Logiciel transport adapté gratuit : ce qui est réellement offert

Vous cherchez un logiciel transport adapté gratuit ? Autant le dire d’emblée : NavigoMédic n’en propose pas de version gratuite. Ce qui est gratuit, en revanche, c’est l’audit d’un mois de factures de vos transporteurs, sans engagement, qui vous dit combien votre établissement paie aujourd’hui pour des courses qui n’auraient pas dû l’être. Cette page explique pourquoi un outil gratuit coûte souvent plus cher qu’il n’y paraît, et comment juger si un abonnement se paiera chez vous.

Chercher un logiciel transport adapté gratuit, une démarche légitime

Les budgets des établissements médico-sociaux sont contraints, et chaque dépense nouvelle doit se justifier devant la direction, parfois devant le conseil d’administration ou l’autorité de tarification. Partir à la recherche d’un outil sans coût n’a donc rien de naïf. C’est même une bonne discipline : un logiciel qui ne rapporte rien de mesurable n’a pas sa place dans un budget déjà tendu.

La vraie question n’est pourtant pas « gratuit ou payant », mais « combien me coûte ma façon actuelle de faire ». Et cette question-là, peu d’établissements ont eu le temps de la chiffrer.

Ce que coûte vraiment un outil gratuit de planning transport

Le tableur, gratuit en licence, coûteux en temps

Le fichier partagé ne coûte rien de plus que la bureautique installée. Mais il ne prévient pas le chauffeur d’une absence, ne recalcule pas les horaires et laisse le rapprochement des factures à la main, ligne après ligne. La page qui compare un planning transport sur Excel ou dans un logiciel détaille ces limites sans caricature.

Les planificateurs d’itinéraires gratuits en ligne

Ils savent ordonner une série d’arrêts pour un véhicule. Ils ignorent en général ce qui fait la difficulté du transport adapté : les emplacements fauteuil, le temps maximal à bord de chaque personne, les jeunes qui ne doivent pas voyager ensemble. Ils posent aussi une question de protection des données : saisir les adresses d’enfants en situation de handicap dans un service dont vous ne connaissez ni l’hébergement ni les conditions d’utilisation mérite au minimum l’avis de votre délégué à la protection des données.

Le coût invisible : ce que personne ne vérifie

Le poste le plus lourd n’apparaît sur aucune ligne budgétaire. Selon les estimations du secteur, les absences signalées trop tard, les courses à vide facturées comme des courses normales et les kilomètres arrondis représentent entre 5 et 10 % de surfacturation, soit une perte moyenne d’environ 8 %. Un logiciel transport adapté gratuit qui ne contrôle pas les factures laisse ce montant filer chaque mois. L’article sur le coût caché des courses à vide montre comment ces petites sommes s’additionnent.

Plutôt qu’un essai gratuit, un audit gratuit des factures de transport

Un essai gratuit de logiciel transport sur des données de démonstration prouve que l’outil fonctionne. Il ne prouve pas qu’il vous fera gagner de l’argent. C’est pourquoi l’offre d’entrée de NavigoMédic porte sur vos propres chiffres : confiez-nous les factures de transporteurs d’un seul mois écoulé, et notre moteur vérifie gratuitement la conformité des kilomètres et des présences.

• Vous transmettez le bordereau du transporteur, en CSV ou en Excel, et la liste des absences et présences du mois.
• Le moteur applique les mêmes règles que le logiciel : course d’un usager déclaré absent, kilométrage supérieur de plus de 15 % à la distance théorique, doublons.
• Le rapport chiffré qui vous revient sépare les courses validées des litiges, classe ces derniers par motif, puis projette le montant contestable sur douze mois.
• Vous ne prenez aucun engagement, quel que soit le résultat.

Le déroulé complet, les pièces à fournir et les règles de confidentialité sont décrits sur la page de l’audit gratuit des factures de transport. Si vous préférez d’abord mener l’exercice vous-même, le guide pour auditer ses factures de transport donne la méthode manuelle.

Coût d’un logiciel de transport adapté : un abonnement qui s’autofinance

Raisonnons sur l’exemple type du secteur : 150 000 € versés chaque année à des taxis et transporteurs privés. Une surfacturation de 5 à 10 % y fait disparaître de 7 500 à 15 000 € par an. En regard, l’abonnement Formule Pro s’élève à 349 € HT mensuels, 4 188 € HT sur l’année.

Pour cet exemple, l’outil évite de l’ordre de 800 à 1 500 € de litiges par mois pour un abonnement de 349 € HT : il s’autofinance et dégage un gain net de trésorerie dès le premier trimestre. La démonstration détaillée, avec un calculateur à régler sur votre budget, se trouve sur la page du retour sur investissement du logiciel de transport, et l’article consacré à l’exemple d’un établissement à 150 000 € reprend le calcul pas à pas.

app.navigomedic.fr/facturation/audit

Votre établissement est-il concerné ? Le calcul en une ligne

Soyons honnêtes jusqu’au bout : l’abonnement ne se rembourse pas partout par le seul contrôle des factures. Divisez 4 188 € par le taux de perte que vous estimez. À 8 %, la perte moyenne évoquée plus haut, l’abonnement est couvert à partir d’environ 52 000 € de dépenses annuelles de transport. À 5 %, il faut environ 84 000 €. En dessous, l’intérêt de l’outil tient davantage au temps gagné par le secrétariat et la coordination, et à la sérénité des matins sans coups de fil en chaîne.

Un petit établissement qui hésite peut commencer par Starter, à 149 € HT par mois, après un essai gratuit de 30 jours ; les associations gestionnaires qui regroupent de trois à huit structures disposent de la formule Groupe. Le détail de ce que comprend chaque formule figure sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté, et la page pilier présente l’ensemble des fonctions d’un logiciel de transport adapté côté établissement.