Droits d’accès au logiciel de transport : six rôles, chacun son périmètre

Un même outil sert à la secrétaire qui note l’absence de 7 h 10, au coordinateur qui prépare les circuits de la rentrée, au directeur qui suit les litiges et au chauffeur qui pointe devant une maison. Ils n’ont ni les mêmes besoins ni les mêmes responsabilités. Les droits d’accès du logiciel de transport NavigoMédic reposent sur six rôles : chacun ouvre les écrans utiles à un métier, et seulement ceux-là.

Pourquoi des droits d’accès dans un logiciel de transport

Le transport des usagers fait intervenir des personnes qui ne travaillent pas pour le même employeur. L’établissement, bien sûr, mais aussi plusieurs sociétés de transport, parfois concurrentes, et leurs chauffeurs. Donner à tout ce monde le même accès reviendrait à montrer à un taxi les tournées de son concurrent, ou à laisser un chauffeur consulter l’adresse de tous les usagers de l’établissement.

Le principe retenu est simple : chacun voit ce qu’il lui faut pour travailler. C’est une exigence de bon sens, et c’est aussi l’esprit du RGPD, qui demande de limiter l’accès aux données personnelles aux personnes qui en ont besoin. Les mesures de protection d’ensemble sont détaillées sur notre page sécurité et RGPD du logiciel de transport.

Les six rôles et leur périmètre

app.navigomedic.fr/equipe

Le rôle de coordinateur transport

Le coordinateur transport est l’utilisateur le plus présent dans le logiciel. Il tient à jour les fiches des usagers et des transporteurs, construit les tournées avec l’optimiseur, affecte les chauffeurs, puis importe et analyse les factures en fin de mois. C’est lui qui requalifie une ligne après échange avec un transporteur et qui édite le bordereau de contestation.

Dans un petit établissement, ce rôle est souvent tenu par un cadre administratif qui a d’autres missions ; dans une grande structure, par une personne à temps plein. Dans les deux cas, il concentre l’information. Notre page sur l’outil du coordinateur transport décrit une semaine type avec NavigoMédic.

Le directeur, lui, n’a pas vocation à construire des circuits. Il regarde le transport comme un poste budgétaire et comme un service rendu aux familles : taux de présence, avancement des tournées, montant des litiges du mois, bordereaux en cours. Son rôle lui donne cette vue d’ensemble sans l’obliger à entrer dans le détail quotidien, qu’il peut toujours consulter quand une question remonte.

L’accès du secrétariat aux absences

Au secrétariat, le téléphone sonne dès 7 h. Une mère prévient que sa fille est malade, un père que son fils restera chez lui jusqu’à vendredi. Le rôle secrétariat est taillé pour ce moment : enregistrer l’absence en quelques clics, avec la personne qui a prévenu, et consulter les tournées pour répondre à une question sur un horaire. Dès l’enregistrement, l’arrêt est retiré de la tournée du chauffeur. Le fonctionnement complet est présenté sur la page de la gestion des absences des usagers transportés.

Le secrétariat n’a pas besoin de modifier les tarifs d’un transporteur ou de lancer un recalcul complet des circuits, et son rôle ne le lui demande pas. Notre page consacrée aux secrétariats et à la gestion des absences détaille ce poste.

Transporteurs et chauffeurs

Espace du responsable transporteur et compte chauffeur sécurisé

Le responsable d’une société de transport se connecte au logiciel web et ne voit que les tournées confiées à son entreprise. Il ne consulte ni les autres prestataires, ni les écrans internes de l’établissement. C’est ce qui permet de faire travailler plusieurs sociétés sur le même outil sans difficulté.

Chaque chauffeur a son compte personnel et n’accède qu’à l’application chauffeur. Pas de compte partagé dans le véhicule : chaque pointage est rattaché à la personne qui l’a fait.

Côté transporteur, cette organisation a un avantage souvent sous-estimé : la société voit exactement ce que l’établissement lui demande, au même moment que lui. Notre page destinée aux taxis, ambulances et TPMR qui travaillent avec un établissement présente leur point de vue.

La sécurité des connexions

Des rôles bien découpés ne servent à rien si un compte peut être forcé. NavigoMédic applique plusieurs protections standard :

• Le nombre de tentatives de connexion est limité, ce qui freine les essais de mots de passe en série.
• Quand un utilisateur change son mot de passe, ses autres sessions ouvertes sont fermées.
• Le lien « mot de passe oublié » est à usage unique : une fois utilisé, il ne fonctionne plus.
• Chaque création, modification, pointage, import et export est enregistré avec son auteur.

Ce dernier point est le complément naturel des droits d’accès : savoir qui peut faire quoi, puis savoir qui a fait quoi. Le journal d’audit et la traçabilité des pointages répondent à la seconde question.

Quelques bonnes pratiques

Attribuez le rôle le plus restreint qui permet de travailler, et non le plus confortable. Créez un compte par personne, jamais un compte partagé « secretariat ». Retirez l’accès le jour du départ d’un salarié ou du changement d’employeur d’un chauffeur. Si vous gérez plusieurs structures, une même adresse électronique peut être rattachée à plusieurs établissements : la page logiciel transport multi-établissements explique ce fonctionnement.

Pour voir comment ces rôles s’organisent dans votre propre équipe, le plus simple est de demander une démonstration avec vos profils. Les autres modules sont présentés sur la page des fonctionnalités de NavigoMédic.