Fonctionnalités : planifier, pointer et contrôler le transport de vos usagers

Un logiciel de gestion du transport des usagers n’a d’intérêt que s’il relie trois moments qui, d’ordinaire, vivent séparément : la préparation des circuits, ce qui se passe réellement sur la route, et la facture qui arrive un mois plus tard. NavigoMédic a été construit autour de ce fil. Cette page présente chaque module, ce qu’il fait concrètement et la page où il est détaillé.

Un logiciel de gestion du transport des usagers en cinq modules

Les fonctionnalités du logiciel de transport adapté se regroupent en cinq ensembles. Chacun peut se comprendre seul, mais c’est leur enchaînement qui produit des économies : une absence saisie le matin retire l’arrêt de la tournée, le chauffeur ne se déplace pas, et si une course apparaît malgré tout sur la facture, l’audit la repère.

Planifier des tournées que les chauffeurs peuvent tenir

Tout commence par les personnes à transporter. Le répertoire des usagers et leurs fiches logistiques rassemble l’adresse de ramassage géocodée, le mode de déplacement, le temps maximal à bord et la présence éventuelle d’un accompagnateur. Aucune information médicale n’y a sa place : seulement ce qui sert au trajet.

Viennent ensuite les moyens. Chaque société de transport est enregistrée avec ses tarifs de prise en charge et kilométrique, ses véhicules et leurs places, ses chauffeurs ; c’est l’objet de la page sur la gestion des transporteurs et des véhicules TPMR. Un minibus de huit places assises et deux emplacements fauteuil ne se remplit pas comme un taxi de quatre places, et le logiciel le sait.

Le moteur de groupage fait alors le travail que le coordinateur faisait au crayon. Il part de l’usager le plus éloigné, insère à chaque étape celui qui rallonge le moins le circuit, respecte la capacité, le temps à bord et les incompatibilités entre usagers dans le même véhicule. La page consacrée à l’optimisation des tournées de transport adapté explique ses règles en détail.

Planification

Les circuits proposés, visibles sur une carte

Avant d’enregistrer, vous voyez chaque circuit tracé sur une carte des tournées de ramassage, avec ses arrêts numérotés. Vous pouvez déplacer un arrêt, retirer un usager, renommer la tournée. Le chauffeur habituel du véhicule est proposé par défaut, ce qui évite une ressaisie de plus.

app.navigomedic.fr/tournees/optimiseur

Les absences, traitées avant que le chauffeur ne parte

Une absence connue à temps, c’est un déplacement évité. Le secrétariat l’enregistre pour aujourd’hui, demain, le reste de la semaine ou des dates précises, et note qui a prévenu. Le calendrier hebdomadaire permet aussi de cocher une journée d’un simple clic. L’arrêt disparaît immédiatement de la tournée du chauffeur, l’ordre de passage et les horaires sont recalculés. Tout le fonctionnement est décrit sur la page dédiée à la gestion des absences des usagers transportés.

Les familles peuvent aussi prévenir elles-mêmes. Chacune reçoit, si l’établissement le souhaite, un lien personnel qui ne demande aucun compte : l’absence déclarée retire l’arrêt de la même façon, un SMS de confirmation part vers la famille qui a donné son accord, et le chauffeur dont la tournée du jour perd un arrêt est prévenu par SMS. La page du lien d’absence pour les familles et des alertes SMS en détaille les garde-fous.

Application chauffeur et pointage : la preuve du terrain

Le chauffeur n’a besoin que de son téléphone. L’application chauffeur pour le transport adapté affiche sa tournée du jour, le prochain arrêt en grand, les informations d’accessibilité et des liens vers Waze ou Google Maps. Trois grandes touches, Pris en charge, Absent, Refus, se manient d’une main, devant la porte ou au pied du véhicule.

Chaque appui produit un pointage géolocalisé des prises en charge : l’heure, la position du téléphone et l’écart avec l’adresse prévue, avec une alerte au-delà de 300 mètres. Le chauffeur peut corriger une erreur pendant dix minutes, pas au-delà.

