La facture du transporteur arrive en début de mois : 300 lignes, une par course, et une seule question qui compte vraiment. Ces trajets ont-ils tous eu lieu, et pour la bonne distance ? L’audit des factures de transport de NavigoMédic répond ligne par ligne. Chaque course facturée est confrontée aux absences déclarées, aux pointages des chauffeurs et à la distance théorique, puis classée en vert si elle est due, en rouge si elle ne l’est pas, avec le motif.
Pourquoi faire l’audit des factures de transport chaque mois
Le transport des usagers pèse souvent 10 à 15 % du budget d’un établissement médico-social. C’est aussi l’un des postes les moins contrôlés, pour une raison simple : vérifier une facture à la main suppose de croiser chaque ligne avec la feuille de présence, le planning et une carte routière. Une journée de travail, au mieux. Alors on regarde le total, on compare au mois précédent, et on paie.
Les écarts, eux, sont connus du secteur. Absences signalées trop tard, courses facturées pour un usager resté chez lui, kilomètres arrondis vers le haut, trajets comptés deux fois : les estimations courantes situent la surfacturation entre 5 et 10 %. Sur un budget de 150 000 € par an en taxis et transporteurs, cela représente 7 500 à 15 000 € par an. Notre guide pour contrôler les factures de taxis décrit la méthode manuelle ; ce module l’applique à chaque course, en quelques minutes.
La réconciliation des factures transporteurs, étape par étape
Importer le bordereau
Glissez le fichier CSV ou Excel envoyé par le transporteur. Les colonnes sont reconnues automatiquement, comme l’explique la page sur l’import des factures transporteur en Excel ou CSV.
Laisser le rapprochement se faire
Chaque ligne est associée à un usager, à une date et à une tournée, puis comparée aux absences, aux pointages et à la distance théorique du trajet.
Lire le tableau rouge et vert
Les courses dues sont en vert, les courses indues en rouge, avec leur motif et le montant contesté.
Requalifier puis contester
Après échange avec le transporteur, vous requalifiez les lignes justifiées, puis éditez le bordereau de contestation en PDF pour les autres.
Les règles pour détecter les courses indues
L’audit applique des règles fixes, connues à l’avance et rappelées sur le bordereau final. Personne ne peut vous reprocher un contrôle arbitraire : le même calcul vaut pour toutes les courses et pour tous les transporteurs.
Usager déclaré absent : litige absence
Si l’usager était déclaré absent ce jour-là dans NavigoMédic, la course est contestée à 100 %. C’est le cas le plus fréquent et le plus simple à défendre : l’absence avait été enregistrée, l’arrêt retiré de la tournée du chauffeur, qui voyait « ne pas se présenter » dans son application.
Kilométrage hors tolérance : litige kilométrage
Si le kilométrage facturé dépasse de plus de 15 % la distance théorique du trajet, le montant est recalculé au tarif convenu avec la société : le forfait de prise en charge, auquel s’ajoute la distance théorique payée au tarif kilométrique. La différence est contestée. Notre article sur le seuil de 15 % en cas de litige kilométrage explique pourquoi une tolérance est nécessaire.
Aucun pointage validé : surfacturation
Une course sans aucun pointage validé du chauffeur est contestée à 100 %. Chaque pointage ne justifie qu’une seule course, ce qui fait apparaître les doublons. Un déplacement à vide pointé, quand l’usager était absent sans prévenir ou a refusé de monter, ne justifie que le forfait de prise en charge : notre article sur le forfait dû pour un déplacement à vide détaille ce principe. Enfin, une ligne qui concerne un usager inconnu de l’établissement est contestée.
Analyse
Litige absence, kilométrage, surfacturation : tout est expliqué
Chaque ligne rouge porte son motif et le montant contesté. Des filtres isolent un usager, une date ou un type de litige. La synthèse donne le montant facturé, le montant reconnu dû, le montant contesté et la répartition par motif.
C’est ce tableau que vous montrez au transporteur, à la direction financière ou au conseil d’administration : il se lit sans formation.
