« Cette absence ne nous a jamais été signalée. » Face à cette phrase, beaucoup d’établissements n’ont qu’un souvenir à opposer : la secrétaire pense avoir appelé, mais elle n’en est plus certaine trois semaines plus tard. Avec la traçabilité des pointages et le journal d’audit de NavigoMédic, la réponse tient en une ligne : qui a enregistré l’absence, à quelle heure, et qui avait prévenu. Il en va de même pour chaque pointage, chaque modification, chaque import et chaque export.
Pourquoi la traçabilité des pointages et le journal d’audit comptent
Le transport des usagers produit chaque jour des dizaines de petits faits : une absence notée, un horaire décalé, une prise en charge pointée, une adresse corrigée. Pris un par un, ils semblent anodins. Mais c’est sur eux que repose, à la fin du mois, la décision de payer ou de contester une course. Si l’on ne sait plus qui a fait quoi et quand, la discussion avec le transporteur devient une affaire de confiance plutôt que de faits.
Le journal d’audit enregistre ces faits au moment où ils se produisent. Il ne demande aucun effort supplémentaire : il suffit d’utiliser le logiciel normalement. Et il ne sert pas qu’en cas de conflit. Il rassure aussi le transporteur, qui sait que les règles sont appliquées sur des données datées, et la direction, qui peut répondre à une question précise sans mener l’enquête.
Ce que le journal enregistre
- Les créations : un usager, une tournée, une absence, un transporteur, un compte utilisateur.
- Les modifications : une adresse, un tarif, un ordre de passage, une requalification de ligne.
- Les pointages des chauffeurs : pris en charge, absent ou refus, avec l’heure et la position.
- Les imports de factures et les exports de documents.
Chaque entrée indique l’auteur et la date. Le journal ne commente pas, ne juge pas : il constate.
Qui a déclaré l’absence, et quand
Quand une absence est enregistrée, le logiciel retient la personne qui l’a saisie, l’heure de saisie et la personne qui a prévenu, la mère, l’éducateur du foyer, l’usager lui-même. Dès cet instant, l’arrêt est retiré de la tournée et le chauffeur voit « ne pas se présenter » dans son application. Si l’absence est supprimée parce que la famille rappelle, cette suppression est elle aussi enregistrée. La saisie elle-même est décrite sur la page de la gestion des absences des usagers transportés.
L’historique des modifications
Un tarif kilométrique modifié en cours d’année, une adresse de ramassage changée après un déménagement, une course requalifiée après échange avec le transporteur : ces changements pèsent directement sur l’audit des factures. L’historique des modifications permet de les retrouver, avec leur auteur et, pour une requalification, la justification saisie.
Pointages
Des pointages horodatés et localisés
Chaque pointage du chauffeur porte l’heure et la position du téléphone, ainsi que l’écart à l’adresse prévue. Au-delà de 300 mètres, une alerte le signale. Le chauffeur peut corriger une erreur de touche pendant 10 minutes ; au-delà, le pointage est figé.
Sans réseau, le pointage est gardé sur le téléphone puis envoyé au retour de la connexion, avec l’heure du téléphone si elle est plausible. Le fonctionnement détaillé figure sur la page du pointage géolocalisé des prises en charge.
Une preuve en cas de litige avec le transporteur
Revenons à la phrase du début. Le transporteur conteste une ligne du bordereau : selon lui, l’absence de Théo le 14 n’a jamais été transmise. Le journal montre l’absence enregistrée à 7 h 12 par le secrétariat, prévenu par le père, et l’arrêt retiré de la tournée dans la foulée. Il montre aussi qu’aucun pointage n’a été fait à cette adresse ce matin-là. La discussion change de nature : on ne s’oppose plus des souvenirs, on regarde les mêmes faits.
L’inverse est vrai, et c’est ce qui rend l’outil équitable. Si le chauffeur a pointé « Absent » devant le domicile alors qu’aucune absence n’était déclarée, le déplacement à vide est établi et le forfait de prise en charge lui est reconnu. Notre article sur le pointage comme preuve de passage développe ce point. La mise en forme de la contestation elle-même passe par le bordereau de contestation en PDF.
Un journal n’a pas la valeur d’un constat d’huissier, et nous ne le présentons pas ainsi. C’est un ensemble d’éléments datés, cohérents entre eux, qui rendent une position bien plus solide qu’une simple affirmation.
Export et empreinte des documents
Deux documents comptent particulièrement dans la relation avec un transporteur : la facture reçue et le bordereau de contestation envoyé. Le fichier de facture importé est archivé tel quel, avec son empreinte SHA-256. Le bordereau PDF porte lui aussi son empreinte. Cette suite de caractères, calculée sur le contenu exact du fichier, change à la moindre retouche : chacun peut vérifier que le document qu’il détient est bien celui qui a été produit. Les exports sont par ailleurs enregistrés dans le journal, avec leur auteur et leur date.
Contrôle interne, commissaire aux comptes et contrôle du service fait
Avant de payer une facture, un établissement doit pouvoir s’assurer que la prestation a bien été réalisée. Notre page sur le contrôle du service fait en matière de transport rappelle ce principe et ses implications. Le journal d’audit en fournit la matière : pointages, absences, requalifications, chacun avec son auteur.
Lorsque le commissaire aux comptes ou un contrôleur interne demande comment les factures de transport sont validées, vous pouvez montrer la méthode, les règles appliquées et la trace de chaque décision. Sur la question de la durée pendant laquelle conserver ces informations, notre article sur la durée de conservation des données de transport donne des repères à adapter à votre situation.
Les limites du journal
Le journal enregistre ce qui se passe dans NavigoMédic. Un appel de famille noté sur un carnet et jamais saisi n’y figure pas ; une consigne donnée oralement au chauffeur non plus. Sa valeur dépend donc d’une habitude simple : tout passe par le logiciel. L’accès au journal suit les rôles et droits d’accès définis pour votre équipe, et les mesures de protection des données sont présentées sur notre page sécurité et RGPD.
Pour voir le journal sur un cas concret, une absence, un pointage, une requalification, demandez une démonstration commentée. Les autres modules figurent sur la page des fonctionnalités de NavigoMédic.
Le journal montre-t-il l'historique des modifications ?
Oui. Chaque modification d’une fiche, d’un tarif, d’une tournée ou d’une ligne de facture est enregistrée avec son auteur et sa date. Une requalification conserve en plus la justification saisie.
Le journal d'audit peut-il servir de preuve en cas de litige ?
Il fournit des éléments datés et cohérents : absence enregistrée, arrêt retiré, pointage ou absence de pointage. Ce n’est pas un constat officiel, mais c’est une base factuelle solide pour la procédure contradictoire avec le transporteur.
Comment savoir qui a déclaré l'absence et quand ?
Chaque absence garde la personne qui l’a saisie, l’heure de saisie et la personne qui a prévenu. L’information est consultable sur l’absence elle-même et dans le journal.
À quoi sert l'empreinte des documents exportés ?
L’empreinte SHA-256 identifie le contenu exact d’un fichier. Si le document est retouché, l’empreinte change. Elle permet de vérifier que la facture archivée ou le bordereau transmis n’ont pas été modifiés.
Des faits datés plutôt que des souvenirs
Nous vous montrons le journal d'audit sur une journée type : absence, pointages, import de facture et contestation. Ou commencez par l'audit gratuit d'un mois de factures.