Pointage géolocalisé des prises en charge : la preuve que la course a eu lieu

Quand un transporteur facture une course, sur quoi repose-t-elle ? Bien souvent, sur sa seule déclaration. Le pointage géolocalisé des prises en charge change cet équilibre : au moment où le chauffeur confirme qu’un usager est monté à bord, ou qu’il était absent, NavigoMédic enregistre l’heure, la position du téléphone et l’écart avec l’adresse prévue. Ce relevé, daté et localisé, sert ensuite de référence commune à l’établissement et au transporteur.

Ce qu’enregistre chaque pointage

Le pointage se fait depuis l’application chauffeur du transport adapté, d’un appui sur l’une des trois grandes touches : Pris en charge, Absent ou Refus. À cet instant, quatre informations sont conservées :

• le type de pointage et, pour une absence ou un refus, le motif choisi parmi une liste prédéfinie ;
• l’heure exacte de l’appui ;
• la position du téléphone, telle que la fournit sa puce de localisation ;
• l’écart, en mètres, entre cette position et l’adresse de ramassage de l’usager.

Rien d’autre. Le téléphone ne transmet pas de position entre deux pointages, et le logiciel ne reconstitue pas le trajet du véhicule. Ce n’est pas un outil de surveillance des chauffeurs : c’est un relevé ponctuel, au moment précis où le service est rendu.

L’horodatage des prises en charge, minute par minute

L’heure de chaque prise en charge raconte la tournée telle qu’elle s’est déroulée. Le coordinateur voit si le circuit prévu est tenable : un premier arrêt pointé avec vingt minutes de retard chaque matin signale un horaire irréaliste, pas un chauffeur négligent. Il peut alors ajuster l’heure de départ ou revoir l’ordre des arrêts.

Pendant la tournée, l’avancement des pointages remonte sur le tableau de bord du transport médico-social : nombre d’arrêts pointés, tournées en cours, alertes. La direction sait, sans passer un coup de téléphone, que la tournée du secteur nord est terminée et que celle du secteur sud a encore trois arrêts devant elle.

Sur le téléphone

La progression de la tournée, arrêt après arrêt

Le chauffeur voit lui aussi sa progression. Les arrêts déjà pointés se distinguent de ceux qui restent, ce qui évite d’en sauter un dans la précipitation d’un matin chargé.

Une erreur reste possible : un appui sur « Absent » au lieu de « Pris en charge », alors que l’enfant arrivait en courant derrière sa mère. Le chauffeur dispose de dix minutes pour corriger son pointage. Passé ce délai, le relevé est figé, ce qui garantit sa valeur de preuve.

L’écart entre position et adresse : une alerte au-delà de 300 mètres

Pour chaque pointage, NavigoMédic compare la position du téléphone à l’adresse de ramassage, géocodée lors de la création de la fiche usager. Si l’écart dépasse 300 mètres, le pointage est signalé comme hors zone et une alerte apparaît.

Une alerte n’est pas une accusation. Il existe de bonnes raisons à un écart : une résidence dont l’entrée donne sur une autre rue, un usager récupéré à l’arrêt de bus voisin à la demande de la famille, un téléphone dont la localisation met quelques secondes à se stabiliser. L’alerte invite simplement à vérifier. Si l’adresse de la fiche est imprécise, c’est l’occasion de la corriger ; si la situation se répète sans explication, c’est l’occasion d’en parler avec le transporteur.

app.navigomedic.fr/tournees/circuit-centre-matin

La preuve de passage du chauffeur dans l’audit des factures

C’est au moment du contrôle de la facture que le pointage prend toute sa valeur. Lors de l’audit des factures de transport, NavigoMédic cherche, pour chaque course facturée, le pointage qui la justifie.

Ces règles s’appliquent sans débat sur la bonne foi de quiconque : elles comparent deux relevés. L’article sur le pointage comme preuve de passage revient sur cette logique, et celui consacré aux doublons de facturation montre à quoi ressemblent ces lignes dans une facture réelle type.

Pointage chauffeur et facturation : une base commune

Le transporteur a lui aussi intérêt à ces pointages. Ils documentent le travail réellement effectué, y compris les déplacements à vide qui lui ouvrent droit au forfait. En cas de désaccord, les deux parties regardent les mêmes données au lieu d’opposer deux versions. Cette démarche s’inscrit dans le principe du contrôle du service fait, familier des services financiers : on vérifie que la prestation a été réalisée avant de la régler.

Traçabilité : qui a pointé quoi, et quand

Chaque pointage, chaque correction et chaque modification sont inscrits au journal d’audit et de traçabilité des pointages. Si une contestation remonte plusieurs semaines plus tard, l’historique est là : l’heure d’origine, la correction éventuelle et son auteur.

Et si le téléphone n’avait pas de réseau au moment de l’appui ? Le pointage est gardé en mémoire puis transmis au retour de la connexion, avec l’heure du téléphone si elle est plausible. Le fonctionnement est détaillé sur la page de l’application chauffeur sans connexion.

Données personnelles : informer, limiter, conserver avec mesure

La position enregistrée concerne le téléphone du chauffeur, à un instant précis. Elle reste une donnée personnelle, et les chauffeurs doivent en être informés, par leur employeur comme par l’établissement selon l’organisation retenue. Le fait de ne relever la position qu’au pointage va dans le sens de la minimisation des données. Nous recommandons de vérifier avec votre délégué à la protection des données les mentions d’information et les durées de conservation adaptées ; la page RGPD et données des usagers transportés pose les principes généraux.

Le pointage n’est qu’une des briques du logiciel de gestion du transport des usagers. Pour mesurer ce que l’absence de preuve de passage vous coûte aujourd’hui, l’audit gratuit d’un mois de factures donne un premier chiffrage.