Audit gratuit des factures de transport : un mois vérifié, sans engagement

L’audit gratuit des factures de transport répond à une question simple : combien payez-vous pour des courses qui n’auraient pas dû l’être ? Vous nous confiez le bordereau d’un transporteur pour un mois déjà écoulé, avec les absences et présences de ce mois. Notre moteur contrôle chaque ligne, et vous recevez un rapport chiffré. Sans frais, sans engagement, et sans avoir à installer quoi que ce soit.

Nous proposons cet audit parce qu’un pourcentage moyen, même sérieux, ne convainc personne en conseil d’administration. Les ordres de grandeur du secteur parlent de 5 à 10 % de surfacturation sur le transport des usagers. Votre établissement est peut-être au-dessus, peut-être très en dessous. Le seul moyen de le savoir, c’est de regarder une vraie facture, la vôtre.

Ce que vérifie l’audit gratuit des factures de transport

Le moteur d’audit est celui du logiciel, appliqué à vos fichiers. Il passe en revue chaque course facturée et la confronte à deux sources : la liste des présences et absences que vous tenez, et la distance théorique du trajet.

• Une course facturée un jour où l’usager était déclaré absent devient un litige absence, contesté en totalité.
• Un kilométrage supérieur de plus de 15 % à la distance théorique devient un litige kilométrage, avec un montant recalculé au tarif convenu.
• Les noms inconnus de votre liste d’usagers et les lignes en double sont signalés à part.

Pour comprendre le raisonnement derrière chacune de ces règles, la page sur l’audit des factures de transport détaille le contrôle tel qu’il fonctionne au quotidien, et notre article sur le seuil de 15 % pour les litiges de kilométrage explique pourquoi nous n’avons pas retenu une tolérance plus serrée.

Le déroulé, étape par étape

1. Vous faites la demande

   Un message ou un appel suffit. Nous vous indiquons comment transmettre vos fichiers et répondons à vos premières questions, notamment sur le choix du mois à auditer.

2. Vous envoyez deux documents

   Le bordereau du transporteur pour un mois écoulé, en CSV ou Excel, et la liste des absences et présences de vos usagers pour ce même mois.

3. Le moteur rapproche les lignes

   Les colonnes sont reconnues automatiquement, les formats français sont lus tels quels, les lignes de total ignorées. Chaque course est classée en conforme ou en litige, avec son motif.

4. Vous recevez le rapport chiffré

   Courses conformes, litiges par motif, montant contestable et projection sur une année : de quoi quantifier les économies transport de votre établissement.

5. Vous décidez

   Nous parcourons le rapport ensemble si vous le souhaitez. Ensuite, vous vous arrêtez là, ou vous envisagez l’abonnement en connaissant son rendement probable.

Vérifier un mois de factures transport : les pièces à fournir

Inutile de constituer un dossier. Deux fichiers suffisent pour l’essentiel du contrôle, et la plupart des secrétariats les ont déjà sous la main.

Le bordereau du transporteur

C’est le relevé détaillé des courses du mois, au format CSV ou Excel (.xlsx). Le moteur y cherche une date, le nom de l’usager (ou un nom et un prénom en deux colonnes), les kilomètres et le montant TTC. Les intitulés n’ont pas besoin d’être exacts : « Date course », « Km », « Montant TTC » sont reconnus, et un nom abrégé comme « DUPONT A. » est rapproché de la bonne personne. Si le transporteur ne vous adresse qu’un PDF, demandez-lui l’export tableur du même relevé ; la plupart des logiciels de facturation le produisent sans difficulté. Les détails techniques figurent sur la page qui explique comment importer les factures transporteur en Excel ou CSV.

Les absences et présences du mois

Un registre, un export de votre outil de suivi, un tableau tenu à la main puis saisi : la forme importe peu, pourvu que l’on puisse savoir, pour chaque usager et chaque jour, s’il était présent. C’est cette liste qui fait apparaître les courses facturées pour une personne restée chez elle.

Ce qui affine le résultat

Les tarifs convenus avec le transporteur, forfait de prise en charge et tarif kilométrique, permettent de chiffrer précisément les litiges de kilométrage. Le calcul de la distance théorique suppose aussi de connaître les adresses de ramassage concernées ; si elles ne figurent pas dans vos documents, nous conviendrons ensemble de la façon la plus simple de procéder.

Ce que contient le rapport d’audit

Le rapport n’est pas une plaquette commerciale déguisée. Il reprend les lignes de votre facture et dit, pour chacune, ce que le moteur en pense et pourquoi.

• Le nombre de courses conformes et le montant reconnu dû.
• Les litiges classés par motif : usager absent, kilométrage excessif, usager inconnu, doublon.
• Le montant contestable sur le mois, ligne par ligne.
• Une extrapolation annuelle, pour comparer ce montant au coût d’un abonnement.

La logique de ce tableau est toujours la même : à gauche ce qui s’est passé, à droite ce qui a été facturé. Le rouge signale un indu, le vert une course justifiée. Si vous voulez savoir lire votre propre relevé avant de nous l’envoyer, notre article pour comprendre une facture de transporteur reprend chaque colonne.

Ce que l’audit ne voit pas encore

Une partie du contrôle repose sur le pointage des chauffeurs : sans prise en charge validée sur l’application, une course est contestée. Lors d’un audit sur un mois passé, ce pointage n’existe pas encore. Le rapport porte donc sur les absences et les kilomètres, ce qui en fait une estimation plutôt basse de ce que le logiciel détecte une fois en service. Nous préférons vous le dire avant que vous ne le découvriez.

app.navigomedic.fr/facturation/audit

Confidentialité de vos fichiers

Un bordereau de transport contient des noms d’usagers et des dates. Ce sont des données personnelles, et elles sont traitées comme telles. Les fichiers transmis servent à produire votre rapport ; nous ne vous demandons aucune information de santé, aucun motif d’absence, aucun élément de dossier. Le fichier importé est archivé avec son empreinte SHA-256, ce qui garantit que le rapport porte bien sur le document reçu. Vous pouvez demander la suppression de vos fichiers à l’issue de l’audit. Notre approche générale est décrite sur la page sécurité et RGPD du logiciel de transport, et les engagements de l’éditeur sur la page à propos de NavigoMédic.

Une offre sans engagement, et ensuite ?

L’audit ne vous engage à rien, pas même à nous rappeler. Le rapport vous appartient : vous pouvez l’utiliser pour ouvrir une discussion avec votre transporteur, pour préparer un avenant ou pour argumenter une décision budgétaire. Notre guide pour contester une facture de transporteur explique comment s’y prendre sans abîmer une relation de travail utile.

Si les chiffres vous convainquent, la Formule Pro coûte 349 € HT par mois pour un établissement ; la page des tarifs du logiciel de transport adapté détaille ce qu’elle comprend, et la démonstration sur la rentabilité d’un logiciel de transport montre comment comparer le montant contestable à l’abonnement. Pour aller plus loin sur la méthode, l’article sur l’audit d’un mois de factures raconte ce que l’on trouve le plus souvent.

Vous pouvez aussi formuler votre demande ci-dessous, en indiquant simplement « audit gratuit » dans votre message, ou passer par la page de demande de démonstration du logiciel si vous souhaitez voir l’outil en même temps.

Questions sur l’audit gratuit