Les zones blanches ne bloquent rien : grâce au fonctionnement de l’application chauffeur hors connexion, le pointage est conservé sur le téléphone puis envoyé au retour du réseau. Les chauffeurs équipés d’un téléphone Android peuvent utiliser l’application chauffeur Android NavigoMédic Chauffeur, une application native qui pointe hors ligne et propose un mode sombre ; elle sera bientôt sur Google Play. Enfin, le transporteur qui possède déjà sa propre application mobile peut s’appuyer sur l’API de l’application chauffeur pour transmettre ses pointages.

app.navigomedic.fr/tournees/circuit-centre-matin

Planification des tournées et audit des factures : la boucle se referme

C’est ici que l’investissement se rembourse. En fin de mois, vous déposez le fichier du transporteur ; la page sur l’import des factures transporteur en Excel ou CSV explique comment les colonnes sont reconnues, y compris avec des montants au format français et des noms abrégés.

L’audit des factures de transport applique ensuite ses règles à chaque course. Usager absent ce jour-là : la course est contestée en totalité. Des kilomètres facturés qui excèdent de plus de 15 % ceux du circuit calculé : la ligne est ramenée au tarif convenu. Aucun pointage validé : la ligne est signalée comme surfacturée. Un pointage ne justifie qu’une course, ce qui fait ressortir les doublons, et un déplacement à vide pointé ne justifie que le forfait de prise en charge.

app.navigomedic.fr/facturation/audit

Les litiges retenus se transforment en un document que le transporteur peut examiner : le bordereau de contestation de facture transporteur, généré en PDF en un clic, avec le détail des courses, les règles appliquées, un délai de 30 jours pour les observations et des zones de signature.

Piloter, partager les accès, garder une trace

La direction n’a pas besoin d’ouvrir chaque tournée pour savoir si la journée se passe bien. Le tableau de bord du transport médico-social affiche le taux de présence du jour, l’avancement des pointages, les absents, les litiges détectés dans le mois et les alertes, comme une tournée sans chauffeur ou un pointage hors zone.

Chacun n’accède qu’à ce qui le concerne. Les droits d’accès du logiciel de transport distinguent six rôles, du directeur au chauffeur, en passant par le responsable du transporteur qui ne voit que les tournées de sa société. Une association peut réunir ses structures dans un logiciel de transport multi-établissements, avec des données cloisonnées et un sélecteur pour passer de l’une à l’autre.

Enfin, toutes les créations, modifications, pointages, imports et exports sont inscrits au journal d’audit et de traçabilité des pointages. Le jour où un transporteur discute l’une de vos contestations, vous savez qui a saisi quoi, et quand.

À partir de la Formule Pro, un rapport d’activité transport réunit chaque mois, trimestre ou année les usagers transportés, le taux de présence, les kilomètres et les montants facturés, contestés et retenus. Une association en formule Groupe obtient le même tableau établissement par établissement, avec le total, grâce au reporting transport consolidé, et transmet à sa comptabilité l’export comptable des factures de transport déjà auditées.

Un outil de transport médico-social tout-en-un, sans promesses en trop

NavigoMédic couvre la chaîne qui va de la tournée à la facture. Il ne prétend pas faire autre chose, et autant le dire clairement :

• il ne suit pas les véhicules en continu : la position n’est enregistrée qu’au moment du pointage ;
• il n’ouvre ni compte ni espace en ligne aux familles : elles disposent seulement d’un lien personnel pour signaler une absence, et les SMS envoyés se limitent aux absences ;
• il ne produit aucune facture et n’effectue aucun paiement : il vérifie celles que vous recevez.

Pour comparer cette approche avec un tableur ou d’autres solutions, notre comparatif des logiciels de transport adapté pose les critères utiles. Et si vous vous demandez comment l’équipe s’approprie l’outil, la page sur la mise en place du logiciel de transport décrit les étapes, de l’import des usagers à la première tournée.

Une journée avec NavigoMédic

1. La veille

   Le coordinateur vérifie les circuits de la semaine, ajuste un arrêt pour un usager qui a déménagé et enregistre la tournée.

2. 7 h 10

   Une famille appelle : l’enfant reste à la maison. Le secrétariat saisit l’absence, l’arrêt disparaît de l’écran du chauffeur.

3. Pendant la tournée

   Le chauffeur pointe chaque prise en charge d’un geste, même dans la cour sans réseau d’un immeuble.

4. En fin de mois

   La comptabilité importe la facture du transporteur, examine les lignes rouges et édite le bordereau de contestation.

Ce scénario est une situation type. Le guide pour déployer un logiciel de transport dans un établissement aide à l’adapter à votre organisation.