Un logiciel transport pour chaque métier de l’établissement

Le transport d’un usager entre son domicile et l’établissement ne dépend jamais d’une seule personne. Une famille prévient, une secrétaire note, un coordinateur ajuste, un chauffeur se présente, un transporteur facture, une comptable paie et une direction signe. NavigoMédic est un logiciel transport pour chaque métier de l’établissement : chacun y retrouve sa part du travail, avec des droits taillés pour son poste.

Pourquoi un logiciel transport pour chaque métier de l’établissement

Dans la plupart des structures, l’information sur le transport circule par fragments. La liste des tournées vit dans un tableur sur le poste du coordinateur. Les absences sont notées sur un cahier à l’accueil, parfois sur un post-it collé à l’écran. Le chauffeur a sa feuille de route imprimée la veille. La facture arrive en fin de mois chez la comptable, qui n’a sous les yeux ni le cahier, ni le tableur, ni la feuille de route. Personne ne fait mal son travail ; c’est la chaîne qui fuit.

Les conséquences se voient tous les jours : un chauffeur qui sonne chez un enfant resté malade à la maison, un appel de trois minutes pour retrouver le numéro du taxi, une ligne de facture que l’on paie parce qu’on n’a aucun moyen de prouver qu’elle est fausse. Un outil partagé ne règle pas tout, mais il fait en sorte que la même information serve à tout le monde, au moment où chacun en a besoin. C’est l’idée de départ de NavigoMédic, détaillée module par module dans la présentation du logiciel de gestion du transport des usagers.

Qui utilise le logiciel transport, et pour quoi faire

Sept publics sont concernés, dont six se connectent réellement. Le septième, les familles, n’a pas d’accès au logiciel, mais c’est souvent lui qui en ressent les effets le plus vite.

Transport adapté : des rôles distincts, des droits ajustés

Donner le même accès à tout le monde serait plus simple à configurer, et beaucoup moins sûr. NavigoMédic distingue six rôles. Côté établissement, on trouve le directeur, le coordinateur transport, le secrétariat et un super-administrateur ; côté transport, le responsable de la société et ses chauffeurs. Le responsable d’une société de taxis ne voit que les tournées de sa société, jamais celles d’un concurrent ni le répertoire complet des usagers. Le chauffeur, lui, n’entre que dans l’application mobile. Le détail de ce que chaque rôle peut consulter ou modifier figure sur la page des droits d’accès du logiciel transport.

Deux garde-fous complètent ce découpage. D’abord, un journal enregistre chaque création, modification, pointage, import et export : en cas de désaccord, on sait qui a fait quoi et quand. Ensuite, les fiches usagers restent strictement logistiques. Adresse de ramassage, mode de déplacement, temps maximal à bord, accompagnateur, contact légal, notes d’accessibilité : rien de plus, et les termes médicaux sont refusés à la saisie. Le logiciel ne traite pas de données de santé, ce qui rend le partage avec des intervenants extérieurs beaucoup plus serein.

Si votre association gère plusieurs structures, une même adresse e-mail peut ouvrir plusieurs établissements, avec un sélecteur et des données cloisonnées. Une coordinatrice qui intervient sur deux sites n’a qu’un seul compte à retenir.

Un écran commun

Le même tableau de bord, lu avec des yeux différents

Le tableau de bord affiche le taux de présence du jour, l’avancement des pointages tournée par tournée, la liste des absents et le montant des litiges détectés dans le mois. La direction y lit une tendance, le coordinateur y repère une tournée qui n’a pas démarré, le secrétariat vérifie qu’un absent a bien été retiré.

Les alertes, comme une tournée sans chauffeur ou un pointage relevé à plus de 300 mètres de l’adresse prévue, remontent au même endroit pour tout le monde.

app.navigomedic.fr/dashboard

Une journée de transport, vue par chacun

Pour comprendre ce que change un outil commun, le plus simple est de suivre une journée ordinaire dans un IME de taille moyenne, avec quatre circuits le matin et quatre le soir.

1. 7 h 05, l'accueil

   Une maman appelle : sa fille reste à la maison aujourd’hui et demain. La secrétaire enregistre l’absence sur deux jours, en précisant qui a prévenu. L’arrêt disparaît aussitôt de la tournée.

2. 7 h 20, le chauffeur

   En ouvrant sa tournée, il voit l’arrêt marqué « ne pas se présenter » et les horaires suivants recalculés. Il ne fait pas le détour.

3. 8 h 15, le coordinateur

   Un enfant n’est pas descendu, le chauffeur a pointé « Absent » avec un motif. Le coordinateur le voit sur le tableau de bord et prévient l’équipe éducative.

4. Fin du mois, la comptabilité

   Le fichier du transporteur est importé. Chaque course est confrontée aux absences et aux pointages ; les lignes indues ressortent en rouge avec leur motif.

5. Le lendemain, la direction

   Elle signe le bordereau de contestation et suit, mois après mois, le montant des litiges évités.

Aucune de ces personnes n’a eu à appeler une autre pour transmettre l’information. C’est le point le plus souvent relevé par les équipes : le transport cesse d’être une affaire de coups de téléphone. Notre guide pour signaler une absence d’usager au transporteur reprend cette chaîne étape par étape, avec ce qu’il faut prévoir quand l’appel arrive très tard.

La collaboration entre l’établissement et le transporteur

On présente parfois le contrôle des factures comme une défiance envers les transporteurs. Sur le terrain, c’est souvent l’inverse. Quand chaque prise en charge est pointée, horodatée et géolocalisée par le chauffeur, la discussion de fin de mois porte sur des faits. Le transporteur sérieux n’a plus à justifier une course réalisée ; l’établissement n’a plus à soupçonner une ligne sans raison. Les écarts qui restent sont réglés par un bordereau de contestation contradictoire, avec trente jours pour les observations du transporteur.

Cette relation se travaille dans la durée. Notre article sur la relation avec le transporteur après un litige donne quelques repères pour garder un partenaire fiable tout en récupérant les sommes indues. Côté contrat, il est utile de prévoir dès le départ le pointage par application et les règles de contrôle, comme l’explique la page sur le contrat de transport adapté avec un transporteur.

Par où commencer dans votre établissement

Inutile de former tout le monde le même jour. La plupart des structures démarrent par le cœur du sujet : le coordinateur saisit les usagers et les véhicules, le secrétariat prend la main sur les absences, puis les chauffeurs reçoivent leur accès à l’application. La comptabilité entre en jeu à la première facture mensuelle. Le guide pour déployer un logiciel de transport propose un ordre de mise en route réaliste, avec les points à préparer avant la rentrée.

Vous pouvez aussi commencer par mesurer l’enjeu avant de mobiliser qui que ce soit. Avec l’audit gratuit d’un mois de factures de transport, vous transmettez le bordereau d’un transporteur et la liste des présences et absences du mois ; vous recevez un rapport chiffré des courses conformes, des litiges par motif et du montant contestable.

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