Le transporteur envoie son relevé mensuel sous forme de tableau. Le ressaisir ligne par ligne dans un autre outil prendrait une matinée et ajouterait des erreurs. Avec NavigoMédic, vous pouvez importer les factures transporteur en Excel ou en CSV d’un simple glisser-déposer : les colonnes sont reconnues, les montants et les dates au format français sont lus correctement, et chaque ligne est rattachée à l’un de vos usagers avant l’audit.
Importer les factures transporteur en Excel ou CSV, sans ressaisie
La plupart des sociétés de taxis, d’ambulances ou de TPMR produisent leur relevé avec leur propre logiciel, puis l’envoient en Excel ou en CSV. Le fichier ressemble rarement à celui du voisin : colonnes dans un autre ordre, nom et prénom séparés ou non, ligne de total en bas, parfois un titre en haut. NavigoMédic est conçu pour lire ces variations courantes sans que vous ayez à retoucher le fichier.
Il existe une limite à connaître : le logiciel lit des tableaux, pas des PDF. Si votre transporteur ne vous envoie qu’une facture PDF, demandez-lui l’export tabulaire de son relevé. Presque tous les logiciels de facturation savent le produire, et cette demande peut figurer dans votre convention dès la prochaine révision. Notre article pour comprendre une facture de transporteur détaille les informations qu’un relevé exploitable doit contenir.
Import
Lecture automatique du bordereau Excel
Vous choisissez le transporteur concerné, vous déposez le fichier, et NavigoMédic identifie les colonnes utiles. Les lignes de total ou de sous-total sont ignorées, pour ne pas compter deux fois le même montant.
Le fichier accepté, chaque course part à l’audit automatique des factures de transport, qui la confronte aux absences, aux pointages et aux distances.
La reconnaissance des colonnes date, km et montant
Quatre informations suffisent pour contrôler une course, et ce sont celles que le logiciel recherche dans les intitulés de colonnes :
- La date de la course, au format français, par exemple 05/10/2026.
- L’usager, soit dans une colonne « Nom de l’usager », soit dans deux colonnes « Nom » et « Prénom ».
- Les kilomètres facturés pour le trajet.
- Le montant TTC de la ligne, avec la virgule décimale et le symbole euro, comme 12,50 €.
Les autres colonnes, numéro de course, immatriculation, commentaire du transporteur, ne gênent pas la lecture. Elles sont simplement laissées de côté par l’analyse.
Le fichier CSV avec séparateur point-virgule
En France, un fichier CSV exporté depuis Excel utilise le plus souvent le point-virgule comme séparateur, parce que la virgule sert déjà de séparateur décimal. C’est le format attendu. Vous n’avez pas à convertir le fichier ni à changer les réglages régionaux de votre poste : déposez-le tel que le transporteur l’a envoyé.
Le rapprochement des noms des usagers
C’est souvent la partie la plus pénible d’un contrôle manuel. Le transporteur écrit « DUPONT A. », votre liste dit « Arthur Dupont ». Un autre relevé inverse nom et prénom, ou les met en majuscules. NavigoMédic rapproche ces formes des fiches de votre répertoire des usagers transportés, y compris quand le prénom est réduit à son initiale.
Si un nom ne correspond à aucun usager de l’établissement, la ligne ressort comme usager inconnu, et elle est contestée par l’audit. À vous de vérifier s’il s’agit d’une coquille du transporteur, d’un usager arrivé récemment et pas encore enregistré, ou d’une personne qui n’est pas accompagnée par votre établissement. Dans les deux premiers cas, la correction est rapide ; dans le troisième, la contestation est justifiée.
L’enjeu est concret. Sur un relevé de 300 lignes, quelques noms écrits différemment suffisent à faire perdre une heure à qui contrôle à la main, une colonne de recherche après l’autre. Ici, le travail humain se concentre sur les rares lignes qui posent vraiment question, et c’est là qu’il est utile : quelqu’un qui connaît les usagers reconnaît en un instant une faute de frappe que personne d’autre ne verrait.
Un import de factures contrôlé, unique et archivé
Un même fichier ne peut pas être importé deux fois. Si quelqu’un dépose par erreur le relevé de septembre déjà traité, NavigoMédic le refuse, ce qui évite de contester deux fois les mêmes courses ou de fausser la synthèse du mois.
Le fichier original est archivé tel quel, avec son empreinte SHA-256, une sorte de signature numérique du contenu qui change à la moindre modification. Si un désaccord survient plus tard sur le contenu du relevé, vous disposez de la version reçue, intacte. L’import lui-même est enregistré avec son auteur et sa date dans le journal d’audit du logiciel, comme les exports et les modifications.
Préparer le fichier avec le transporteur
Un import réussi commence souvent par un échange avec la société de transport, une fois pour toutes. Quelques demandes simples évitent la plupart des rejets :
- une ligne par course, et non une ligne par usager pour tout le mois ;
- une colonne de date renseignée sur chaque ligne, sans cellules fusionnées ;
- le kilométrage et le montant de chaque course, pas seulement le total ;
- le nom de l’usager tel qu’il figure sur la convocation transmise par l’établissement.
Si vous contrôlez aujourd’hui ces relevés à la main, notre article pour rapprocher factures et présences sur Excel montre la méthode et ses limites, et notre comparaison entre planning transport sur Excel ou logiciel dédié aide à décider s’il est temps de changer d’outil.
Le moyen le plus rapide de tester l’import sur vos vrais fichiers reste l’audit gratuit d’un mois de factures : vous nous transmettez le relevé CSV ou Excel d’un transporteur et la liste des absences du mois, et vous recevez un rapport chiffré. Les autres modules sont décrits sur la page des fonctionnalités du logiciel.
Quels formats de factures transporteur peut-on importer ?
Les fichiers CSV et Excel au format .xlsx. Les factures uniquement en PDF ne sont pas lues : demandez au transporteur l’export tabulaire de son relevé mensuel.
Comment fonctionne la reconnaissance des colonnes date, km et montant ?
NavigoMédic repère dans les intitulés la date, le nom de l’usager ou le couple nom et prénom, les kilomètres et le montant TTC. Les formats français, comme 12,50 € ou 05/10/2026, sont lus directement et les lignes de total ignorées.
Un fichier CSV avec séparateur point-virgule est-il accepté ?
Oui, c’est le format qu’Excel produit par défaut sur un poste configuré en français. Déposez le fichier tel quel, sans conversion.
Comment se fait le rapprochement des noms des usagers ?
Les noms du relevé sont comparés aux fiches du répertoire, y compris sous une forme abrégée comme « DUPONT A. ». Une ligne qui ne correspond à aucun usager de l’établissement est signalée comme usager inconnu.
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