Le suivi des chauffeurs en temps réel, tel que NavigoMédic le conçoit, ne consiste pas à regarder un point bouger sur une carte. Il répond à la question que l’on se pose vraiment à 8 h 05, quand une maman appelle parce que le véhicule n’est pas encore passé : où en est la tournée ? Chaque prise en charge pointée par le chauffeur fait avancer l’état de la tournée sur votre écran. Entre deux pointages, le véhicule n’est pas suivi, et c’est un choix délibéré.
Savoir où en est la tournée, sans suivre le véhicule
Reprenons l’appel de 8 h 05. Sans outil, la secrétaire n’a que deux options : rassurer la famille sans savoir, ou téléphoner au transporteur, qui téléphonera au chauffeur, qui répondra au volant ou ne répondra pas. Avec NavigoMédic, elle ouvre la tournée concernée et voit que les trois premiers arrêts sont pointés, le dernier à 7 h 58, et que le domicile de l’enfant est le prochain sur la liste. Elle peut répondre en quelques secondes, avec un fait plutôt qu’une supposition.
Cette information suffit dans l’immense majorité des situations. Ce dont l’établissement a besoin, ce n’est pas l’allure du véhicule sur la départementale, mais l’avancement des prises en charge : qui est à bord, qui était absent, qui a refusé de monter, et à quelle heure chacun de ces événements a eu lieu.
L’avancement des prises en charge, arrêt par arrêt
Dans l’application, le chauffeur trouve trois larges touches utilisables d’une main : Pris en charge en vert, Absent en orange, Refus en rouge, avec des motifs prédéfinis pour les deux derniers. Chaque appui est horodaté et associé à la position du téléphone à cet instant précis. L’erreur reste possible : un pointage peut être corrigé pendant dix minutes.
Côté établissement, la vue détaillée de la tournée affiche chaque arrêt avec son statut et son heure de pointage. La page consacrée au pointage géolocalisé des prises en charge explique le mécanisme en détail, et celle sur l’application chauffeur du transport adapté montre l’écran tel que le voit le conducteur.
Un suivi des chauffeurs en temps réel, au rythme des pointages
Le tableau de bord rassemble, pour toutes les tournées de la journée, l’état d’avancement des pointages. Le coordinateur repère d’un coup d’œil la tournée en cours qui n’a encore enregistré aucune prise en charge alors que l’heure du premier arrêt est passée. Une alerte signale aussi toute tournée à laquelle aucun chauffeur n’est affecté, ce qui évite de découvrir le problème quand une famille attend sur le trottoir. Le détail de ces indicateurs figure sur la page du tableau de bord du transport médico-social.
Un mot d’honnêteté sur le « temps réel ». Lorsque le chauffeur traverse une zone sans réseau ou descend dans un parking souterrain, le pointage est conservé sur le téléphone et envoyé dès le retour de la connexion, avec l’heure du téléphone si elle est plausible. L’écran de l’établissement peut donc afficher un arrêt avec quelques minutes de retard sur la réalité, mais l’heure enregistrée reste celle du geste. Le fonctionnement est décrit sur la page de l’application chauffeur hors connexion.
Alerte pointage hors zone : quand la position interroge
À chaque pointage, NavigoMédic calcule l’écart entre la position du téléphone et l’adresse de ramassage de l’usager. Au-delà de 300 mètres, une alerte remonte au tableau de bord. Cela ne signifie pas forcément une anomalie : l’entrée d’une grande résidence, un arrêt convenu au coin de la rue, un signal GPS imprécis entre deux immeubles suffisent parfois à dépasser ce seuil. L’alerte invite à vérifier, pas à soupçonner.
Utilisée avec discernement, elle sert pourtant à deux choses. Elle révèle les adresses mal saisies ou mal géocodées, que l’on corrige une fois pour toutes dans la fiche usager. Et elle documente les cas où une prise en charge a été pointée loin de l’endroit prévu, ce qui pèse lors d’un désaccord sur une facture.
Pourquoi ne pas localiser les véhicules en permanence ?
La question revient souvent en démonstration, et la réponse relève d’un choix de conception. Suivre en continu la position de chaque véhicule reviendrait à surveiller des chauffeurs qui ne sont pas vos salariés, mais ceux d’une société prestataire. Cela produirait aussi une masse de données de localisation dont l’établissement n’a pas l’usage, alors que le principe de minimisation du RGPD invite à ne collecter que le nécessaire.
- Respect des chauffeurs : leur position n’est relevée qu’au moment où ils accomplissent un acte professionnel, le pointage.
- Proportionnalité : l’établissement dispose de l’information utile, la preuve de passage, sans constituer un historique de trajets.
- Acceptation par les transporteurs : un outil perçu comme une surveillance est contourné ; un outil qui protège aussi le chauffeur est utilisé.
- Autonomie du téléphone : pas de relevé de position en tâche de fond qui viderait la batterie au milieu de la tournée.
Pour l’établissement, l’essentiel est ailleurs : savoir si la prise en charge a eu lieu, où et quand. L’article sur le pointage comme preuve de passage montre comment cette trace, et elle seule, suffit à sécuriser la relation avec le transporteur. Le cadre général est rappelé sur la page consacrée au RGPD et aux données des usagers transportés.
Du suivi de la tournée au contrôle de la facture
Le suivi des chauffeurs en temps réel ne sert pas qu’à répondre aux familles. En fin de mois, les pointages deviennent la pièce centrale du contrôle des factures : une course facturée sans pointage validé est considérée comme une surfacturation, un pointage ne justifie qu’une seule course, et un déplacement à vide pointé (absent non prévenu, refus de montée) ne justifie que le forfait de prise en charge. Le logiciel de contrôle des factures de taxi s’appuie directement sur ces données. Pour situer ce module parmi les autres, la page pilier consacrée au logiciel de transport adapté présente l’ensemble des outils, et l’audit gratuit d’un mois de factures mesure ce que ces preuves auraient permis de contester sur vos derniers bordereaux.
Le chauffeur est-il géolocalisé pendant toute sa tournée ?
Non. La position du téléphone n’est relevée qu’au moment du pointage d’un arrêt. Entre deux pointages, rien n’est enregistré, par choix de proportionnalité et de respect des chauffeurs du transporteur.
Comment savoir où en est la tournée quand une famille appelle ?
La vue de la tournée affiche chaque arrêt avec son statut et son heure de pointage. Vous voyez immédiatement les arrêts déjà servis et le prochain arrêt prévu, ce qui suffit le plus souvent à renseigner la famille.
Que signifie une alerte pointage hors zone ?
Le pointage a été effectué à plus de 300 mètres de l’adresse de ramassage. Il peut s’agir d’une entrée de résidence, d’un point de rendez-vous convenu ou d’une adresse mal saisie : l’alerte invite à vérifier.
Une tournée en cours de transport adapté reste-t-elle visible si le chauffeur perd le réseau ?
La tournée reste consultable sur le téléphone et les pointages sont gardés en mémoire, puis transmis au retour du réseau avec leur heure. L’écran de l’établissement se met à jour à ce moment-là.
Voyez l'avancement d'une tournée en direct
Nous vous montrons le tableau de bord, les pointages et les alertes sur des données de démonstration, puis nous auditons gratuitement un mois de factures pour mesurer ce que ces preuves vous auraient fait économiser.