Le transport fait partie des dépenses que l’on découvre plus qu’on ne les pilote : la facture arrive, on constate le montant, on ajuste le budget l’année suivante. Quelques indicateurs de pilotage du transport, bien choisis et calculés chaque mois, suffisent à inverser la logique. Ce guide en retient huit, explique comment les calculer à partir de données que vous avez déjà, et précise à qui ils s’adressent. Les exemples s’appuient sur un établissement fictif de 40 usagers transportés.
Pourquoi huit indicateurs, et pas trente
Un tableau de bord trop riche n’est pas lu. Les huit indicateurs retenus ici répondent à quatre questions : combien dépensons-nous, pour quel service, avec quelle qualité et avec quelle fiabilité de facturation ? Chacun se calcule avec une division simple. Si vous ne pouvez en suivre que trois, commencez par le coût par usager par jour, le taux de courses pointées et le taux de litiges facture.
Dans les établissements sous contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens, certains de ces indicateurs peuvent aussi nourrir le dialogue de gestion. La page sur le CPOM et les indicateurs de transport présente les points d’articulation possibles.
Les indicateurs de dépense
1. Dépense mensuelle rapportée au budget
Dépense cumulée depuis le début de l’exercice, divisée par le budget annuel au prorata des mois écoulés. Au-delà de 100 %, la dérive est en cours. Cet indicateur s’appuie sur le travail décrit dans le guide pour construire le budget transport d’un ESMS.
2. Coût par usager par jour de présence
Montant reconnu dû sur le mois, divisé par le nombre de journées de présence des usagers transportés. Exemple : sur une facture de 12 500 €, 11 360 € sont reconnus dus après contrôle (voir l’indicateur 7) pour 760 journées de présence, soit 11 360 / 760 = 14,95 € par usager et par jour. La méthode de calcul individuel est détaillée dans le guide pour calculer le coût d’un trajet par usager.
Les indicateurs d’activité
3. Taux de présence
Journées de présence divisées par journées attendues. Avec 40 usagers et 20 jours d’ouverture, 800 journées étaient attendues ; 760 ont été réalisées, soit un taux de présence de 95 %. Le suivi quotidien de ce taux est abordé dans l’article sur le taux de présence des usagers.
4. Taux de remplissage véhicule
Usagers transportés divisés par le nombre de places du véhicule, accompagnateurs compris. Un véhicule de 8 places qui transporte 6 personnes affiche un taux de remplissage de 75 %. Un taux durablement bas sur plusieurs circuits signale un regroupement possible.
5. Temps à bord au-delà de la limite
Nombre d’usagers dont le temps de trajet prévu dépasse le temps maximal fixé pour eux, divisé par le nombre total d’usagers. L’objectif est zéro ; tout dépassement doit être expliqué.
Les indicateurs de fiabilité de la facturation
6. Taux de courses pointées
Courses pointées par un chauffeur divisées par courses facturées. Exemple : 1 406 courses pointées pour 1 480 facturées, soit 95 %. Les 5 % restants sont des courses sans preuve de passage, à justifier avant paiement.
7. Taux de litiges facture
Montant contesté divisé par montant facturé. Exemple : 1 140 € contestés sur une facture de 12 500 €, soit 9,1 %. Un taux élevé les premiers mois est normal ; il doit baisser à mesure que la procédure d’absences et le pointage se mettent en place. Le guide pour détecter une surfacturation de transport explique comment classer ces litiges par motif.
8. Part des déplacements à vide
Déplacements à vide constatés divisés par courses facturées. Avec 24 déplacements à vide sur 1 480 courses, la part atteint 1,6 %. Si elle augmente, c’est la transmission des absences qu’il faut revoir.
KPI transport établissement : fréquence et destinataires
| Indicateur | Fréquence | Destinataire principal |
|---|---|---|
| Dépense rapportée au budget | Mensuelle | Direction, direction financière |
| Coût par usager par jour | Mensuelle | Direction, direction financière |
| Taux de présence | Quotidienne et mensuelle | Coordination transport, direction |
| Taux de remplissage véhicule | Trimestrielle | Coordination transport |
| Temps à bord au-delà de la limite | À chaque réorganisation | Coordination transport, équipe éducative |
| Taux de courses pointées | Mensuelle | Coordination transport, transporteur |
| Taux de litiges facture | Mensuelle | Direction financière, transporteur |
| Part des déplacements à vide | Mensuelle | Secrétariat, coordination transport |
Partager certains indicateurs avec le transporteur, notamment le taux de courses pointées et le taux de litiges, donne une base objective aux réunions de bilan. Pour la lecture côté direction, l’article sur les indicateurs transport du directeur propose une présentation synthétique.
Conseil de mise en place. Calculez les huit indicateurs sur les trois derniers mois avant de fixer des objectifs. Sans point de départ mesuré, un objectif de baisse n’a pas de sens.
Ce que les indicateurs ne disent pas
Un indicateur signale un écart ; il n’en donne pas la cause. Un taux de remplissage de 50 % peut traduire un circuit mal construit, mais aussi la présence de deux usagers en fauteuil électrique qui occupent l’espace de plusieurs places. Un coût par usager en hausse peut venir d’une nouvelle admission éloignée plutôt que d’une dérive de la facturation. Avant toute décision, revenez aux situations concrètes : la tournée concernée, les usagers, le chauffeur.
Méfiez-vous aussi des moyennes. Un temps de trajet moyen de 35 minutes peut cacher un enfant qui en passe 70 chaque matin. Pour les indicateurs qui touchent à l’accompagnement, regardez toujours la valeur la plus défavorable en plus de la moyenne.
Suivre les indicateurs de pilotage du transport sans ressaisie
Calculés à la main, ces indicateurs demandent de croiser plusieurs fichiers chaque mois. Dans NavigoMédic, une partie s’affiche directement sur le tableau de bord : taux de présence du jour, tournées en cours et avancement des pointages, absents du jour, litiges détectés dans le mois, alertes sur les tournées sans chauffeur ou les pointages hors zone. Les montants facturés, reconnus dus et contestés par motif ressortent de chaque analyse de facture. Le détail est présenté sur la page du tableau de bord du transport médico-social.
Les directions qui veulent voir ces chiffres sur leur propre activité peuvent demander une démonstration du logiciel. Les autres méthodes de pilotage et de contrôle sont rassemblées dans le guide du transport adapté en établissement.
Quels KPI transport suivre en établissement en priorité ?
Le coût par usager par jour, le taux de courses pointées et le taux de litiges facture. Ces trois indicateurs couvrent la dépense, la traçabilité et la fiabilité de la facturation.
Comment calculer le taux de remplissage d'un véhicule ?
Divisez le nombre de personnes transportées, accompagnateurs compris, par le nombre de places du véhicule. Six personnes dans un véhicule de huit places donnent 75 %.
Comment calculer le coût par usager par jour ?
Divisez le montant reconnu dû sur le mois par le nombre de journées de présence des usagers transportés. Utiliser les journées attendues plutôt que réalisées sous-estimerait le coût réel.
Quel taux de litiges facture est normal ?
Il n’existe pas de norme. Les ordres de grandeur du secteur situent la surfacturation entre 5 et 10 % ; l’essentiel est de suivre l’évolution de votre propre taux de mois en mois.
Pilotez le transport avec des chiffres fiables
Présence du jour, avancement des pointages, litiges détectés, montants contestés : découvrez en démonstration le tableau de bord de NavigoMédic.