Ce que l’audit automatique demande, et ce qu’il ne fait pas
Des données tenues au quotidien
L’audit vaut ce que valent les informations qu’il croise. Les absences doivent être saisies quand la famille appelle, pas reconstituées en fin de mois. La règle du pointage n’a de sens qu’une fois les chauffeurs équipés de l’application : tant qu’ils ne pointent pas, toutes les courses ressortiraient en rouge. C’est pourquoi le déploiement commence souvent par les absences et les kilomètres, puis ajoute le pointage géolocalisé des prises en charge quand le transporteur est prêt.
Une distance théorique à manier avec discernement
La distance théorique est calculée par la route quand un serveur de calcul d’itinéraires est configuré, sinon estimée à partir de la distance à vol d’oiseau multipliée par 1,3. L’estimation peut se tromper sur un trajet de montagne ou autour d’un fleuve sans pont proche. La tolérance de 15 % absorbe les petits écarts. Pour le reste, la requalification manuelle permet de valider une ligne après explication, avec une justification conservée.
Pas de règlement automatique
NavigoMédic ne paie rien et ne modifie pas la facture du transporteur. Il vous donne le montant reconnu dû et le détail des courses contestées. La suite, échange contradictoire, déduction lors du règlement, avoir, se décide entre l’établissement et son prestataire, selon votre contrat.
Le contrôle automatique des factures de taxis, chiffré dès le premier mois
Pour un établissement qui dépense 150 000 € par an, la Formule Pro coûte 349 € HT par mois, soit 4 188 € HT par an. Si l’audit fait apparaître le bas de la fourchette sectorielle, 7 500 € de courses indues sur l’année, l’outil est déjà remboursé, avec un gain net de trésorerie dès le premier trimestre. La démonstration complète, avec vos propres hypothèses, se trouve sur la page du retour sur investissement.
Le plus simple reste de vérifier sur vos chiffres. Avec l’audit gratuit d’un mois de factures, vous transmettez le bordereau d’un transporteur et la liste des absences du mois ; vous recevez un rapport chiffré, sans engagement. Pour situer ce module parmi les autres, la page des fonctionnalités du logiciel présente l’ensemble.
Audit gratuit : un mois de factures, zéro risque
Les dépenses de transport pèsent souvent 10 à 15 % du budget d'un établissement. Mesurez ce que vous payez en trop avant de décider quoi que ce soit.
- 1Vous transmettezLe bordereau d'un mois écoulé (CSV ou Excel) et les absences de la période.
- 2Nous vérifionsKilomètres, présences, doublons et déplacements à vide, course par course.
- 3Vous recevezUn rapport chiffré : courses conformes, litiges par motif, économie annuelle estimée.
Comment détecter les courses indues sur une facture de transporteur ?
En confrontant chaque ligne à trois sources : les absences déclarées, les pointages des chauffeurs et la distance théorique du trajet. NavigoMédic le fait automatiquement et classe chaque course en vert ou en rouge, avec son motif.
Qu'est-ce que la réconciliation des factures transporteurs ?
C’est le rapprochement entre ce qui est facturé et ce qui a réellement eu lieu. Chaque course facturée est associée à un usager, une date et une tournée, puis vérifiée. Le résultat est un montant reconnu dû et un montant contesté, détaillé par motif.
Le contrôle automatique des factures de taxis remplace-t-il toute vérification humaine ?
Non. Il fait le travail répétitif et signale les lignes à examiner. Vous gardez la main : une course peut être requalifiée après échange avec le transporteur, avec une justification conservée dans l’historique.
Litige absence, kilométrage, surfacturation : quelle différence ?
Le litige absence concerne une course facturée pour un usager déclaré absent. Le litige kilométrage, un trajet facturé plus de 15 % au-dessus de la distance théorique. La surfacturation, une course sans pointage validé ou en doublon.
Voyez votre propre facture passer au crible
Nous importons ensemble un bordereau type, puis nous lisons le tableau rouge et vert ligne par ligne. Ou confiez-nous un mois de factures pour l'audit gratuit.