Planning transport Excel ou logiciel : la question mérite mieux qu’un verdict tranché. Le tableur a organisé d’innombrables tournées de ramassage et il continue de rendre service. Mais il a été conçu pour calculer, pas pour prévenir un chauffeur qu’un enfant reste à la maison, ni pour prouver qu’une course a eu lieu. Cette page fait le tri entre ce qu’il fait bien, ce qu’il fait mal, et le moment où il devient plus coûteux que l’outil qui le remplacerait.
Ce que le tableur fait très bien
Commençons par lui rendre justice. Un planning de tournées sur Excel ne coûte rien de plus que la licence bureautique déjà installée. Tout le monde sait l’ouvrir, l’imprimer, le modifier. La coordinatrice qui l’a construit en connaît chaque recoin : la couleur orange pour les absents récurrents du mercredi, l’onglet caché avec les numéros des transporteurs, la colonne où elle note qu’un portail ferme à 7 h 30.
Il est aussi infiniment souple. Une sortie exceptionnelle, un séjour, un changement d’horaire pour une seule journée : on ajoute une ligne et on passe à autre chose. Aucun logiciel ne bat cette liberté sur les cas isolés.
Un modèle Excel de transport adapté qui tient la route
Si vous gardez le tableur, structurez-le. Un modèle Excel de transport adapté solide comprend en général :
- un onglet usagers avec l’adresse, la mobilité (marchant, fauteuil manuel ou électrique, rehausseur) et la présence d’un accompagnateur ;
- un onglet par tournée avec l’ordre de passage, l’horaire prévu et le véhicule ;
- un onglet absences daté, avec la personne qui a prévenu et l’heure de l’appel ;
- un onglet transporteurs avec le forfait de prise en charge et le tarif kilométrique convenus.
Une précaution essentielle : n’y inscrivez aucune information médicale. Un fichier qui circule par messagerie entre secrétariat, coordination et transporteurs n’a pas vocation à contenir autre chose que des données logistiques.
Les limites du tableur transport, au quotidien
Les difficultés ne surgissent pas le jour de la construction du fichier, mais les matins ordinaires.
L’absence de 7 h 10
Une maman appelle : sa fille ne viendra pas. Dans le tableur, la secrétaire colorie la case. Mais le chauffeur a imprimé sa feuille la veille, et le fichier ne sait pas le joindre. Il faut téléphoner au transporteur, qui tente de joindre le chauffeur, déjà parti. La course se fait à vide, puis apparaît sur la facture du mois. La page consacrée à la gestion des absences des usagers transportés montre comment le retrait de l’arrêt peut se faire au moment même de la saisie.
Le recalcul impossible
Retirer un arrêt devrait avancer les horaires des suivants. Ajouter un nouvel usager à la rentrée devrait interroger tout le découpage des tournées. Le tableur ne recalcule rien de tout cela : il additionne les cellules qu’on lui désigne. Chaque changement repose sur la mémoire et le jugement d’une seule personne.
Les versions qui se multiplient
« Planning_septembre_v4_définitif », puis « v4_définitif_corrigé ». Le transporteur travaille sur la version de lundi, le secrétariat sur celle de mercredi. Personne ne sait plus laquelle fait foi, et c’est souvent le jour d’un désaccord qu’on s’en aperçoit.
Ni preuve de passage, ni contrôle de facture
Le fichier ne recueille aucun pointage du chauffeur. En fin de mois, la facture de 300 lignes arrive, et il faut la rapprocher à la main de l’onglet absences. Notre article sur le rapprochement des factures et des présences sur Excel détaille cette méthode : elle fonctionne, mais elle prend des heures et laisse passer ce qu’on ne peut pas prouver.
