un mois de factures vous donne un chiffre concret pour comparer le coût de l’outil à l’enjeu. Toutes les briques possibles sont rassemblées sur la page pilier du logiciel de transport adapté.
Quelles questions poser à un éditeur de logiciel de transport ?
Demandez à voir le traitement d’une absence de dernière minute, d’un usager impossible à placer, d’un pointage sans réseau et d’une facture contestée. Demandez aussi ce que l’outil ne fait pas encore.
Que doit contenir le cahier des charges d'un logiciel de transport ?
Votre public et ses mobilités, vos transporteurs et leurs tarifs, vos contraintes de planification, vos exigences de preuve et de contrôle des factures, vos règles de protection des données et le calendrier de déploiement souhaité.
Quels critères RGPD examiner pour un logiciel de transport ?
La minimisation des données, le cloisonnement des accès entre transporteurs et chauffeurs, la traçabilité des actions et la sécurité des connexions. Faites valider l’analyse par votre DPO.
Combien de temps faut-il pour déployer un logiciel de transport ?
Cela dépend de l’état de vos données et du nombre de transporteurs. Nous ne garantissons pas de délai chiffré : nous préférons démarrer par une tournée test et étendre ensuite.
Passez NavigoMédic au crible de votre grille
Venez avec vos questions et vos cas difficiles : nous vous montrons les réponses à l'écran, et nous auditons gratuitement un mois de factures pour chiffrer l'enjeu.