Une bonne tournée ne se voit pas : l’enfant monte à l’heure prévue, arrive détendu, et le chauffeur n’a pas à improviser. Une mauvaise tournée, en revanche, se rappelle à vous chaque matin. Organiser les tournées de ramassage d’un établissement médico-social, c’est concilier des adresses dispersées, des véhicules aux capacités différentes, des temps de trajet à ne pas dépasser et des usagers qui ne peuvent pas tous voyager ensemble. Voici une méthode pour construire les tournées en partant des données, et non des habitudes.
Avant de tracer quoi que ce soit : des données propres
La plupart des tournées bancales reposent sur des informations approximatives. Une adresse de ramassage différente de l’adresse administrative, un fauteuil électrique noté « fauteuil » sans précision, un accompagnateur oublié : chaque oubli se paie le premier jour. Pour chaque usager, rassemblez au minimum :
- l’adresse exacte de prise en charge, et celle du retour si elle diffère (garde alternée, accueil de jour) ;
- le mode de déplacement : marchant, fauteuil manuel, fauteuil électrique, besoin d’un rehausseur ;
- la présence éventuelle d’un accompagnateur, qui occupe une place assise ;
- le temps maximal à bord jugé acceptable pour cette personne ;
- les incompatibilités avec d’autres usagers ;
- le contact à joindre en cas de retard et les consignes d’accueil utiles au chauffeur.
Ces fiches sont strictement logistiques : aucune information de santé n’y a sa place. Le contenu d’une fiche bien tenue est détaillé sur la page de la fiche usager pour le transport adapté.
Les contraintes à poser par écrit
Une contrainte qui n’est pas écrite sera oubliée lors de la prochaine réorganisation. Trois familles de règles encadrent toute tournée.
Le temps maximal à bord
C’est la contrainte qui protège l’usager. Fixez une valeur par défaut, par exemple 45 minutes, puis ajustez au cas par cas : plus court pour un jeune enfant qui supporte mal la route, plus long si l’éloignement l’impose. Les repères disponibles sur le temps de trajet des usagers en situation de handicap vous aideront à justifier vos choix.
La capacité réelle des véhicules
Comptez séparément les places assises et les emplacements fauteuil, et n’oubliez pas les accompagnateurs. Un véhicule de huit places avec deux emplacements fauteuil ne transporte pas huit personnes en fauteuil. Les points d’attention propres à ces usagers sont réunis dans le guide pour organiser le transport des usagers en fauteuil roulant.
Les incompatibilités
Deux frères qui se disputent, un adolescent qui perturbe les plus jeunes : ces situations se gèrent en amont. La logique est expliquée sur la page consacrée aux incompatibilités entre usagers dans le transport.
Méthode pour construire les tournées de ramassage
Placer les usagers sur une carte
Visualiser les domiciles fait apparaître les grappes naturelles : un village, un quartier, un axe routier. C’est la base pour regrouper les usagers par secteur.
Partir du plus éloigné
Dans chaque secteur, commencez par l’usager le plus loin de l’établissement. C’est lui qui fixe la durée du circuit et l’heure de départ du véhicule.
Ajouter un par un ceux qui allongent le moins le trajet
À chaque étape, insérez l’usager dont l’ajout rallonge le moins le circuit, en vérifiant la capacité du véhicule, le temps à bord de chacun et les incompatibilités.
Affecter les véhicules et les chauffeurs
Attribuez à chaque circuit un véhicule adapté et, autant que possible, le même chauffeur toute l’année. La régularité rassure les usagers.
Caler les horaires sur l'heure d'arrivée
Partez de l’heure d’arrivée à l’établissement et remontez le circuit à rebours pour obtenir l’heure de passage à chaque arrêt.
Tester, ajuster, communiquer
Faites rouler chaque tournée au moins une fois avant la rentrée, puis informez les familles des horaires définitifs.
Heure d’arrivée à l’établissement : calculer les horaires de passage
Prenons une arrivée fixée à 9 h 00 et un circuit de cinq arrêts. L’usager le plus éloigné habite à 28 minutes de route directe. Les détours pour passer chez les quatre autres ajoutent 9 minutes de trajet, et l’on compte 2 minutes par arrêt pour un usager marchant, 6 minutes pour un usager en fauteuil. Avec quatre usagers marchants et un en fauteuil, les arrêts représentent 4 × 2 + 6 = 14 minutes.
Le premier usager passera donc 28 + 9 + 14 = 51 minutes à bord. Si son temps maximal est de 45 minutes, le circuit ne tient pas : il faut retirer un ou deux arrêts et les confier à un autre véhicule, ou revoir l’ordre de passage pour réduire les détours. Avancer l’heure de départ n’y change rien : c’est la durée du circuit qui pose problème. Ce type de calcul, simple pour un circuit, devient vite fastidieux quand on en a douze à équilibrer.
Tournées matin et soir : deux logiques différentes
Le soir, l’ordre s’inverse : le véhicule part de l’établissement à une heure fixe et dépose d’abord les usagers les plus proches. Les horaires de départ sont plus prévisibles que le matin, mais les mercredis, les activités ou les sorties décalées compliquent les choses. L’article sur les tournées du soir détaille les pièges propres aux retours.
Bon réflexe. Vérifiez le temps à bord dans les deux sens. Un circuit qui respecte 45 minutes le matin peut les dépasser le soir si la circulation est plus dense à la sortie des bureaux.
Organiser les tournées de ramassage avec un outil
La méthode décrite ici est exactement celle qu’applique le moteur de groupage de NavigoMédic : il part de l’usager le plus éloigné, insère à la meilleure position celui qui allonge le moins le circuit, réserve les emplacements fauteuil aux usagers en fauteuil, respecte le temps maximal à bord de chacun et n’associe jamais deux usagers déclarés incompatibles. Les usagers impossibles à placer sont signalés avec le motif plutôt que casés de force.
Vous gardez la main : réordonner un arrêt, retirer un usager, renommer un circuit avant de l’enregistrer. Le fonctionnement détaillé est présenté sur la page d’optimisation des tournées de transport adapté, et vous pouvez voir le moteur tourner sur vos propres contraintes lors d’une démonstration du logiciel. Pour les autres sujets d’organisation, le guide du transport adapté en établissement rassemble toutes nos méthodes.
Quelle méthode pour construire les tournées quand on part de zéro ?
Commencez par des fiches usagers fiables, posez les contraintes par écrit, placez les domiciles sur une carte, puis construisez chaque circuit en partant de l’usager le plus éloigné. Testez sur le terrain avant de communiquer les horaires.
Comment regrouper les usagers par secteur sans allonger les trajets ?
Regroupez d’abord par grappes géographiques, puis vérifiez pour chaque usager le temps passé à bord. Si un circuit dépasse la limite, mieux vaut ajouter un véhicule que de faire voyager un enfant une heure.
Combien d'usagers mettre dans une même tournée ?
Cela dépend de la capacité du véhicule, des fauteuils et surtout du temps à bord. L’article sur le nombre d’usagers par tournée donne des repères pour arbitrer.
Faut-il refaire les tournées à chaque nouvelle admission ?
Pas forcément sur le moment, mais une remise à plat complète au moins une fois par an évite l’empilement de détours. La période qui précède la rentrée s’y prête bien.
Construisez vos tournées sur vos vraies contraintes
Capacités des véhicules, emplacements fauteuil, temps maximal à bord, incompatibilités : voyez en démonstration comment NavigoMédic propose des circuits que vous ajustez ensuite à la main.