Planning transport Excel ou logiciel : le tableau des différences
| Besoin | Tableur | NavigoMédic |
|---|---|---|
| Construire les tournées | À la main, selon l’expérience | Moteur de groupage sous contraintes, ajustable à la main |
| Absence signalée le matin | Case coloriée, puis appels | Arrêt retiré de la tournée du chauffeur, horaires recalculés |
| Feuille de route du chauffeur | Imprimée ou envoyée la veille | Tournée à jour sur son téléphone |
| Preuve de passage | Aucune | Pointage horodaté avec position au moment du geste |
| Contrôle de la facture | Rapprochement manuel | Import du bordereau et analyse automatique |
| Coût direct | Licence déjà payée | 349 € HT par mois en Formule Pro |
Ce face-à-face ne concerne que deux options. Pour situer aussi les logiciels de transporteurs et les ERP médico-sociaux, consultez notre comparatif des logiciels de transport adapté.
Le moment de changer d’outil
Entre planning transport Excel ou logiciel, le choix se tranche souvent sur des signaux qui ne trompent pas. Vous travaillez avec plusieurs transporteurs et chacun a sa version du planning. Le contrôle des factures prend plus d’une journée par mois, ou ne se fait plus. Vous avez déjà renoncé à contester une course faute de preuve. La personne qui maîtrise le fichier part bientôt en congé ou à la retraite, et personne d’autre ne sait le faire vivre.
Le calcul financier se fait simplement. Selon les estimations du secteur, les absences signalées trop tard et les erreurs de kilométrage représentent 5 à 10 % de surfacturation. Sur 150 000 € de dépenses annuelles de transport, cela fait 7 500 à 15 000 € par an, à comparer aux 4 188 € HT annuels de la Formule Pro. Le tableur paraît gratuit ; ce qu’il laisse passer ne l’est pas. Les autres briques d’un logiciel de transport adapté pensé pour l’établissement sont présentées sur la page de la rubrique.
Passer d’Excel à un logiciel sans repartir de zéro
Votre fichier n’est pas perdu : il contient l’essentiel de ce dont le logiciel a besoin. Les adresses, les mobilités et les accompagnateurs servent à créer les fiches usagers, dont l’adresse est ensuite géocodée automatiquement. L’onglet transporteurs fournit les tarifs. La connaissance fine de la coordinatrice, elle, trouve sa place dans les notes d’accessibilité et dans l’ajustement manuel des circuits proposés.
Bonne nouvelle pour la facture : vos transporteurs n’ont rien à changer. Leur bordereau mensuel, en CSV ou en Excel, s’importe tel quel par glisser-déposer, comme l’explique la page sur l’import des factures transporteur Excel ou CSV. Pour la conduite du projet, le guide pour déployer un logiciel de transport propose un ordre de marche réaliste, tournée test comprise. Et si vous souhaitez d’abord mesurer l’enjeu, l’audit gratuit d’un mois de factures de transport chiffre ce que votre tableur n’a pas vu.
Après la bascule
Les tournées dans un seul outil
Une seule version du planning, partagée par le secrétariat, la coordination et chaque transporteur pour ses propres tournées. Le chauffeur voit sur son téléphone exactement ce que vous voyez à l’écran.
Voir la planification
Peut-on gérer un planning de tournées sur Excel ?
Oui, et beaucoup d’établissements le font. Le tableur convient tant que les effectifs sont stables, qu’il y a un seul transporteur et que quelqu’un a le temps de rapprocher les factures chaque mois.
Quelles sont les principales limites du tableur pour le transport ?
Il ne prévient pas le chauffeur d’une absence, ne recalcule pas les horaires, ne recueille aucune preuve de passage et laisse le contrôle des factures entièrement à la main.
Faut-il tout ressaisir pour passer d'Excel à un logiciel ?
Non. Vos listes d’usagers et de transporteurs servent de base, et les bordereaux des transporteurs continuent d’arriver en Excel ou en CSV : ils s’importent directement pour l’audit.
Existe-t-il un modèle Excel de transport adapté gratuit ?
Vous pouvez construire le vôtre avec les onglets décrits plus haut. Gardez-le strictement logistique, sans aucune donnée médicale, et datez chaque absence avec le nom de la personne qui a prévenu.
Votre tableur a-t-il laissé passer des courses indues ?
Envoyez-nous le bordereau d'un mois et vos présences : l'audit gratuit vous dit ce que la facture contenait d'indu, puis nous vous montrons le planning dans NavigoMédic.